淺析網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對企業(yè)財務(wù)管理的促進及風(fēng)險防范

賈菲

摘要：網(wǎng)上報銷系統(tǒng)通過在線單據(jù)填寫、業(yè)務(wù)審批、財務(wù)審核實現(xiàn)財務(wù)信息化、一體化，是e時代新財務(wù)手段。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)給財務(wù)管理帶來變革的同時，其自身的數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)風(fēng)險控制也面臨考驗。在新形勢下對企業(yè)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進行風(fēng)險防范十分必要。

文章首先簡要介紹了網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的概念，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)即通過程序協(xié)助企業(yè)完成報銷業(yè)務(wù)這項工作的軟件系統(tǒng)。

其次從現(xiàn)代社會互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進步，軟硬件成熟的條件；企業(yè)管理對信息的需要與渴求；以及現(xiàn)在手工報銷方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足現(xiàn)代財務(wù)管理的現(xiàn)狀等幾個方面說明，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)用對于大中型企業(yè)迫在眉睫，可以起到事半功倍的管理效果。

然后通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)簡易流程圖直觀分析了網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相比傳統(tǒng)手工報銷方式在企業(yè)內(nèi)控、財務(wù)管理、支付工續(xù)、后期查詢統(tǒng)計等方面的優(yōu)勢。

最后重點闡述在選擇網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、建設(shè)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)以及后期使用、維護系統(tǒng)時，各環(huán)節(jié)需要考慮的風(fēng)險及如何規(guī)避這些風(fēng)險。文章旨在使網(wǎng)上報銷系統(tǒng)在實際工作中真正做到科學(xué)合理、安全規(guī)范地運行，使財務(wù)管理能夠更好發(fā)揮推動企業(yè)高效運作的重要作用。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上報銷系統(tǒng)；風(fēng)險防范；預(yù)算控制；企業(yè)內(nèi)控

網(wǎng)報系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)的在線報銷系統(tǒng)。員工通過網(wǎng)報系統(tǒng)可以隨時登錄網(wǎng)址填寫報銷信息提交報銷申請，系統(tǒng)通過設(shè)定好的審批流按管轄權(quán)按金額等逐級報送，領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)報系統(tǒng)進行審批，最后到達財務(wù)部。財務(wù)部對原始憑證審核無誤后，通過網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付，最終自動生成會計憑證的管理軟件。簡單講就是企業(yè)利用計算機和通信技術(shù)，對財務(wù)報銷工作進行集成和提升所形成的信息化管理平臺。

一、大環(huán)境下的財務(wù)報銷

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面普及，各種系統(tǒng)管理軟件日趨完善，同時兼具靈活性與可擴展性，完全可以適應(yīng)任何企業(yè)的報銷流程與內(nèi)控設(shè)計，實現(xiàn)不同企業(yè)的個性化需求。現(xiàn)在的技術(shù)環(huán)境已經(jīng)給企業(yè)使用網(wǎng)報系統(tǒng)提供了成熟完善的軟硬件條件。

現(xiàn)代企業(yè)向著智能型管理方式轉(zhuǎn)變，費用合理化、管理規(guī)范化、預(yù)算制定的精準(zhǔn)、執(zhí)行程度的把控、內(nèi)部控制的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、管理會計的數(shù)據(jù)支持等等都需要以信息為支撐。這就對信息的真實準(zhǔn)確、及時有效和保密性都有很高的要求。現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都制定了相應(yīng)的管理辦法與流程，但在管理制度執(zhí)行與貫徹過程中，經(jīng)常無法實現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)。原有的經(jīng)驗式、手工式的管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需求。

