加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)

葉惠玲

摘 要：醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案對醫(yī)療技術(shù)水平的提高有著緊密的聯(lián)系，做好檔案管理工作能更好地提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，提高醫(yī)院整體服務(wù)水平，提高醫(yī)療質(zhì)量，保障醫(yī)療安全本文分析了當(dāng)前醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問題，針對存在的問題提出了相應(yīng)的辦法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；管理現(xiàn)狀；解決辦法

為滿足人民群眾對醫(yī)療服務(wù)的更高的要求，為提高醫(yī)療技術(shù)水平各級醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備的購置數(shù)量更多、檔次更高，管理好醫(yī)療設(shè)備對提高醫(yī)療技術(shù)水平，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展顯得尤為重要。目前，醫(yī)療設(shè)備引進(jìn)數(shù)量多、檔次高、更新快，因此，需要收集以及整理的檔案資料也非常多，必須不斷的提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平，才能更好地為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，更好地為提高醫(yī)療技術(shù)水平，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，為病人提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。對醫(yī)療設(shè)備檔案管理提出了更高要求。本文通過對醫(yī)療設(shè)備檔案現(xiàn)狀分析，提出了如何加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理，更好為提高醫(yī)療技術(shù)水平、為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，以供同道借鑒。

1 目前醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀

目前，由于各級醫(yī)院購置的醫(yī)療設(shè)備數(shù)量不斷增加，檔次不斷提高，醫(yī)療設(shè)備占醫(yī)院固定資產(chǎn)份額不斷增加，每臺設(shè)備價格從幾佰元至幾千萬元不等，醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)量很大，給管理增加了難度。目前醫(yī)療設(shè)備檔案管理主要存問題有如下幾方面：

（一）對醫(yī)療設(shè)備檔案管理認(rèn)識不足

由于醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作不能直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，對檔案管理工作認(rèn)識不足，大多數(shù)醫(yī)院從院領(lǐng)導(dǎo)至檔案管理人員對醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識比較薄弱，只強調(diào)醫(yī)療設(shè)備的采購和使用，忽視檔案管理工作，看不到檔案管理在醫(yī)療設(shè)備購置論證、使用和維護(hù)中所起的作用，利用檔案數(shù)據(jù)分析可總結(jié)設(shè)備品牌的開機率、使用率和效果，醫(yī)療設(shè)備檔案管理對提高治療效果、提高醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)院發(fā)展起到極其重要作用。因此，忽視檔案管理工作不但會對醫(yī)院的經(jīng)濟效益產(chǎn)生影響，而且也不利于患者的治療。

很多醫(yī)院檔案工作人員是非專業(yè)人員，也不是專職人員，只是其他科室的兼職人員，管理經(jīng)驗意識不強，專業(yè)知識有限，醫(yī)院也很少提供進(jìn)修學(xué)習(xí)的機會，管理人員的整體素質(zhì)不高；沒有專門檔案室，設(shè)施配備落后， 在這樣的情況下，醫(yī)院的檔案資料非常易發(fā)生丟失或者資料不全等情況，檔案部門很難對檔案進(jìn)行有效地管理，很難給醫(yī)院提供準(zhǔn)確以及全面的信息，檔案也就不能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全

醫(yī)療設(shè)備檔案管理應(yīng)當(dāng)包括對醫(yī)療設(shè)備的采購、使用、保養(yǎng)以及維修的每個環(huán)節(jié)的有關(guān)資料進(jìn)行管理，這樣才能充分利用檔案資料為醫(yī)療設(shè)備的正常運行、保養(yǎng)、維修等提供有效數(shù)據(jù)依據(jù)。但是在實際工作過程中，對各個環(huán)節(jié)的管理沒有具體要求，資料歸集紊亂，有的在使用科室有的在設(shè)備管理部門，職責(zé)非常不明確，經(jīng)常出現(xiàn)找不到檔案資料現(xiàn)象，檔案管理起不到相應(yīng)的作用。更沒有形成規(guī)范系統(tǒng)的管理制度，建立長效監(jiān)督和考核機制， 檔案管理非?；靵y，一旦發(fā)生檔案丟失， 就會出現(xiàn)各科室工作人員互相推卸責(zé)任。

（三）檔案管理人員水平參差不齊

大多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員都是兼職人員，更沒有專業(yè)人員，業(yè)務(wù)知識低下，檔案管理意識薄弱，檔案管理人員業(yè)務(wù)知識參差不齊，一些檔案工作人員的計算機水平相對比較差，導(dǎo)致檔案管理紊亂。

（四）檔案管理模式落后

目前，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理沒有規(guī)范模式，多數(shù)醫(yī)院是自動化系統(tǒng)與傳統(tǒng)的管理方式并存，一部份醫(yī)院的檔案放置于設(shè)備使用科室或設(shè)備管理科室，所收集的資料也不齊全，各醫(yī)院管理模式不統(tǒng)一、不規(guī)范，致使醫(yī)療設(shè)備檔案不能得到很好的保護(hù)，出檔案資料不齊全或丟失現(xiàn)象，在一定程度上影響了醫(yī)院管理水平。

（五）檔案管理設(shè)施不全

相當(dāng)一部份醫(yī)院除沒有專業(yè)檔案管理人員外，也沒有專用檔案室、檔案柜，計算機等設(shè)備的情況， 計算機軟件管理還沒有充分應(yīng)用于檔案管理中，這部份醫(yī)院在對醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理的過程中，仍然采用傳統(tǒng)的手工操作方式，常有檔案丟失或不全，因此很難提供準(zhǔn)確以及全面的信息。由于檔案管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，醫(yī)院在人、財物投入方面不重視，資金比較少，設(shè)備設(shè)施落后，不能滿足現(xiàn)代檔案管理要求，不能有效提高檔案的利用率。

