探析煤礦技工學(xué)校檔案“三個(gè)體系”建設(shè)

摘 要：“三個(gè)體系”的提出作為當(dāng)前和今后檔案工作的主要內(nèi)容和努力方向。本文結(jié)合筆者工作實(shí)際，對(duì)檔案部門(mén)在貫徹落實(shí)“三個(gè)體系”建設(shè)中進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案；“三個(gè)體系”；建設(shè)

國(guó)家檔案局提出檔案工作“三個(gè)體系”建設(shè)，是對(duì)過(guò)去檔案工作發(fā)展實(shí)踐過(guò)程的全面總結(jié)和概括，是檔案工作理論體系的創(chuàng)新，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的必然要素，更是提升檔案工作質(zhì)量和水平的重要指導(dǎo)思想，是檔案工作在新常態(tài)下面臨的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)?！叭齻€(gè)體系”建設(shè)為檔案工作提供了重要的理論依據(jù)，在檔案資源建設(shè)、管理和利用過(guò)程中，既要統(tǒng)籌兼顧，又要全面推進(jìn)，通過(guò)整合檔案資源，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平，加強(qiáng)和完善檔案“三個(gè)體系”建設(shè)工作。

1 檔案資源體系建設(shè)要立足服務(wù)宗旨

1.1 強(qiáng)化思想，轉(zhuǎn)變觀念

檔案資源建設(shè)是“三個(gè)體系”建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，是檔案工作的前提和保證，是指導(dǎo)新時(shí)期、新階段、新常態(tài)下檔案工作的基本理論，它既是檔案部門(mén)的立足之本，又是生命的源泉。檔案部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)檔案資源的重要性和緊迫感，必須創(chuàng)新資源管理模式，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和敏銳性，徹底突破轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，努力探索檔案資源建設(shè)的基本規(guī)律，依法治檔，加大力度做好檔案接受、收集或征集工作，做到凡是涉及教學(xué)、培訓(xùn)、教研、管理等能闡釋歷史作用與價(jià)值的檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)留存盡留存，豐富檔案典藏。在文件材料收集齊全后，檔案人員要以保持材料的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系為原則，科學(xué)分類、合理組卷，確保案卷完整、準(zhǔn)備、美觀，逐步建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系。

1.2 落實(shí)責(zé)任，注重交接

檔案是具有極強(qiáng)的延續(xù)性和連貫性，加之技工學(xué)校檔案涵蓋范圍較廣，包括文書(shū)檔案、科技檔案、合同檔案、會(huì)計(jì)檔案、學(xué)生檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、特殊載體等。但在以往檔案人員實(shí)際工作中檔案交接不及時(shí)、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密、疏忽檔案監(jiān)交工作等現(xiàn)象，出現(xiàn)檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清，導(dǎo)致檔案工作前后脫節(jié)，工作程序不完整。筆者認(rèn)為，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等，高度重視，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序。

1.3注重檔案鑒定。檔案價(jià)值鑒定，既制約檔案資源的數(shù)量和配置，又影響檔案利用的質(zhì)量和效益，還牽動(dòng)檔案安全管理的成本和效率，必須高度重視，落到實(shí)處。應(yīng)著眼優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，科學(xué)實(shí)施檔案價(jià)值鑒定，合理確定檔案去留，避免有文必檔、魚(yú)龍混雜。同時(shí)，將檔案開(kāi)放鑒定納入各級(jí)檔案部門(mén)職責(zé)范疇，從健全法規(guī)制度、明確程序和責(zé)任入手，積極穩(wěn)妥推進(jìn)擬開(kāi)放檔案密級(jí)鑒定工作，形成制度化、常態(tài)化工作機(jī)制，真正把涉密檔案管住、利民檔案放開(kāi)，逐步解決影響和制約檔案服務(wù)利用的瓶頸問(wèn)題。

2 檔案利用體系建設(shè)要立足服務(wù)企業(yè)，方便利用

檔案的生命在于它的實(shí)用性，收集檔案的目的在于利用。因此，檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的，也是檔案利用體系建設(shè)的核心。切實(shí)加強(qiáng)提高檔案的利用效果，一是學(xué)校檔案室要緊緊圍繞中心工作任務(wù)，找準(zhǔn)切入點(diǎn)，創(chuàng)新工作方式方法，拓展和豐富服務(wù)內(nèi)容，提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步加強(qiáng)深化檔案利用體系建設(shè)，建立更加完備的、方便廣大師生員工，輻射企業(yè)及社會(huì)的檔案利用體系；二是突出特色，在檔案收集、整理、利用和檔案開(kāi)發(fā)中，認(rèn)真對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，匯編成集，及時(shí)歸納，總結(jié)先進(jìn)的典型經(jīng)驗(yàn)和特色與亮點(diǎn)；三是在科學(xué)分類、合理組卷的基礎(chǔ)上，科學(xué)編制各種檢索工具，從而提高服務(wù)質(zhì)量。

