基層單位檔案管理的普遍性問題與規(guī)范化途徑

肖秀梅

檔案是一種寶貴的資源，基層單位檔案全面、真實地記錄了基層機關(guān)、企事業(yè)單位的發(fā)展歷程，有著重要的參考作用和憑證作用。基層單位加強檔案管理是單位高效運行的有力保證，也是推動各項工作進(jìn)步的源動力。為此，本文分析了基層單位加強檔案管理的意義，剖析檔案管理存在的普遍}生問題，在此基礎(chǔ)上為基層單位檔案管理的規(guī)范化指明途徑。

基層單位加強檔案管理的意義

基層單位是檔案管理工作的前線，也是我國發(fā)展檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。毛澤東同志在談到學(xué)習(xí)中國文化時指出應(yīng)“古為今用”，這說明了檔案開發(fā)和利用的重要性?；鶎訂挝粰n案是歷史的沉淀，記載著單位發(fā)展的腳步，是與單位同步發(fā)展的無形資產(chǎn)。所謂“鑒往而知今”，重視檔案管理，重視檔案的開發(fā)利用，就是尊重歷史，就是懂得從歷史經(jīng)驗中汲取營養(yǎng)，這是單位管理人員應(yīng)有的智慧。在具體事務(wù)中，很多時候單位面臨著“口說無憑”的問題，不同的部門人員各執(zhí)一詞，此時檔案就變成了裁決的依據(jù)。黨的十八大提出了五位一體總體布局，檔案工作與每一個布局都密切相關(guān)?；鶎訂挝粰n案具有客觀性、真實性、廣泛性，能為單位經(jīng)營、管理、決策提供最原始的參考資料，幫助人們梳理事物發(fā)展脈絡(luò)，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展的基本規(guī)律，提高判斷的準(zhǔn)確性和決策的科學(xué)性。

基層單位檔案管理的普遍性問題

在我國建設(shè)經(jīng)濟強國、文化強國的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案資源管理理念和管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展的要求：（1）檔案管理意識不強。一些領(lǐng)導(dǎo)干部片面追求“GDP”，只求在任內(nèi)做出政績，把時間和精力大多放在抓項目、抓資金、抓開發(fā)上，對包括檔案在內(nèi)的文化事業(yè)過問不多，很少到檔案館考察工作，許多地方的檔案館門可羅雀，處在“坐冷板凳”的尷尬位置。（2）檔案管理模式落后。調(diào)查顯示，我國有近4000個各類檔案館，僅保存的紙質(zhì)檔案就達(dá)4億卷件，其中能夠得到有效開發(fā)和利用的不足7%，主要原因就是檔案開發(fā)利用經(jīng)費投入不足。一些基層單位仍使用手工收集、檢索資料，連基本的保管條件都難以保障，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到“十防”要求，更別說引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案了。（3）檔案人員素質(zhì)不夠。受體制、投入等多種因素的影響，很多基層單位檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，或者身兼數(shù)職，對館藏資料難以做到心中有數(shù)，其技能僅僅是“守好攤”、不丟失、不泄密，滿足整理、歸檔、檢索等一般性要求。

基層單位檔案管理的規(guī)范化途徑

增強檔案管理意識，完善檔案管理制度。習(xí)近平同志指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要”。所以，基層單位必須增強檔案管理意識，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理部門添置現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，提供相匹配的工作條件，指派專門的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理及其開發(fā)利用應(yīng)被納入對領(lǐng)導(dǎo)的考核指標(biāo)之中，使單位的檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的工作內(nèi)容、工作流程等建章立制，包括《檔案保管制度》、《材料歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等各項規(guī)章制度，對檔案資料的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、保管、借閱、傳閱、利用、銷毀、交接等進(jìn)行明確規(guī)范，確保檔案管理的嚴(yán)肅性和條理性。并且建立檔案管理崗位責(zé)任制、考核獎懲方案以及具體的考核指標(biāo)體系，以落實檔案管理制度，提高檔案管理效率。

創(chuàng)新管理手段和方法，實現(xiàn)信息化管理。檔案資源是一種重要的生產(chǎn)力，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自身定位，從廣度、質(zhì)量、特色入手，加大資料收集力度，做好鑒定工作，并且創(chuàng)新檔案管理思想、手段和方法，加強對館藏資料的優(yōu)化，做好館藏資料的系統(tǒng)整理和有序排列，按照歷史脈絡(luò)分類組卷，做到一目了然，保證方便查閱，力求做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序化。檔案管理人員應(yīng)充分運用信息化技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化改造，實現(xiàn)多媒體存儲和海量存儲，并加強對工作流程的電子化改造，在檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等方面應(yīng)用計算機技術(shù)，加強機讀數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立健全檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化，提高檔案管理的效率和水平。

提高管理人員素質(zhì)，做好檔案開發(fā)利用。檔案管理人員是檔案資源的管理者，也是檔案資源開發(fā)的主體，檔案資源開發(fā)利用的關(guān)鍵在于提升人的素質(zhì)。一是提高檔案管理人員的歷史素養(yǎng)。鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)歷史專業(yè)知識，并把對歷史知識的掌握程度作為考核檔案管理人員績效的重要依據(jù)。二是提升信息化處理能力。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案進(jìn)行分類整理、統(tǒng)計分析、歸納總結(jié)、開發(fā)利用，必要時引進(jìn)和培養(yǎng)檔案資源開發(fā)利用的高級人才，為檔案資源開發(fā)利用奠定人才基礎(chǔ)。三是提高業(yè)務(wù)能力，不僅掌握收集、分類、編目等檔案管理基本技能，更要掌握聲像檔案、電子檔案等新型檔案載體的記錄與存儲等技能，打下檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。四是檔案管理人員及時對一些檔案資源進(jìn)行分類整理，主動為單位領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的信息，為各項工作提供大量的第一手資料，使檔案的作用充分有效地展現(xiàn)出來。

基層單位檔案管理正逐步由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，由原始封閉型的管理方式向創(chuàng)新開放型的管理方式轉(zhuǎn)變，由被動式服務(wù)向主動式服務(wù)轉(zhuǎn)變。檔案管理是一項業(yè)務(wù)性工作，也是一項管理服務(wù)性工作，基層單位檔案管理人員既要有較高的業(yè)務(wù)水平，又要具備較強的管理能力和服務(wù)意識，創(chuàng)新管理方法，拓寬服務(wù)范疇，為單位經(jīng)營、管理、決策提供更好的服務(wù)。