紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中的問題與解決措施分析

李偉

摘 要：紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作將日常的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成可以進行機讀的電子版文件，結(jié)合計算機技術(shù)，將人工和計算機結(jié)合，共同管理數(shù)字化檔案的全過程。在紙質(zhì)檔案注資花的工作中，提高了事業(yè)單位的工作效率，為事業(yè)單位單位的長遠發(fā)展和信息的安全性都有著十分重要的意義。但是，在數(shù)字化的建設(shè)當(dāng)中，存在一些不足，技術(shù)不夠成熟，管理模式上較為陳舊，容易忽略創(chuàng)新和管理方式的提升，這些問題都在一定程度上妨礙了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的發(fā)展。筆者將從數(shù)字化的效果進行分析，得出其中存在的問題，在文中給予合理的解決方式，希望對今后紙質(zhì)檔案數(shù)字化的方法提供幫助。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；檔案數(shù)字化；問題；解決措施

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果

（一）提高了利用效率

紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化的方式進行管理，豐富了數(shù)字檔案資源，同時將檔案的利用效率大幅度的提升。比如某市檔案館實施數(shù)字化建設(shè)后，在為社會各界人士提供服務(wù)過程中，目前，數(shù)字化檔案的復(fù)制量比原件復(fù)制量高出約5倍，使廣大使用者得到更方便快捷的服務(wù)效率。

（二）利用方式拓展

建立數(shù)字化檔案，可利用的方式有單機、互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)這幾種方式，能實現(xiàn)資源共享，利用范圍擴大的作用。通過數(shù)字化檔案的建立，促進社會各界人士訪問量不斷上升，其檔案館的網(wǎng)站點擊率也隨之升高。

（三）統(tǒng)計效率

紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化管理后，依托計算機管理系統(tǒng)，可對相關(guān)數(shù)據(jù)根據(jù)個人需求快速精準(zhǔn)的進行查閱及統(tǒng)計，相關(guān)類別的科目可自行歸類分析，極大程度的提高了工作效率。經(jīng)過計算機的在線回饋以及意見留言板等多種方式，對社會各界人士的需求有個及時且充分的了解。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作中現(xiàn)存的問題

我國紙質(zhì)檔案逐漸走向數(shù)字化管理，目前已取得顯著的效果，但同時也逐漸暴露出一些問題，主要有以下幾個方面。

（一）欠缺標(biāo)準(zhǔn)

我國關(guān)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)建立的還不夠完善，目前只依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》在進行，這套規(guī)范只提供了一些相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，并未涉及到配套的管理規(guī)范，比如在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，工作流程、標(biāo)準(zhǔn)表格等，沒有一個統(tǒng)一的規(guī)定。目前能找到的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范比較少，其所講述的內(nèi)容也不全面，我國各地的館藏檔案的種類又是五花八門，其保管時的要求都不盡相同，所以在進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的過程中無章可循，在實踐操作時標(biāo)準(zhǔn)前后不符。以掃描文件為例，圖像清晰度要求越高，相應(yīng)的掃描儀的分辨率越大，導(dǎo)致圖像占用計算機系統(tǒng)內(nèi)存空間也就越大。所以，在實際操作的過程中，應(yīng)向考慮系統(tǒng)內(nèi)存的容量，在進行圖像掃描，適當(dāng)?shù)膶D像的比例進行控制，但是也有不同意見，覺得應(yīng)該講圖像清晰度放置第一位。

（二）協(xié)調(diào)方面

因開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中所涉及到的部門比較廣，所以很容易出現(xiàn)分工不明的狀態(tài)，出現(xiàn)彼此之間協(xié)調(diào)困難的情況。還有一種情況，由于各檔案館自身條件不同，在開展數(shù)字化管理的過程中，需要專業(yè)的技術(shù)支持，與合作方也會有意見相左的情況出現(xiàn)。

（三）工作流程銜接

紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化管理的流程很多，其中有領(lǐng)取、編號、著錄、裝訂、掃描等等一系列的過程，其中哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響整個工作流程的進展。比如，在存檔的過程中，其中的一頁上貼有半頁紙的證明，在編號的過程中，只編有一個號碼，但在掃描過程中，卻是兩頁，這種情況將會致使文件的編號與著錄的數(shù)據(jù)不一樣，導(dǎo)致數(shù)字化工作得不到有效銜接。

（四）軟件系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理的計算機系統(tǒng)軟件太過于繁雜，很多軟件還面臨過時，又不能與新的數(shù)據(jù)格式進行兼容，最終致使檔案數(shù)據(jù)不能讀取。想要妥善解決數(shù)字化檔案長期存取及共享的問題，就需要確保軟件能夠及時的進行升級換代。

