一名合格檔案管理員的思考

易鳳仙

隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展，檔案工作的規(guī)范化管理，檔案數(shù)量的快速增加，對每位檔案管理員的素質(zhì)提出了更高的要求，能否成為一名合格的檔案管理員，對于檔案工作的規(guī)范化管理、查閱、利用起著重要的作用。

檔案管理工作包括檔案收集、整理、保管、保密、利用等多個環(huán)節(jié)。新的形勢，新的發(fā)展，對檔案管理員提出了新的理念，做一名合格的檔案管理員首先要有法治觀念，要熟知各項檔案法律、法規(guī)，并且模范地予以執(zhí)行和遵守。我國實施的《中華人民共和國檔案法》是統(tǒng)率其他各項檔案法規(guī)的總綱。這部法律有許多新的法律法規(guī)，不管老檔案管理員還是新檔案管理員，都要下工夫認真學(xué)好、用好和精通這部法律。將這部法律法規(guī)落實貫徹到檔案工作的每步細節(jié)中，這樣一定會大大提高檔案工作水平，解決檔案工作存在的問題，使檔案查閱、利用更加方便快捷，這對檔案工作的發(fā)展起著重要的作用。

認真學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)。

嚴格遵守檔案工作條例。檔案管理員必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考試，經(jīng)有關(guān)部門考試合格，取得檔案資格證書，才可對檔案工作進行管理。檔案員要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，要具有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識水平，對自己管理的檔案要了如指掌。在學(xué)習(xí)中，即要掌握理論知識又要掌握具體的檔案業(yè)務(wù)知識。光靠理論知識來管理檔案，是遠遠不夠的。在平時的檔案工作實踐中，多與老檔案管理員交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案材料如何收集、整理、立卷、歸檔、移交……。自覺提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

檔案工作中遇到的問題及解決的方法。

檔案管理員的職責(zé)。檔案管理具體的內(nèi)容要看所從事的工作是什么性質(zhì)的，每個單位對于檔案管理員都會有不同的內(nèi)容要求。學(xué)校檔案管理員的職責(zé)：即貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作方針、政策、指示和規(guī)定；負責(zé)本單位文件接收檔案材料歸檔工作，并進行分類、編目和加工整理；負責(zé)督促、指導(dǎo)各部門或辦公室立卷、歸檔工作，確保案卷質(zhì)量；負責(zé)各類檔案材料的驗收、保管工作；負責(zé)學(xué)校創(chuàng)優(yōu)爭先的各類評比活動的檔案資料的提供；編制檢索工具和參考資料，積極開展檔案利用工作，主動為全校師生員工的各項檔案工作服務(wù)；積極參加上級檔案機關(guān)組織的各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平；遵守保密制度，搞好“八防“，確保檔案安全……。這些政策執(zhí)行、檔案保管、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)知識、驗收保管、服務(wù)意識、安全確保等檔案工作做得好與壞，是檢驗一名檔案管理員是否成熟、合格的重要標志。這就對我們檔案管理員提出了更高的要求。能否成為一名合格的檔案管理員？這對個人、單位、國家的檔案規(guī)范化管理、查閱、使用，都起著舉足輕重的作用。那么，怎樣才能成為一名合格的檔案管理員呢？這是我們每一位檔案管理員都要思考的問題。

