互聯(lián)網+模式下會計檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

董麗彬

摘 要：隨著中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法的出臺，在互聯(lián)網+模式下，探討如何規(guī)范高校電子會計檔案管理、提高電子會計檔案的現(xiàn)代化管理水平、確保電子會計檔案的真實安全、形成低碳節(jié)能的電子會計檔案發(fā)展模式。

關鍵詞：互聯(lián)網+；會計檔案；管理；創(chuàng)新發(fā)展

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）05-0022-01

2015年12月11日出臺的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱管理辦法）第三條提出，會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案；國務院發(fā)布《關于加快構建大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新支撐平臺的指導意見》提出，要加快推廣使用電子發(fā)票，并允許將電子發(fā)票作為報銷憑證。

1 互聯(lián)網+模式下實行電子會計檔案的必要性

傳統(tǒng)會計檔案采用紙質歸檔，人們認可看得見摸得著的紙質檔案，但紙質檔案存儲占據大量空間，查找也不方便，審查時經?；ㄙM大量時間復印上千頁的材料才能完成審查。在互聯(lián)網+時代，會計檔案應適應信息化發(fā)展需要，采用電子發(fā)票實行電子檔案歸檔。

2014年國家為推進電子商務示范工程，在中國電信等3家企業(yè)開展電子會計檔案和電子發(fā)票的試點，這些企業(yè)集團采用ERP系統(tǒng)記賬，產生大量的電子檔案，由于財務集中到省市級部門，企業(yè)遇到兩方面問題：一是分公司紙質會計檔案大量聚集到財務共享中心，原預計使用兩年的庫房三個月就裝滿了；二是數(shù)量巨大的電子會計憑證需要打印、整理，需要耗費大量成本?？梢婋p套式歸檔造成資源浪費。

《管理辦法》第八條規(guī)定：單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案；第九條：單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

高校是信息化程度較高的部門，應嚴格遵照《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，財務部門要積極促進電子會計檔案的歸檔，從根源上解決電子會計檔案的形成、歸檔。

2 日本高校網上報銷程序

因出差報銷人員：（1）先登錄學校局域網的出差系統(tǒng)，錄入個人信息，確定審批人；（2）填寫出差申請，按照系統(tǒng)提示填寫國內出差、國外出差，在“向審批人傳達信息”欄中錄入需要說明的其他事項，有同行人的需錄入“同時申請者”一欄，出差人與同行人均需在網上錄入信息，分別審批，待審批人同意后，出差人錄入出差時間、出差省市及單位、出差內容，出差申請完成；（3）購買車票、預訂賓館，通過局域網系統(tǒng)購票及預訂賓館，超標準部分應點擊“差額自己負擔”，局域網系統(tǒng)中顯示的所有公司均是學校通過招標引進并簽訂合同的公司；（4）出差回來后，在規(guī)定時間內錄入信息進行結算，點擊結算處理中的“國內出差”或“國外出差”，在出差結算申請信息一覽表頁面選擇要結算的業(yè)務，進入 “出差補助計算”一欄，上面顯示出差人申請時填寫的各項信息，如果有追加內容可以補充錄入相關信息；上傳出差工作報告及邀請函至“材料添附”；點擊“補助區(qū)分”，在下拉表中顯示補助、餐費字樣，按照系統(tǒng)提示錄入相應信息；如果使用私家車要錄入行駛里程數(shù)；在“實際費用”一欄通過“JTB時刻表”字段查找出出差人乘坐車次、入住賓館信息及電子發(fā)票，再錄入出差地發(fā)生的車費；經審批人審核通過后，系統(tǒng)自動計算出這筆差旅費的總和，出差人確認后，打印結算書；如果有每筆2000日元以上的支出，應提供原始發(fā)票，系統(tǒng)提示打印相關的原始發(fā)票粘貼單，并將原始發(fā)票貼在此粘貼單上；報銷人將打印好的結算書和貼好的原始發(fā)票投遞到財務部門。

每筆業(yè)務都需要審批人兩次審批，先是申請審批，有通過、保留、重做三個選項，結算審批有通過、不通過兩項，審批人根據實際情況進行審批，只有最后通過的審批，系統(tǒng)才能結算。審批工作不再受時間、地點的限制。

在整個報銷流程中智能取代人工，財務部門的工作從臺前轉移到幕后，財務人員集中精力辦理業(yè)務，減免差錯的發(fā)生；為報銷人節(jié)省找審批人審批的時間及排隊等候報銷的時間；解決了審批人必須固定地點固定時間辦公的問題。信息資源校內及合作單位共享，電子發(fā)票，節(jié)約資源。

3 電子會計檔案的發(fā)展

日本高校網上報銷流程將報賬由事后審批變?yōu)槭虑皩徟鞔_審批人責任，原始票據粘貼單需要時打印，節(jié)省財務管理成本，電子憑證、電子發(fā)票在各合作單位之間傳遞報賬存檔，提高工作效率，節(jié)省庫房空間，采用直接轉賬的形式付款，減輕財務人員工作負擔。

全國各單位應全面實行規(guī)范的電子會計檔案管理，實現(xiàn)電子會計檔案的對接。審計署2010年制定《財經信息技術會計核算軟件數(shù)據接口 第一部分：企業(yè)》（GB/T 24589.1——2010），對企業(yè)會計軟件提供的、國家審計部門需要的電子數(shù)據進行規(guī)范，審計署認可了電子會計檔案的有效性。

檔案部門力求存檔電子化，推動電子發(fā)票的接收存檔，促進電子商務管理平臺的利用，創(chuàng)新電子檔案制度建設。

參考文獻

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