（五）存在的安全隱患

檔案原件的安全，為了使檔案安全無虞，將數(shù)字化的工作流程進行優(yōu)化，各家當(dāng)感官根據(jù)自身的實際狀況出發(fā)，制定符合自身條件的檔案領(lǐng)取及保管的相關(guān)制度。但因為紙質(zhì)檔案的數(shù)量比較多，數(shù)字化管理的過程中參與的工作人員又多，時常就會出現(xiàn)檔案資料查閱不到的情況發(fā)生。經(jīng)過數(shù)字化管理后，檔案的數(shù)據(jù)安全也尤為重要，在著錄的環(huán)節(jié)里，參加工作的技術(shù)人員比較多，還有計算機的數(shù)據(jù)導(dǎo)入等很多的印象因素，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)也存在安全問題。

（六）數(shù)字化檔案法律效力爭議

原始的紙質(zhì)檔案上，蓋有單位蓋章及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，是具有法律效力的文件，同時還可作為憑證。受技術(shù)條件限制以及相關(guān)法律文件的影響，將原件進行掃描后的數(shù)字檔案屬性，受到爭議和質(zhì)疑，還不能夠得到相關(guān)部門的認(rèn)可，數(shù)字檔案的利用，在個別事情上無法實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

3 解決數(shù)字化工作中存在問題的有效措施

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)，完善制度

國家應(yīng)制定檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，完善其相關(guān)制度，創(chuàng)建科學(xué)合理的數(shù)字化管理體系。在開展數(shù)字化工作前，檔案館應(yīng)將國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行了解并遵循，與實際狀況相結(jié)合，與合作公司進行協(xié)商，一起制定出一套完整的規(guī)章制度，為數(shù)字化工作開展的順利進行做堅實的保障。在工作的過程中，及時對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及制度進行宣傳，并嚴(yán)格遵守與執(zhí)行。待全部數(shù)字化工作完畢后，根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進行驗收，確保數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。根據(jù)國家相關(guān)數(shù)字化的成果利用制度，將數(shù)字化檔案發(fā)揮其最大利用率，方便大眾更好的為大眾服務(wù)。

（二）精確定位，完善流程

建立數(shù)字化檔案時，應(yīng)從使用方便性、檔案的安全性以及成本效益的角度作為切入點，體現(xiàn)出高經(jīng)濟、高效率、高科技文化的價值，將需求量大且利用率高的檔案優(yōu)先進入數(shù)字化檔案處理。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，可將流程管理的理念及方式引入，將每個過程都進行整體的優(yōu)化設(shè)計。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化融入到流程化管理中，完善流程管理制度，使用流程管理的方式施行對檔案數(shù)字化過程的控制，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作效率有效提高。有效控制流程能促進紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果走向標(biāo)準(zhǔn)，同時有助于整合數(shù)字化檔案信息。

（三）技術(shù)保障

主要目標(biāo)就是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，同時將數(shù)字化檔案的成果有效利用。在進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，可采取以下基本措施，降低技術(shù)問題帶來的困擾。首先，建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化一定要遵循國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證技術(shù)操作根據(jù)相關(guān)規(guī)范進行以及共享數(shù)字化結(jié)果。其次，在選用存儲數(shù)字化信息系統(tǒng)時，應(yīng)選擇主流且成熟的技術(shù)，避免選用新研發(fā)出來的且尚未統(tǒng)一的以及以及被淘汰的設(shè)備，以保證數(shù)字化檔案具有有效和共享的功能。最后，紙質(zhì)檔案數(shù)字化完成后，定期請技術(shù)人員做技術(shù)跟蹤，存儲設(shè)備要定期進行維護與更新，以免有數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生。

（四）高利用率，提高效益

創(chuàng)建紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要目的是進行利用，在創(chuàng)建的過程中，對數(shù)字化檔案的網(wǎng)格化建設(shè)加強，使數(shù)字信息能夠真正的存在與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里，發(fā)揮其應(yīng)有的加之，為社會提供方便的同時，提高效益。

（五）培養(yǎng)技術(shù)型專業(yè)人才

高技術(shù)型數(shù)字化的人才在建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化里有著舉足輕重的地位，是確保數(shù)字化工作有效快速進展的主導(dǎo)人物。在創(chuàng)建過程中，檔案館應(yīng)號召職工學(xué)習(xí)相關(guān)知識、培養(yǎng)相關(guān)技能，提高工作能力。盡一切努力培養(yǎng)出一個檔案信息化建設(shè)的高標(biāo)準(zhǔn)人才，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作能夠順利的高效進展。

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