財務(wù)工作也向著支持型和管理型轉(zhuǎn)變，進一步加強財務(wù)管理，完善管理制度，切實有效地執(zhí)行公司財務(wù)預(yù)算，降低成本，提高經(jīng)濟效益。現(xiàn)在絕大多數(shù)企業(yè)都實現(xiàn)了會計核算的電算化，但功能往往局限于制作會計憑證，自動生成報表這條主線。在現(xiàn)實財務(wù)工作中仍有許多像報銷這項工作一樣，雖不算高精尖工作，但業(yè)務(wù)量大，后續(xù)支付、填制憑證中存在重復(fù)勞動的工作內(nèi)容，而且直接與現(xiàn)金存款掛勾對準(zhǔn)確性及時性要求相對較高的工作。很大一部分財務(wù)工作者將大量的時間和精力用于這種重復(fù)的業(yè)務(wù)工作中，無法實現(xiàn)向“戰(zhàn)略財務(wù)”的轉(zhuǎn)型。因此急需充分利用各種管理軟件將財務(wù)人員從原始的工作方式中解脫出來，實現(xiàn)財務(wù)工作走上信息化、高效率的現(xiàn)代化運行方式。

二、網(wǎng)報系統(tǒng)的功能優(yōu)勢

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)起著信息收集平臺的作用，將報銷工作內(nèi)容模塊化，用計算機程序來實現(xiàn)“一條龍”式的處理方式，所有的費用支出都可以通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)規(guī)范、完成數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)集成，其核心是輔助實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制。

（一）業(yè)務(wù)規(guī)范，信息傳遞流暢

報銷單定義規(guī)范。填寫的信息有容錯控制，單據(jù)格式統(tǒng)一，防止報銷單據(jù)“一人一樣”。費用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，系統(tǒng)定義各費用標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)準(zhǔn)金額系統(tǒng)自動提示，防止超標(biāo)費用報銷。差旅補貼標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，系統(tǒng)定義補貼標(biāo)準(zhǔn)，防止標(biāo)準(zhǔn)不一。

網(wǎng)報業(yè)務(wù)信息內(nèi)容完整減少或杜絕了人為出錯，信息收發(fā)及時便捷，減少實物傳遞，并且保密性強。

（二）管控嚴(yán)格，層次清晰

預(yù)算實時監(jiān)控、強化財務(wù)管理。網(wǎng)報系統(tǒng)可以實現(xiàn)預(yù)算全過程控制，預(yù)算執(zhí)行、費用明細(xì)都可以實時查閱，分部門、時間、費用項目、人員，追查到具體憑證。隨時掌握預(yù)算執(zhí)行情況并做出及時調(diào)整，隨時掌握現(xiàn)金流滿足財務(wù)的精細(xì)化管理需求。

審批流程清晰，內(nèi)控規(guī)范。系統(tǒng)定義內(nèi)控流程，內(nèi)控固化，多級領(lǐng)導(dǎo)審核、多級金額審核、重點項目管理層層審核，防止越級越權(quán)審批。

（三）簡化工序，高效透明

第一，員工操作時間靈活，財務(wù)工作集中。該系統(tǒng)實現(xiàn)報銷全過程上網(wǎng)，員工可以自由安排時間使用該系統(tǒng)填報單據(jù)，隨時掌握報銷單的進度，做到流程透明化。領(lǐng)導(dǎo)隨時審批，方便靈活。財務(wù)按統(tǒng)一時間集中審核集中支付，縮短時間減少錯誤。第二，員工填制報銷單時，其基礎(chǔ)信息都是自動獲取，無需重復(fù)錄入。報銷單金額自動累加，減少出錯率。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)固化會計科目，自動制證降低工作強度，也使費用項目應(yīng)用規(guī)范一致。第三，網(wǎng)報系統(tǒng)減少人為干預(yù)，網(wǎng)上批量支付多級復(fù)核，快捷高效，支付更便捷。

三、實施網(wǎng)報系統(tǒng)的風(fēng)險管控

網(wǎng)報系統(tǒng)的優(yōu)點很多，但軟件永遠(yuǎn)不能解決所有的問題，還需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫葋韽浹a軟件系統(tǒng)可能帶來的各種風(fēng)險，將風(fēng)險降到可承受范圍內(nèi)。

