新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

李翔

在當(dāng)今的信息時(shí)代，社會(huì)生活資料更新速度極快，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用普遍存在于社會(huì)生活的各個(gè)方面。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理來說，信息化建設(shè)是時(shí)代不斷向前發(fā)展的需求，也是事業(yè)單位自身發(fā)展的內(nèi)在改良機(jī)制。本文對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，以及檔案管理信息化建設(shè)的策略做簡(jiǎn)要分析，以期在信息時(shí)代的大背景下提出一些有利于事業(yè)單位檔案管理的新方法，新建議，提高事業(yè)單位運(yùn)行效率和質(zhì)量。

事業(yè)單位作為社會(huì)發(fā)展，國家興旺的支柱性單位，其重要性不言而喻，其運(yùn)行效率，管理效率，檔案管理方式也都是重中之重。而檔案管理作為一項(xiàng)復(fù)雜而艱難的工程，在之前的很多年里都是由人工完成，避免不了出現(xiàn)這樣那樣的錯(cuò)誤，這導(dǎo)致了耗費(fèi)了大量人力的檔案管理卻得不到目標(biāo)效果，管理效率低下，給檔案的儲(chǔ)存，查詢，利用和歸類帶來了不小的麻煩。這就從內(nèi)在要求了檔案管理必須找到新的方式，進(jìn)行革新，進(jìn)行信息化建設(shè)。同時(shí)，時(shí)代在不斷幾步，辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)的極大普及也從宏觀上要求事業(yè)單位的檔案管理要進(jìn)行信息化建設(shè)，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也更加促進(jìn)自身的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為事業(yè)單位的發(fā)展帶來一定的便捷。

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

雖然事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展到一定的程度，但是由于建設(shè)方向不夠明確，建設(shè)方法不夠完善，沒有適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，還是存在一些不足。比如檔案保存的時(shí)效問題，檔案更新的速度問題，工作人員個(gè)人素質(zhì)問題等。

首先是檔案保存的時(shí)效問題，在新的形勢(shì)下，信息化管理基本已經(jīng)告別了紙質(zhì)管理，這就要求檔案保存時(shí)間是永久，通過網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存和硬盤儲(chǔ)存的方法達(dá)到。但是當(dāng)前一些事業(yè)單位的檔案保存時(shí)效性依然較短，在查詢和使用檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候出現(xiàn)信息量不足，對(duì)于檔案保存的技術(shù)支持不夠，工作方針不夠明確，相關(guān)部門對(duì)檔案管理和保存不夠重視。

其次是檔案的更新速度較慢。檔案的保存不同于其它數(shù)據(jù)的保存，它要求永久保存的同時(shí)，還要求其更新速度能夠跟上數(shù)據(jù)提取的需要程度。當(dāng)前相關(guān)事業(yè)單位的檔案更新速度較慢，資料更新了往往幾個(gè)月過去了，檔案管理部門的數(shù)據(jù)還沒有更新，文件傳輸路程太過漫長(zhǎng)，這都是檔案管理方面不夠信息化的體現(xiàn)。同時(shí)，檔案更新速度較慢帶來的就是檔案的利用率較低，數(shù)據(jù)讀取和查詢得到的記過使用價(jià)值不大，給多部門帶來工作上的難度。

最后是檔案管理人員的素質(zhì)問題。信息化建設(shè)就要求有高素質(zhì)的工作人員，對(duì)于信息化有牢固的基礎(chǔ)知識(shí)，過硬的專業(yè)能力。但當(dāng)前檔案管理工作人員的素質(zhì)普遍跟不上信息化建設(shè)的速度，對(duì)信息化設(shè)備的使用能力，解決突發(fā)情況的應(yīng)變能力和對(duì)行業(yè)發(fā)展前景的判斷力低下。這直接導(dǎo)致了檔案管理效率低下，管理過程變得冗雜。

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)和要求

在新的信息化時(shí)代下，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)就要有一定目標(biāo)和要求，要達(dá)到怎樣的水平才能適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展和時(shí)代的發(fā)展。這里主要從兩個(gè)方面來提出要求。

