三年磨一劍
——杭州市余杭區(qū)國家級數字檔案館創(chuàng)建工作側記

高建華/杭州市余杭區(qū)檔案局（館）

2010年10月，杭州市余杭區(qū)“市民之家”正式啟用。當時，區(qū)領導要求區(qū)檔案館進駐，但區(qū)檔案館領導表示暫時做不到，因為區(qū)檔案館的數字化工作才剛起步。2014年初，區(qū)檔案局領導班子提出在既有基礎上整合資源、加大力度，“一年打基礎、兩年上臺階、三年見成效”，爭取在2016年底創(chuàng)建國家級數字檔案館。

“三年行動計劃”得到了區(qū)委、區(qū)政府的高度重視，工作初期，區(qū)檔案局得到了300萬元的財政專項資金撥款。之后，區(qū)檔案局成立了以主要領導任組長的國家級數字檔案館創(chuàng)建工作小組，下設系統(tǒng)建設組、資源建設組、綜合保障組，并明確了專職工作人員及其工作職責，確保創(chuàng)建工作有條不紊地進行。

工作人員調檔

謀定后動，數字檔案館建設穩(wěn)步推進

近兩年來，區(qū)檔案館從軟硬件兩方面著手，先后投入920萬元，開展館藏檔案數字化加工、電子文件中心建設、數字檔案館信息管理服務平臺建設等工作，最終建成了以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案館體系。

一是搭建基于局域網的數字檔案館信息管理服務平臺。建成數字檔案館2.0館藏資源信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠支持通過RFID（射頻識別技術）對館藏檔案資料實行檔案實體電子標簽化管理，同時對電子數據進行管理，具有檔案信息管理、RFID及二維碼制作、檔案庫房盤點、出入庫盤點、用戶管理、數據接收及備份、聲光電報警、檔案檢索、鑒定、利用、統(tǒng)計等功能，在使用的過程中既能保證檔案實體安全，也能準確地查詢檔案，大大提升了檔案查詢利用效率。

二是搭建基于政務網的虛擬檔案室系統(tǒng)。依據“數據物理集中、權限邏輯分離”思想，依托區(qū)電子政務網，區(qū)檔案館開發(fā)了主要面向區(qū)一級立檔單位使用的虛擬檔案室系統(tǒng)，實現了檔案全過程與規(guī)范化管理。通過該系統(tǒng)，政務平臺中產生的電子公文等數據直接推送至數字檔案管理系統(tǒng)中進行整理歸檔，實現文檔一體化，免除了紙質文件掃描與條目錄入中人力、物力的消耗，提高了歸檔效率。該系統(tǒng)還具備區(qū)檔案局（館）與各檔案室之間的業(yè)務交流、實時監(jiān)督、在線年檢等各項功能，有利于及時發(fā)現問題并實時整改，提升了全區(qū)檔案信息化管理水平。

三是確保系統(tǒng)安全和信息安全。一方面，為確保系統(tǒng)安全，將館藏檔案管理系統(tǒng)和全區(qū)數字檔案管理系統(tǒng)分別建立在局域網和政務網上，同時賦予用戶身份認證和權限管理等功能。采用通過國家鑒定的、能夠充分滿足安全和實用技術要求的安全設備，構建網絡防護體系，保障合法用戶能夠對電子檔案進行創(chuàng)建、歸檔和利用，避免非法用戶的訪問和拷貝。另一方面，為確保數據安全，建立電子檔案登記備份中心，對具有重要保存價值的電子文件和檔案，特別是涉及民生權益或公共利益的電子業(yè)務數據（庫）和檔案數字化成果進行在線、離線登記備份，并借助一定技術手段進行安全、規(guī)范管理，保證檔案備份數據的真實性、可靠性和安全性。另外，在杭州市檔案局的異地備份基地，每年至少完成一次全部電子數據的異地容災備份，實現電子文件與數字檔案證據價值的保全功能。