（一）風(fēng)險管控思路

1. 以企業(yè)管理信息系統(tǒng)整體布局為前提考慮網(wǎng)報系統(tǒng)的功能定位

任何軟件在設(shè)計與應(yīng)用時都應(yīng)當(dāng)考慮與其他管理軟件的協(xié)調(diào)與相互數(shù)據(jù)支持，規(guī)避成為信息孤島的風(fēng)險。首先要從企業(yè)整體考慮，對管理系統(tǒng)整體布局的規(guī)劃，需要解決哪幾個方面問題實現(xiàn)哪種功能；然后將實現(xiàn)同一功能集合匯總將其模塊化，以便于與其他功能的模塊和整體管理軟件進行銜接。

網(wǎng)報系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)財務(wù)管理下的一個組成部分，主要解決企業(yè)各類費用的填報、審批、預(yù)算分配監(jiān)管等功能，并配合銀行支付軟件及制證軟件完成便捷支付和自動制證功能。

規(guī)模越大的管理信息系統(tǒng)越需要長時間來完成設(shè)計，而整體布局的前瞻性嚴(yán)重影響最終管理信息系統(tǒng)的實用性。這就需要在項目實施前要進行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)論證，降低或避免創(chuàng)新不足和資源浪費的風(fēng)險。

2. 根據(jù)企業(yè)自身特點決定開發(fā)方式

整體布局設(shè)計完成后還要考慮具體的開發(fā)方式，降低資源浪費、成本過高等風(fēng)險。系統(tǒng)開發(fā)的效率、質(zhì)量、成本等很大程度取決于系統(tǒng)開發(fā)的方式。主要的開發(fā)方式有：自行開發(fā)、委托開發(fā)、外購軟件等。每種開發(fā)方式都各有利弊，在選擇方式時要著重考慮人力、財力和時間的投入。

如果采取自行開發(fā)方式，要使網(wǎng)報軟件能夠達到預(yù)期使用效果至少要配備相應(yīng)數(shù)量的技術(shù)開發(fā)人員，而一般企業(yè)的自主研發(fā)能力都很欠缺，需要特意從人才市場上招聘人員，并且開發(fā)人員技術(shù)水平也很難準(zhǔn)確掌握。采取這種方式設(shè)計的軟件能夠完全適合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點而且后期維護者就是軟件設(shè)計者對軟件十分了解，維護方便快捷靈活，維護成本相對較低。但設(shè)計周期長必須要考慮推遲實現(xiàn)軟件使用的損失；軟件的設(shè)計水平完全取決于工程師的技術(shù)水平不確定性大并且要考慮后續(xù)修改完善的成本。

外購軟件選擇的范圍相對較大，而且市場上已經(jīng)有很多相對成熟的網(wǎng)報系統(tǒng)軟件，可以了解各軟件的優(yōu)缺點做到貨比三家。在網(wǎng)報系統(tǒng)的開發(fā)方式來講采取外購方式應(yīng)該更能夠體現(xiàn)成本效益原則。

3. 外購網(wǎng)報系統(tǒng)需要考慮的方面

外購網(wǎng)報系統(tǒng)的選擇至關(guān)重要，首先要考慮系統(tǒng)的軟硬件兩方面的兼容性。軟件方面因為軟件的使用絕不是孤立的，在考慮與其他管理軟件之間能否很好的數(shù)據(jù)溝通；硬件方面要考慮什么樣的硬件條件才能夠較好的運行該網(wǎng)報系統(tǒng)。其次是考慮選購的網(wǎng)報系統(tǒng)軟件的靈活性和可擴展性，包括單據(jù)設(shè)計是否靈活、審批流設(shè)置是否流暢等都影響該軟件能否適應(yīng)本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點。最后是后續(xù)的運行維護成本和及時性，任何軟件都有可能存在故障隱患，企業(yè)的部門與人員調(diào)整等也會影響到軟件的運行，后續(xù)維護費用和及時響應(yīng)性也是需要認(rèn)真考慮的。

