檔案管理現(xiàn)代化的重要性

摘 要：任何企事業(yè)單位都離不開檔案管理，而現(xiàn)代化管理就是給檔案管理帶來很多方便。檔案管理現(xiàn)代化是改變原來的管理模式，改變手寫、檔案類管理模式的現(xiàn)代化管理模式，是由計算機編譯，將相關(guān)文件掃描成計算機，整體規(guī)劃布置，使用方便，更加減少占用空間，最重要的是為企業(yè)發(fā)展提供一個非常方便的支持服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；重要性

隨著全球經(jīng)濟一體化的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)制度開始在全球范圍內(nèi)廣泛建立起來。 而企業(yè)的檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對企業(yè)行政管理工作的開展起著重要作用。 由于檔案管理工作的特殊性，很容易使其與企業(yè)發(fā)展的其他方面脫節(jié)，進而影響企業(yè)的順利運行，企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代發(fā)展是解決檔案管理問題的關(guān)鍵。

1企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要性

（一）檔案管理的概念

檔案管理是一個非常復(fù)雜的工作，分為多個步驟和層次，首先要按類別對文件進行分類，然后對每一個類別的文件的重要性進行調(diào)整，然后對檔案的基本信息進行整理和總結(jié)，最后把檔案歸檔到各個區(qū)域，定期檢查檔案的完整性。所以檔案管理工作是一項管理性的工作。雖然研究檔案館部門、編輯等活動，但目標(biāo)是使企業(yè)更好地適應(yīng)社會發(fā)展的需要，具有一定的服務(wù)性。

（二）檔案管理的現(xiàn)狀

自《中華人民共和國檔案法》實施以來，廣大檔案工作者依據(jù)《檔案法》，取得了可喜的成績：檔案法規(guī)和規(guī)章制度逐步建立并完善， 做到有法可依，有章可循； 檔案管理體制逐步完善，形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理體系；但是，檔案管理工作還是很難滿足社會的需求，差距主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.基層檔案管理不平衡。文件管理系統(tǒng)不完善。管理機制不好行使職權(quán)。檔案管理部門無專業(yè)圖書，無檔案規(guī)范可操作，無專業(yè)人員。首先，缺乏檔案管理意識。人們對檔案的重要性認(rèn)識不足，了解不夠。 在人們的心目中，檔案部門是一個無足輕重的單位，不重要。有的領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為，只要經(jīng)濟建設(shè)搞好就行，檔案工作的好壞無關(guān)緊要。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持，檔案管理工作沒有得到很大的發(fā)展。

2.管理模式陳舊。 隨著科技的發(fā)展高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和推廣，新事物層出不窮，其記錄形式和內(nèi)容多樣而復(fù)雜，檔案的范疇進一步擴大。然而，大多數(shù)單位跟不上檔案管理的發(fā)展。文件管理部門不能用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理服務(wù)，但一直采用傳統(tǒng)的操作模式。

3.對檔紊工作宣傳不夠，群眾參與悲識薄弱

由于對檔案工作的宣傳力度不大、廣度不夠，檔案工作在社會上影響不大、知名度不高，很多人對檔案工作不了解。 大多數(shù)人認(rèn)為檔案館無非是保管資料，是一個無足輕重的單位。 因此，要搞好檔案工作，檔案管理部門必須改變過去默默無聞式的工作方式，應(yīng)該通過各種手段，大力宣傳檔案工作， 增加群眾對檔案工作的理解、重視和支持，同時，要增強自身的檔案意識，使檔案工作走向全民，走向社會。

4機關(guān)檔案管理存在問題。 一般權(quán)限僅限于紙質(zhì)文件的管理，電子信息統(tǒng)一集中，無需錄入，無需電子處理。檔案信息的影響，檔案信息資源不能共享優(yōu)勢。

5.企業(yè)檔案管理存在問題。 企業(yè)檔案工作反映了生產(chǎn)、經(jīng)營和科研的重大活動，但由于缺乏計算機化，許多企業(yè)的內(nèi)部檔案資源無法共享。影響了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息互用。

2 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.時代發(fā)展的要求。 新世紀(jì)、新時代，電子信息技術(shù)的發(fā)展要求必須努力實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。計算機網(wǎng)絡(luò)等三次科技革命帶來了新技術(shù)和新方法，在社會生活各個領(lǐng)域和各部門得到了廣泛的應(yīng)用。

