信息化背景下加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理研究

張云倩

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，現(xiàn)代科技水平逐漸提高，高科技也隨之得到了廣泛的應(yīng)用，尤其是計算機技術(shù)，各個行業(yè)都有所涉及，對人們的工作、學(xué)習(xí)和生活有著極大的影響。計算機信息技術(shù)在我國事業(yè)單位的財務(wù)檔案信息化管理中發(fā)揮著不可忽視的重要作用，但是從目前我國絕大多數(shù)事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理方面還存在著一定的問題，相關(guān)部門必須要加強管理力度，做好本職工作。本文對此作了深入分析，針對存在的問題提出了幾點有效的針對性解決措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；財務(wù)管理；檔案；信息化

0 引言

檔案的主要作用就是用來記載事物，財務(wù)檔案屬于一個記載單位資金收支的載體，根本任務(wù)就是為企業(yè)單位記錄并保存一些有價值的財務(wù)信息，機關(guān)事業(yè)單位的財務(wù)檔案也是如此。眼下我國信息化水平不斷提高，產(chǎn)業(yè)信息化進程不斷加快，事業(yè)單位也隨之有了大幅度的改革，絕大多數(shù)的管理工作都已經(jīng)適應(yīng)了信息化技術(shù)運用。在這種社會大環(huán)境下，事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化。以往傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以手工登記為主，現(xiàn)在已經(jīng)全部變?yōu)橛嬎銠C登記，逐漸朝著信息化方向發(fā)展。這種方式雖然有效提高了工作效率，但是仔細分析下來仍舊存在一些問題有待我們?nèi)シ治龊徒鉀Q。

1 財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展的意義

眼下科技不斷發(fā)展，計算機技術(shù)已經(jīng)逐漸滲入到了我們生活的方方面面，我國事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理也進入了一個新的發(fā)展時期——信息化時代。財務(wù)檔案信息化指的是在進行檔案管理的過程中包括信息收集、分類、整理、記錄、使用等一系列在內(nèi)的工作全部由高科技來完成，這種信息化的管理方式目前已經(jīng)非常普及，不僅是事業(yè)單位，其他行業(yè)也是如此，從目前的發(fā)展情況來看，人們對于信息化管理早已見怪不怪。財務(wù)檔案管理對于事業(yè)單位來說屬于一項基礎(chǔ)性工作，要想得到長久的發(fā)展，高效的檔案管理工作是必備的條件。對此，相關(guān)部門必須要對此予以高度重視，強化檔案管理手段，將信息化作為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，有效利用高科技信息技術(shù)，這樣才能促進企業(yè)實現(xiàn)健康、長久、穩(wěn)定的發(fā)展。

2 信息化背景下事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作存在的問題

2.1 管理層不重視檔案管理信息化

現(xiàn)在有很多事業(yè)單位的管理者對于企業(yè)的檔案信息化管理都不是十分重視，沒有正確意識到檔案管理信息化的重要性，沒有完善的管理制度，甚至是不聞不問，毫不了解，經(jīng)常以各種理由推脫檔案管理工作的信息化建設(shè)。這種錯誤的理念嚴(yán)重阻礙了企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理的發(fā)展進程，不僅對企業(yè)的發(fā)展造成了不良影響，同時也關(guān)系到了員工的根本利益，甚至是整個國家的發(fā)展。有的單位即便是做了相應(yīng)改革，添置了一些高科技設(shè)備，但是也僅僅是作為擺設(shè)，沒有發(fā)揮其積極作用，導(dǎo)致資源被嚴(yán)重浪費，工作效率得不到實質(zhì)性的提高。

2.2 檔案管理信息化缺乏基礎(chǔ)條件

（1）硬件條件

一些單位在建設(shè)檔案室的時候缺乏合理的規(guī)劃，沒有將信息化管理考慮在內(nèi)，很多都是一些老舊設(shè)備，沒有提前更新，導(dǎo)致使用的時候經(jīng)常出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，嚴(yán)重影響了信息化管理的實施。

（2）軟件條件

有的單位雖然檔案信息化建設(shè)起步較早，硬件設(shè)施也比較到位，但是在軟件方面依然存在問題。功能僅僅停留在信息檢索上，沒有形成一個系統(tǒng)化的管理模式，工作效率較差。

（3）存在安全隱患

很多單位對于財務(wù)檔案信息都不是十分重視，沒有實施專門的保護措施，沒有及時更新存儲設(shè)備，導(dǎo)致檔案信息經(jīng)常出現(xiàn)損壞、丟失等情況。對于企業(yè)的發(fā)展來說存在巨大的安全隱患，風(fēng)險無處不在。