四是完善基礎設施建設。加強主機房建設和網絡平臺建設，實現局域網、政務網、因特網三網隔離，完善能夠滿足各項功能需要的數字檔案館設備設施。

五是加強檔案資源建設。區(qū)檔案館堅持“民生優(yōu)先”原則，不斷整合各類民生檔案資源，將婚姻登記、農村建房、土地承包、社會保障等具有查考價值的民生檔案提前接收進館，大力建設面向民生的多元化檔案資源體系。

六是加強項目監(jiān)理工作。項目監(jiān)理是確保數字化檔案信息質量的重要環(huán)節(jié)，區(qū)檔案館館藏檔案數字化項目分五期，三家中標公司齊頭并進推進工作。區(qū)檔案館還邀請專業(yè)公司對項目加工的實施流程、進度、安全保密、成果加工等進行全過程監(jiān)控，同時派出工作人員，對監(jiān)理工作以關鍵條目合格率100%、其他條目合格率99%、圖像合格率99%的高標準再次進行驗收。經過加工方、監(jiān)理方、業(yè)主方的層層質量把關，確保檔案信息錯誤率大大降低。截至2016年11月，區(qū)檔案館建成20萬卷（件）檔案目錄級數據庫，掛接全文達到88%。

七是完善接收、管理、保存和利用功能?，F已建成的區(qū)數字檔案館能滿足局域網、政務網、因特網等環(huán)境下的不同工作環(huán)節(jié)需求。在查檔利用環(huán)節(jié)，市民從查檔登記到目錄檢索、檔案調閱、憑證出具再到滿意度評價，整個過程僅需5分鐘左右。

攻堅克難，數字檔案館系統(tǒng)測試順利通過

在做好服務和保障G20杭州峰會的同時，國家級數字檔案館創(chuàng)建工作有條不紊地推進。為確保目標如期完成，區(qū)檔案局舉全局之力，奮戰(zhàn)三個月，順利通過了國家級數字檔案館測試。在此階段，系統(tǒng)建設組技術人員加班40多天，負責整理臺賬、網站改版、館藏系統(tǒng)信息遷移、數據導入等工作；資源建設組加班15天，負責重要民生檔案接收、檔案出入庫、貼電子標簽、檔案實體與加工信息一致性檢查和數字化加工質量檢驗等工作；綜合保障組加班8次，負責臺賬整理、宣傳片拍攝、匯報材料準備和其他加班人員后勤服務等工作。

工作人員接待群眾查檔

2016年12月12日至13日，國家檔案局技術部處長王大眾、浙江省檔案局（館）副局（館）長韓李敏等組成的測評專家組赴區(qū)檔案館進行測試。通過聽取工作匯報、審閱相關文檔、觀看系統(tǒng)演示、進行實地檢測，從檔案基礎設施建設、數字檔案系統(tǒng)功能、檔案資源建設、保障體系建設和服務績效五方面進行綜合評估，測評組成員一致認為區(qū)數字檔案館系統(tǒng)建設規(guī)范、技術選擇合理、整體水平先進，同意通過國家級數字檔案館測試。

三年來，余杭區(qū)檔案局（館）開展的區(qū)域內數字檔案館架構體建設研究與實踐取得了較好的預期成果。為進一步拓展區(qū)域數字檔案館架構體系的覆蓋范圍，下一步將重點推進數字檔案館（室）一體化建設，將盡可能多的檔案館館藏資源和鎮(zhèn)街部門檔案服務窗口納入建設體系之內，著力探索解決異構檔案數據整合和共享技術難題，積極建設“區(qū)檔案館——區(qū)級機關、鎮(zhèn)街綜合檔案室——村（社區(qū)）便民服務中心”三級虛擬檔案集中統(tǒng)一管理的檔案資源信息共享平臺，通過一張網、一套系統(tǒng)、一個窗口提供全面的檔案利用服務。

相信在不久的將來，市民可以在鎮(zhèn)街乃至村（社區(qū)）服務大廳通過遠程終端查閱利用檔案，盡享“百姓身邊的檔案館”的便利與高效。