2.文件保護和利用要求。檔案的保護和有效利用也要求企業(yè)早日實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。由于許多文件存放時間長，除檔案保護措施不充分外，造成了紙質(zhì)檔案中一些因長期缺乏保護而出現(xiàn)脫落和模糊現(xiàn)象。同時，它不能同時掌握相關(guān)檔案，降低檔案信息的使用效率，不利于實現(xiàn)工作的有效性和靈活性?，F(xiàn)代檔案管理將帶來許多好處，首先，要保存檔案完整性的內(nèi)容，經(jīng)常性發(fā)生在過去的文件被打破或丟失的現(xiàn)象，引進現(xiàn)代管理之后，這種情況將大大改善；其次，文件可以更精細(xì)分割，不再需要手工記錄文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作強度，又提高了工作效率。

3 我國現(xiàn)階段的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的問題

1.檔案管理工作的規(guī)范性較差

企業(yè)檔案管理的一個重要因素是檔案管理的規(guī)范化和規(guī)范化。然而，由于中國的經(jīng)濟仍處于發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，許多行業(yè)都在發(fā)生變化，許多行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。當(dāng)然，這個問題也反映在國內(nèi)企業(yè)檔案管理問題上?，F(xiàn)階段，在中國很多企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任分工是極其混亂的保密規(guī)定，內(nèi)部管理秩序管理不到位，文件管理和分類不明確，文件沒有規(guī)定的現(xiàn)象。因此沒有規(guī)范的檔案管理工作的檔案管理工作不僅給企業(yè)本身帶來了一些問題，阻礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，同時也給其他部門在企業(yè)工作中造成了一定的障礙，不利于企業(yè)的良性發(fā)展。

2.檔案管理資金投入不足

很多公司重視檔案管理部門不高，只要文件可以保存，我不知道，這樣一個粗略的工作，會帶來很多隱患；越來越多的企業(yè)檔案管理進入了一個資金嚴(yán)重短缺，許多檔案管理部門保存文件柜文件已經(jīng)損壞，許多文件已經(jīng)發(fā)霉。這些都直接關(guān)系到檔案管理部門的基本情況，而且檔案管理部門對資金投入的成果也較少；現(xiàn)代管理模式要求較高的資金投入，這也是企業(yè)規(guī)劃面臨資金短缺的問題。

4 加強檔案管理在工作中的重要程度

1.利用現(xiàn)代化帶領(lǐng)檔案管理進一步發(fā)展

運用現(xiàn)代技術(shù)，對原有檔案管理模式進行改革，提高工作效率和有效管理，減輕員工的勞動負(fù)擔(dān)，更重要的是保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案、維護檔案的完整與安全、便于利用的原則。只有按照真正的檔案管理的原則，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化，以檔案的現(xiàn)代化企業(yè)管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2.使檔案管理的建筑和設(shè)備達標(biāo)

從每個房間的濕度、溫度、位置等方面考慮，保證文件的安全性和可靠性，同時還增加一些可控制溫濕度控制的電子信息設(shè)備，增加科學(xué)檔案管理，爭取早日實現(xiàn)對檔案管理工作的現(xiàn)代化目標(biāo)。

3.培養(yǎng)現(xiàn)代化的適于檔案管理的人才

檔案管理人員的工作能力與檔案管理工作有著最直接的聯(lián)系，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。加強對企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)管理，打造一批掌握現(xiàn)代科技人才的優(yōu)秀檔案管理人員，適應(yīng)自動化辦公、無紙化辦公等現(xiàn)代化辦公。走出高科技含量的企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。檔案管理人員的培養(yǎng)和引進應(yīng)重視工程技術(shù)人員、組織管理人員、技術(shù)操作和維護人員的培訓(xùn)。將檔案管理工作做到實處，做到最好。

5 結(jié)語

現(xiàn)階段，為國家現(xiàn)代化服務(wù)是我國的一項政治任務(wù)。檔案工作的政治保密檔案工作績效之一。我們國家的檔案，記載著政治、經(jīng)濟、軍事、文化及科學(xué)技囂震_術(shù)等方面的情況，其中大多數(shù)屬于機密。 因此，檔案工作者必須樹立正確的保密觀念，采取各種有效措施，保護好黨和國家的機密。檔案工作者要充分認(rèn)識檔案館的工作特點，建立明確的服務(wù)意識，努力為我國的現(xiàn)代化。

參考文獻

[1]李春雨，王偉杰.淺議如何做好檔案管理工作[J].中外企業(yè)家，2009（12）：15-17..[2]李紅.論新形勢下的檔案管理現(xiàn)代化[J].中國水運（社科版），2007（04）：18-20.

作者簡介

馬青（1986-），女，延安，陜西省延安市職業(yè)技術(shù)學(xué)院。