一是信息的快速儲(chǔ)存，更新和管理，并保證檔案的保存永久性。檔案信息是關(guān)系社會(huì)發(fā)展，穩(wěn)定和進(jìn)步的重要信息，于社會(huì)生活中無處不在。因此在檔案信息的管理中要做到快速，準(zhǔn)確，這其中就包括檔案的儲(chǔ)存，管理，更新三個(gè)階段。當(dāng)檔案被接受到的時(shí)候，第一要?jiǎng)?wù)便是快速儲(chǔ)存，不遺漏，不重復(fù)。然后信息更新的時(shí)候快速更新，以適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)的利用需求。最后是管理上的分門別類，把檔案按照一定的規(guī)則進(jìn)行分類管理，不定時(shí)更換儲(chǔ)存位置，確保檔案一直處在其真實(shí)有效的環(huán)境內(nèi)。

二是對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)的完善。檔案信息化建設(shè)并不是只關(guān)系到檔案的存儲(chǔ)更新和管理，還關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，各種社會(huì)關(guān)系的穩(wěn)定。因此在檔案管理信息化建設(shè)的過程中要做到最優(yōu)，最富有效率，最安全的原則。構(gòu)建高效運(yùn)行的信息運(yùn)行平臺(tái)，做到信息的查詢利用的高效和全面，使檔案管理信息化建設(shè)成為一項(xiàng)整齊劃一，完整的系統(tǒng)，并有著良性的運(yùn)行，并有著高素質(zhì)和強(qiáng)能力的管理團(tuán)隊(duì)和工作人員。

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

在新的形式下，要實(shí)現(xiàn)上述的檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)和要求，就要按照一定的策略和方法來進(jìn)行信息化建設(shè)，借助社會(huì)資源和國家發(fā)展的相關(guān)政策，完善自身的系統(tǒng)。

首先是對(duì)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和信息化技術(shù)有敏銳的嗅覺。如何能夠把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息技術(shù)，社會(huì)資源融入檔案管理的建設(shè)之中；如何把檔案管理的業(yè)務(wù)流程，管理組織的構(gòu)成做到最完整的和妥善；如何做到檔案數(shù)據(jù)的安全可靠，這都是當(dāng)前信息化建設(shè)需要考慮的問題。對(duì)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部的流程進(jìn)行有效的梳理，剔除冗余的管理方式，對(duì)薄弱的環(huán)節(jié)進(jìn)行加強(qiáng)，做好信息的分析，歸類和利用。管理組織分工明確，相互合作，用最優(yōu)的組織方式把管理效果發(fā)揮到最大。把檔案數(shù)據(jù)的保密性和安全性提到首位，信息化的過程隨之帶來的便是信息的泄露，只有把檔案信息化建設(shè)把握在一定的尺度，最大化管理建設(shè)機(jī)制且保證信息安全，才能使檔案管理的信息化建設(shè)區(qū)域完整。

其次是對(duì)于檔案管理工作人員的素質(zhì)的提升。工作人員的素質(zhì)包括個(gè)人素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到工作態(tài)度，工作積極性，員工之間的協(xié)作能力。業(yè)務(wù)素質(zhì)包括對(duì)信息化設(shè)備的使用，對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)的精通程度。事業(yè)單位在招收人員的時(shí)候就應(yīng)該就這些能力進(jìn)行著重考察，而不是單單看其考試成績(jī)，在工作過程中定時(shí)對(duì)工作人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，特別是業(yè)務(wù)能力的評(píng)價(jià)，考核工作人員的信息化設(shè)備使用能力，數(shù)據(jù)分析能力，信息處理能力等和檔案管理工作密切相關(guān)的能力。建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)和激勵(lì)工作人員不斷完善自我，提高工作熱情，發(fā)掘個(gè)人能力和檔案管理工作的能動(dòng)性。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，是事業(yè)單位自身發(fā)展的內(nèi)在因素和社會(huì)發(fā)展的外在趨勢(shì)共同提出來的要求。要做到檔案的信息化建設(shè)就要提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)性，檔案管理的系統(tǒng)性，相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)化和服務(wù)水平的時(shí)代化，將事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)不斷向前推動(dòng)。