2.3 缺乏專業(yè)人才

要想財務(wù)檔案得到科學(xué)的信息化管理，高水平的專業(yè)人才是少不了的。要求工作人員必須要精通業(yè)務(wù)知識，同時也要熟練掌握計算機技術(shù)，要在保質(zhì)保量完成工作的同時遇到突發(fā)狀況也能快速解決。但是實際上卻不是這樣，很多單位在于人才方面都比較缺乏，任職的工作人員絕大多數(shù)都是其他專業(yè)出身，平時工作中也很少有學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機會，專業(yè)水平較差，綜合素質(zhì)也不高，難以掌握新出臺的政策法規(guī)。除此之外在計算機技術(shù)方面也不是十分精通，這樣一來在工作的時候難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展環(huán)境。對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作造成了嚴(yán)重的不良影響。

3 信息化背景下加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的有效手段

3.1 建立完善的財務(wù)檔案管理制度

事業(yè)單位必須要根據(jù)自身單位的實際情況建立完善的財務(wù)檔案管理制度，對于各項工作都要進行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，保證每個部門、每個崗位都能完全按照相關(guān)制度來完成本職工作。充分發(fā)揮檔桿管理制度的積極作用。除此之外也要制定科學(xué)的賞罰機制，對每一位工作人員都要進行績效考核。對于工作認真、態(tài)度端正表現(xiàn)優(yōu)秀的職工要予以適當(dāng)?shù)谋頁P和獎勵，對于表現(xiàn)較差的員工也要適當(dāng)進行批評教育，以儆效尤。

3.2 加強崗位人才的培訓(xùn)力度

上文中提到現(xiàn)在絕大多數(shù)事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)都不是很高，學(xué)歷較低、知識水平較差者比比皆是，這對事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展來說十分不利。對此，事業(yè)單位管理人員必須要予以高度重視，加強檔案管理在職人員的教育和培訓(xùn)，定期開展相關(guān)活動，平時多多組織學(xué)習(xí)的機會，充分利用各種有效資源加大在職人員的培訓(xùn)力度，幫助他們不斷提高專業(yè)水平與自我修養(yǎng)。使其更好的在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱。

3.3 適當(dāng)更新設(shè)備

財務(wù)檔案管理工作要想實現(xiàn)信息化發(fā)展，高科技設(shè)備是不能缺少的，無論哪一環(huán)節(jié)都離不開高科技設(shè)備的輔助。倘若沒有這些設(shè)備，那么信息化檔案管理根本無法實施，所有的工作都無法正常進行。對此，事業(yè)單位必須要加大信息化投資力度，適當(dāng)引進先進的高科技設(shè)備，盡可能的提高信息化水平。指派專門的采購人員去資質(zhì)高、信譽好的廠商選購設(shè)備，保證設(shè)備各種證書齊全，采購之前做好充分的準(zhǔn)備，根據(jù)實際選擇需要的型號，避免造成不必要的資源浪費。

3.4 保證信息系統(tǒng)的安全

隨著計算機的普及，信息化時代逐漸到來。近幾年來事業(yè)單位在各項工作上都運用了計算技術(shù)，隨著使用頻率的增高，人們逐漸開始越來越依賴計算機，在這種環(huán)境下，計算機網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生幾率越發(fā)增長。根據(jù)目前的情況看來，絕大多數(shù)的網(wǎng)絡(luò)安全事件主要是來源于人為的黑客攻擊，對此，事業(yè)單位必須要加大管理力度，增加軟件設(shè)施的使用功能，定期更新，時刻保持警惕性，做好信息數(shù)據(jù)的存儲和加密，具備良好的計算機安全意識。必須要將信息系統(tǒng)的安全作為首要任務(wù)，合理使用防火墻等加密技術(shù)，防止財務(wù)數(shù)據(jù)信息遭到不法分子的攻擊導(dǎo)致泄露或損壞。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我們也進入了一個新的時代——信息化時代。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用使得事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作變得更加簡單方便，有效提高了工作效率。但是不可避免的是由于計算機的使用特性，導(dǎo)致仍然存在一些問題，對此，事業(yè)單位必須要加大管理力度，適應(yīng)這種發(fā)展趨勢，跟上時代發(fā)展的腳步，根據(jù)實際需要更新信息設(shè)備，并不斷改革創(chuàng)新，為事業(yè)單位的進一步發(fā)展作出貢獻。

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