3 檔案安全體系建設(shè)要立足科技，防范未然

檔案安全體系建設(shè)的提出，是繼覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系、方便廣大人民群眾的檔案利用體系思想之后，在我國(guó)現(xiàn)代檔案體系建設(shè)理念上的又一個(gè)重大突破，同時(shí)也是對(duì)檔案安全的重新定位，突破了以往從局部對(duì)待檔案安全的做法，力求以全新的思維出發(fā)，建設(shè)全面、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案安全體系。檔案安全保障建設(shè)涉及硬軟件的缺陷、病毒侵害、操作人員的無(wú)意失誤等各個(gè)方面，檔案保護(hù)作為其中極為重要的一個(gè)組成部分，更應(yīng)以檔案安全體系建設(shè)的理念重新審視?！叭篌w系”的提出和完善，標(biāo)志著我國(guó)檔案工作在觀念和理論創(chuàng)新上趨于完善和成熟，必將極大地推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化的步伐，帶動(dòng)我國(guó)檔案跨上一個(gè)新的臺(tái)階。

3.1 存在的問(wèn)題

主要體現(xiàn)在檔案安全意識(shí)淡薄，材料收集、整理過(guò)程中存在檔案材料門(mén)類不全，材料短缺較多， 內(nèi)容不完整，材料的成套性和系統(tǒng)性差；檔案安全制度缺失，安全檢查執(zhí)行不力，甚至未建立必要的檔案安全管理制度等；檔案安全管理經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備投入不足，依然使用陳舊的、破爛的木柜來(lái)存放檔案，不利于防火、防蟲(chóng)、防盜，防盜設(shè)施不完善，沒(méi)有鐵窗、鐵門(mén)、鐵柜，同時(shí)也沒(méi)有防盜報(bào)警裝置等必要的防盜設(shè)施；工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，防范措施不到位，庫(kù)房管理混亂等造成檔案失竊、人為損毀、庫(kù)房失火檔案燒毀等安全事故。

3.2 應(yīng)對(duì)措施

面對(duì)危及檔案安全的自然因素、人為因素、技術(shù)因素?zé)o所不在的客觀現(xiàn)實(shí)，“十二五”期間檔案部門(mén)必須大力實(shí)施“安全第一”戰(zhàn)略，必須把確保檔案安全作為基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)，作為檔案工作的生命線。重點(diǎn)做好以下工作：

3.2.1領(lǐng)導(dǎo)重視，完善制度，保障檔案安全工作的順利開(kāi)展

檔案安全是檔案工作的重中之重，必須積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事、要事來(lái)抓，牢固樹(shù)立“責(zé)任重于泰山，防范高于一切”的工作理念；落實(shí)好檔案安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，落實(shí)好檔案管理安全責(zé)任制，堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)查庫(kù)制度，將檔案安全工作落到實(shí)處，認(rèn)真巡查做好記錄，并對(duì)案卷的數(shù)量、質(zhì)量、霉變情況進(jìn)行檢查；要保證檔案管理工作所需人力、物力、財(cái)力，配備德才兼?zhèn)涞臋n案人員，不斷改善檔案保管條件和環(huán)境，添置檔案管理必需的設(shè)施設(shè)備，安排專人落實(shí)、做好檔案庫(kù)房的“九防”和電子、紙質(zhì)等各種檔案的保密工作，切實(shí)保障檔案安全工作的順利開(kāi)展。

3.2.2全面提高檔案人員的安全意識(shí)

針對(duì)電子檔案管理者進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率；增強(qiáng)安全意識(shí)、保密意識(shí)和工作責(zé)任心；加強(qiáng)檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)和選用。除此外，還應(yīng)定期對(duì)信息管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)道德水平、計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，以及規(guī)范操作流程。這樣才能適應(yīng)電子檔案信息安全管理，電子檔案才能可靠、安全地為企事業(yè)單位服務(wù)，發(fā)揮其社會(huì)效用。

3.2.3加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)

結(jié)合現(xiàn)代科技信息技術(shù)，可以采取磁性載體的保護(hù)、光盤(pán)的保護(hù)訪問(wèn)控制技術(shù)、密碼技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、長(zhǎng)期可存取技術(shù)和信息備份技術(shù)等對(duì)檔案進(jìn)行技術(shù)性保護(hù)。對(duì)重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，以確保長(zhǎng)久可讀。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及搶救手段，盡可能延長(zhǎng)檔案試題的壽命，延續(xù)檔案信息的存在。同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)，防止發(fā)生失泄密事件發(fā)生，為學(xué)校檔案構(gòu)筑鞏固的技術(shù)防線。

4 結(jié)論

“三個(gè)體系”的提出，是理論與事件相結(jié)合的產(chǎn)物，對(duì)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展具有重要的指導(dǎo)意義，只要樹(shù)立牢固的服務(wù)意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)“三個(gè)體系”建設(shè)，積極探索檔案信息服務(wù)模式，創(chuàng)新工作方式，把“三個(gè)體系”完全融入到學(xué)校的中心工作，立足學(xué)校發(fā)展，開(kāi)辟新思路，提高學(xué)校檔案管理水平和服務(wù)效率，就能更好地服務(wù)企業(yè)。

注釋

[1]國(guó)家檔案局令第9號(hào)已于2011年11月21日起施行

參考文獻(xiàn)

[1] 賈英閣.加強(qiáng)高校檔案“三個(gè)體系”建設(shè)探析，《辦公室業(yè)務(wù)》2012年第21期

[2] 岳素芳.加強(qiáng)科研院所檔案“三個(gè)體系”建設(shè)探析，《機(jī)電兵船檔案》2013年第6期

[3]吳龍娣.技工學(xué)校教學(xué)科研檔案的管理，《大家談》2011年第10期

作者簡(jiǎn)介

唐利華（1982-），女，四川蓬溪人，本科，畢業(yè)于四川農(nóng)業(yè)大學(xué)，檔案助理館員；研究方向：檔案管理。