（二）系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計與實施環(huán)節(jié)的風(fēng)險管控

選擇外購軟件在設(shè)計開發(fā)環(huán)節(jié)比自行開發(fā)要相對簡單，但也有很多需要重視的環(huán)節(jié)。首先是否符合內(nèi)部控制要求，其次是否授權(quán)管理得當(dāng)，是否充分利用該信息技術(shù)實施了有效控制等。應(yīng)當(dāng)盡量做到減少或消除人為因素帶來的缺陷，把制度與制衡的因素嵌入到流程設(shè)置之中。

在開發(fā)實施環(huán)節(jié)還要考慮以下幾個方面。數(shù)據(jù)可靠性，保證數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)傳輸不出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失遺漏，信息傳遞準(zhǔn)確；后期可調(diào)整性，保證軟件在未來幾年內(nèi)因企業(yè)人員變動部門結(jié)構(gòu)調(diào)整等能實現(xiàn)系統(tǒng)運行流暢；界面友好易用性，操作界面風(fēng)格統(tǒng)一，處理流程簡單，提示通知及時準(zhǔn)確；安全性，在軟件內(nèi)、系統(tǒng)內(nèi)、企業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)均有較高的安全保密性；數(shù)據(jù)共享與權(quán)限，在一定條件和范圍內(nèi)，各部門均可按自己的職責(zé)權(quán)限查閱各種信息。

在進行二次軟件開發(fā)過程中，要加強信息系統(tǒng)開發(fā)的全過程跟蹤管理，要做到專人溝通，專人跟進，確保按時保質(zhì)完成。二次開發(fā)溝通的越細(xì)致在后續(xù)運行使用中更合理更順暢，必要時可以二次開發(fā)人員與財務(wù)相關(guān)崗位工作人員專題溝通討論。

信息開發(fā)完成后要注重信息系統(tǒng)的驗收及后續(xù)培訓(xùn)工作。必要時應(yīng)當(dāng)組織有相關(guān)專業(yè)技術(shù)能力的個人或機構(gòu)獨立的對開發(fā)完成的網(wǎng)報系統(tǒng)進行驗收測試。因為公司內(nèi)每位員工都需要該軟件進行報銷工作，要組織全體員工進行軟件使用培訓(xùn)，不僅要做到會用會看，而且要做到利用網(wǎng)報軟件更好的服務(wù)工作，尤其是部門管理者及企業(yè)管理者，要學(xué)會如何應(yīng)用網(wǎng)報系統(tǒng)實時查詢了解費用情況及預(yù)算執(zhí)行情況等管理方面的內(nèi)容。

（三）系統(tǒng)運行應(yīng)用環(huán)節(jié)的風(fēng)險管控

用戶名和密碼是登錄網(wǎng)報系統(tǒng)的唯一身份認(rèn)證，不同權(quán)限的人員也是通過用戶名及密碼查閱自己權(quán)限范圍內(nèi)的信息。從企業(yè)層次及員工層次都要加強對自身密碼的嚴(yán)格保護，不能隨意泄漏，如因個人泄漏密碼造成他人違規(guī)操作給企業(yè)或個人造成損失的要追究泄漏人的責(zé)任。

網(wǎng)報系統(tǒng)要與資金支付系統(tǒng)、制證系統(tǒng)無縫連接，形成管理閉環(huán)。報銷支付環(huán)節(jié)及制證環(huán)節(jié)都要求網(wǎng)報系統(tǒng)與其對應(yīng)的支付系統(tǒng)及制證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以互相核對，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性。