檔案收集工作。在檔案工作中常常會遇到這樣的問題：例如：XXX人肯定地說：這樣內(nèi)容的文件我親眼見過了，肯定有，到XXX檔案室里去找，結(jié)果翻查了XXX檔案室里的所有檔案目錄都沒有找到這樣內(nèi)容的文件。鑒于這種現(xiàn)象，我在思考：這樣內(nèi)容的文件肯定有，難說該XXX人，這樣內(nèi)容的文件或許是在外單位的辦公室見到，或許是在上級部門組織開會的會議上見到，或許是在別人的手里見到，或許是在外單位見到，或許是在上級領(lǐng)導(dǎo)研究工作時見到，或許是當(dāng)時該文件沒有下發(fā)到本單位……，這類文件本單位的檔案管理員是無法收集到的。這是檔案室無法查到該文件的原因之一。還有另一種情況，該文件或許是下發(fā)到本單位XXX領(lǐng)導(dǎo)手中或XXX承辦人手里正在閱辦或者閱辦完畢后未交和忘記交檔案管理人員整理立卷歸檔，或許是本單位的檔案管理員根本就沒有收集該文件整理立卷歸檔……。這是檔案室無法查到該文件的原因之二。原因之二說明本單位的檔案收集這一環(huán)節(jié)工作沒有做好，檔案管理員具有一定的責(zé)任。上述這樣的問題發(fā)生，直接導(dǎo)致有價值的文件材料無法收集或者漏收，檔案管理員就無法將此類文集整理、立卷、歸檔，就談不上移交檔案室統(tǒng)一管理使用。這是查找不到文件材料的主要原因。檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔、移交工作要怎么做？做得好，后人好查閱文件資料。做得不好，后人查閱文件資料查不到。所以，檔案材料的收集這一環(huán)節(jié)非常重要，故每位檔案管理員不可忽視檔案收集工作，應(yīng)該做到文件材料及時跟辦、催辦，快速收集，這是防止文件材料漏收的好辦法，也是一名合格的檔案管理員必須做到的。

采購信息和合同檔案。有的單位采購信息不齊，合同檔案不健全，導(dǎo)致數(shù)據(jù)上報不準確、事情查不清楚等問題。防止此類問題發(fā)生的解決方法是：檔案管理員要認真負責(zé)指導(dǎo)本單位負責(zé)采購信息和負責(zé)合同檔案的人員做好采購、合同檔案工作。負責(zé)采購信息和合同檔案工作人員要注意收集材料，收集整理材料的具體內(nèi)容有：按月、季、年上報的采購信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料；采購物品信息材料；公開招標、中標、違規(guī)通報、投訴處理按規(guī)定公布的信息材料；采購合同、人事合同、建設(shè)合同材料；在采購和簽訂合同工作中形成的計算機的磁帶、磁盤、光盤、電子、聲像材料……。檔案管理員要負責(zé)指導(dǎo)這些檔案資料的收集、整理、分類、編目、立卷、歸檔工作，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。對采購信息和合同檔案做到妥善保管、存放有序、方便查閱，防止毀損、散失和泄密。并按規(guī)定查詢、存放和復(fù)制。這樣，本單位的采購信息、合同檔案健全工作就會做得更好。

檔案在流動過程中的安全工作。檔案在流動過程中存有一定的安全隱患。例如：XXX發(fā)XXX號關(guān)于xxx具有中學(xué)高級教師資格的通知，此文辦理程序是：xxx（文件管理人收文登記后→交xxx校長審批→交XXX副校長主管閱辦→交XXX人事干事辦理聘任工作→交XXX會計辦理工資手續(xù)→辦、理完畢后xxx文件管理人收回存檔。該文件在這么多的流動辦理過程中，一不小心，可能會造成該文件損壞、損毀、遺失、被盜、水泡等。故文件檔案在流動過程中閱辦的安全管理防護措施是：檔案管理人員和利用檔案的人員要在接觸或利用檔案時輕拿輕放，注意檔案在利用中被磨損、損壞。嚴禁檔案在利用時，與水、火等危及檔案安全的因素接近，防止檔案被水浸濕浸泡、火燒、等現(xiàn)象發(fā)生。檔案管理人員必須認真執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案在流動過程中的安全利用。

檔案工作細致、繁瑣、工作雜。長時間做這些工作很容易讓人覺得乏味，但這項工作不難，需要檔案管理員具有特別的專業(yè)技巧和耐心。不斷提高自己的工作境界，工作中始終保持一種平和的良好的心態(tài)去做這項工作，檔案工作就一定能做好。這是一名合格的檔案管理員必須做到的。