2 提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)

（一）提高醫(yī)療設(shè)備檔案重要意義的認(rèn)識

醫(yī)療技術(shù)水平的提高，除提高醫(yī)務(wù)人員的的整體素質(zhì)、改善醫(yī)療環(huán)境外，必須具備先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)務(wù)人員手中與疾病作戰(zhàn)的武器，只有保持醫(yī)療設(shè)備處于正常運行狀態(tài)，醫(yī)生才能提高與疾病作戰(zhàn)的戰(zhàn)斗力，才能更有利于戰(zhàn)勝病魔，提高醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平。因此，做好設(shè)備管理直接影響醫(yī)療技術(shù)水平的發(fā)揮，直接關(guān)系疾病的診治效果，而檔案管理是設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)，如果檔案管理的不當(dāng)，將會在很大程度上影響醫(yī)療設(shè)備的利用和技術(shù)水平發(fā)揮，大大的降低醫(yī)療質(zhì)量，給醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益帶來不良的影響，不利于醫(yī)院的長久發(fā)展。因此，檔案管理人員除加強對檔案管理認(rèn)識外，應(yīng)當(dāng)向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)陳述檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性，引起領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重視，促使醫(yī)院加大對檔案管理的投入， 確保檔案管理工作的順利開展，為保證醫(yī)療設(shè)備相關(guān)資料的完整、準(zhǔn)確提供保障，全面提高醫(yī)療設(shè)備檔案的利用率。

（二）健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度應(yīng)包括檔案管理人員工作職責(zé)、檔案收集范圍、分類方法、編號規(guī)則，檔案查詢借閱制度、醫(yī)療設(shè)備報廢制度、建檔流程等。建立檔案管理質(zhì)量考核長效機制，將檔案管理質(zhì)量與績效工資掛鉤，利于確保檔案管理的質(zhì)量保證，充分發(fā)揮檔案資源在醫(yī)療、教學(xué)和科研工作中的作用，高效、快捷地為臨床服務(wù)。

（三）建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)

建立完整的、系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng)，進(jìn)行科學(xué)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理是管好用好醫(yī)療設(shè)備、提高醫(yī)療設(shè)備的使用率和醫(yī)療器械的開機率、減少醫(yī)療設(shè)備的突發(fā)故障的有效辦法[1]。醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)由專人進(jìn)行管理，并實行設(shè)備使用科室、設(shè)備管理部門、醫(yī)院檔案管理部門流程管理的機制。設(shè)備以臺、件進(jìn)行歸檔，實行一機一檔的動態(tài)和相對靜態(tài)管理，把設(shè)備從購置到報廢期作為動態(tài)管理，設(shè)備使用科室、設(shè)備管理部門分別建立檔案，在設(shè)備使用過程中實行動態(tài)管理，收集設(shè)備使用過程中維修、更換配件等資料直至設(shè)備報廢[2]。設(shè)備報廢后由設(shè)備管理部門將檔案移交醫(yī)院檔案管理部門作永久保存，視為相對靜態(tài)管理。檔案資料應(yīng)包括設(shè)備購置的論證、審批、招標(biāo)采購、設(shè)備清單、圖片、裝機驗收、培訓(xùn)、維護(hù)、報廢等資料，實行電子檔案和紙質(zhì)檔案管理，使得檔案管理者查詢時簡便快捷，和紙質(zhì)檔案互為補充，極大地提高了工作效率[3]。

（四）不斷提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員水平

設(shè)備管理部門和醫(yī)院檔案管理部門的檔案管理人員應(yīng)為專職專業(yè)人員，設(shè)備使用科室檔案管理人員可由其他人員兼職，醫(yī)院應(yīng)制定醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員和臨床使用人員培訓(xùn)計劃和考核表，多創(chuàng)造檔案管理人員外出學(xué)習(xí)機會，詳細(xì)記錄培訓(xùn)資料和考核成績，檔案管理人員參與設(shè)備購置、臨床使用、故障維修的各個管理環(huán)節(jié)和全部管理過程，在學(xué)習(xí)和實踐過程中不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。詳盡收集、整理和利用醫(yī)療設(shè)備檔案資料。

（五）不斷完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理設(shè)施，提高管理有效性

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)對醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理，最大限度地提高醫(yī)療設(shè)備檔案的利用率，提高檔案管理人員的工作效率，作為醫(yī)院的設(shè)備管理部門和醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)配置的專用的檔案室，購置足夠的計算機和新型設(shè)備，購置和開發(fā)檔案管理軟件，及時的換掉陳舊設(shè)備，這樣才能進(jìn)一步提高檔案的信息化管理水平，使檔案管理工作能夠快速有效的開展，使各個環(huán)節(jié)緊密的聯(lián)系起來，并同時完成工作，最終達(dá)到到事半功倍的效果。

3 討論

對醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，保證檔案資料的全面性和準(zhǔn)確性，可以在很大程度上提升醫(yī)療技術(shù)水平，為病人提供良好的診療效果，提高醫(yī)院整體服務(wù)水平，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益。但是，在現(xiàn)實工作中存在著對檔案管理意義作用認(rèn)識不足，不重視檔案管理等問題，必須提高認(rèn)識，加大對設(shè)備檔案管理的資金投入，從人員、房屋、設(shè)備設(shè)施方面充分配置，同時不斷引進(jìn)新的管理理念和設(shè)施，強化檔案管理重要性，完善各項規(guī)章制度，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，才能使檔案工作能夠順利的開展。

參考文獻(xiàn)

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[3]周建學(xué)等.探討醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2011，8（12）：70