（四）系統(tǒng)維護環(huán)節(jié)的風(fēng)險管控

系統(tǒng)運行維護和安全措施不到位，可能導(dǎo)致信息泄漏或毀損，系統(tǒng)無法正常運行。網(wǎng)報系統(tǒng)軟件往往存儲于企業(yè)服務(wù)器中，使用者只是遠(yuǎn)程調(diào)用服務(wù)器程序。服務(wù)器的用戶名和登錄密碼應(yīng)該是企業(yè)的計算機硬件管理部門知曉，而網(wǎng)報系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員只知曉網(wǎng)報系統(tǒng)的用戶名與密碼及修改方式。在需要對網(wǎng)報系統(tǒng)變更或修改時，需要兩方人員同時在場才能實現(xiàn)，任意一方人員單獨都無法對網(wǎng)報系統(tǒng)軟件進行刪除、修改、升級及配置系統(tǒng)環(huán)境。

注重關(guān)鍵設(shè)備的日常維護與檢查。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得接觸關(guān)鍵信息設(shè)備。加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份制度。使用正版殺毒軟件定期對服務(wù)器的軟硬件安全進行檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或泄漏。在現(xiàn)實工作時經(jīng)常會聽到“這些信息都上網(wǎng)了沒有了紙質(zhì)的東西不踏實，萬一數(shù)據(jù)偷失怎么辦”。網(wǎng)報系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)員工的承受能力逐步減少紙質(zhì)憑證。努力做好數(shù)據(jù)備份和定期檢查制度，一般系統(tǒng)都會有自動備份功能，但具體工作時不能一切靠機器，要設(shè)專人定期檢查自動備份功能是否運轉(zhuǎn)正常，將備份的數(shù)據(jù)刻制光盤或移動硬盤等方法多方式備份，并嚴(yán)格按規(guī)定做好光盤及移動硬盤的保管保存工作。

四、結(jié)語

任何信息系統(tǒng)的添置都需要成本，不僅是軟件程序設(shè)計實施需要成本，而且在程序設(shè)計完成后還需要特意花時間和人力對程序進行運行測試，以保證程序在正式使用時能夠流暢準(zhǔn)確的運轉(zhuǎn)，后續(xù)還會產(chǎn)生相關(guān)維護費用等。

推行網(wǎng)報系統(tǒng)經(jīng)常會遇到一些阻力，這些阻力很大程度并不是軟硬件的限制，往往是思想觀念上的障礙，人們經(jīng)常只愿按部就班的延續(xù)老方式老方法做事情?，F(xiàn)代企業(yè)管理要扭轉(zhuǎn)企業(yè)管理者的思想態(tài)度，盡快推動思維上的轉(zhuǎn)變，正確認(rèn)識現(xiàn)代科技帶來的便利。

在現(xiàn)代技術(shù)領(lǐng)域中已經(jīng)有很多先進的技術(shù)方法，管理信息系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)已經(jīng)廣泛的對企業(yè)的經(jīng)營管理決策提供數(shù)據(jù)支持。在現(xiàn)代企業(yè)管理中應(yīng)該更多的發(fā)現(xiàn)和使用新技術(shù)方法，利用這些技術(shù)方法更多、更快、更詳細(xì)的為企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)制定、企業(yè)經(jīng)營決策、日常管理提供指引。以豐富、準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，為企業(yè)財務(wù)決策與分析提供數(shù)據(jù)來源、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析，提高管理水平，推進管理現(xiàn)代化。將財務(wù)工作從主要側(cè)重于記賬類會計，對已發(fā)生的經(jīng)濟事項進行記錄的傳統(tǒng)會計逐步向管理會計發(fā)展。利用有關(guān)信息參與內(nèi)部經(jīng)營管理，使企業(yè)內(nèi)部管理更加精細(xì)，加強內(nèi)部預(yù)算，加強管理方面的作用，有利于推動企業(yè)管理目標(biāo)的實現(xiàn)，做到“上醫(yī)治未病”。

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（作者單位：中國建筑工業(yè)出版社）