新形勢下高校學生檔案管理的對策研究

李麗華

【摘要】 高校學生檔案管理工作關系到高校的人才培養(yǎng)和大學生綜合素質的提高，有著十分重要的地位和作用。要發(fā)揮學生檔案管理在促進人才培養(yǎng)、社會服務和高校發(fā)展中的積極作用，就必須針對高校學生檔案管理的現(xiàn)狀和弊端，創(chuàng)新學生檔案管理工作。

【關鍵詞】 高校 學生檔案 管理 現(xiàn)狀 對策

【中圖分類號】 G47 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1006-5962（2013）02（b）-0012-01

1 高校學生檔案管理工作存在的問題

1.1 學生檔案歸檔內容程式化，不符合時代發(fā)展需求

改革開放以來，計算機網(wǎng)絡技術和信息技術都獲得了前所未有的進步。傳統(tǒng)的高校學生檔案管理體制已經(jīng)遠遠不能滿足時代發(fā)展的需要，給當代大學生的檔案管理工作帶來了諸多不便。第一，傳統(tǒng)的檔案制定的內容已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需求，記錄的信息大多屬于無用信息，檔案管理人員做的工作大多無實際意義。不僅如此，用人單位和對大學生有用的信息往往沒有涉及，這些信息有大學生的學籍信息、錄取信息和黨團材料等。當大學生畢業(yè)工作以后，用人單位往往會在學校調集學生的個人成長檔案，他們關注的主要信息是學生的成績和綜合素質等。然而，高校提供的材料往往過于形式化、術語化沒有實際的意義，對于用人單位錄用人才也缺少參考價值，這就導致大學生的檔案失去了預期的價值，缺少現(xiàn)實意義。

1.2 管理手段落后， 效率低下

目前，還有很多高校的學生檔案是一種手工輸入的方式，缺乏對學生信息統(tǒng)計的具體系統(tǒng)軟件。然而，由于大學是一個學生更新速度非?？斓膱鏊藛T的變動還具有典型的周期性。傳統(tǒng)的手工輸入的方式已經(jīng)無法滿足學校發(fā)展的需要，浪費了大量的人力和物力。有時候還會因為高校檔案管理人員的疏忽導致學生的信息出錯，引起不必要的麻煩。此外，在對學生的個人信息進行查詢時，需要一頁頁的翻閱，無法快速、有效、準確的獲取，嚴重的影響了工作效率。為了適用時代的發(fā)展，必須采取必要的措施改善當前高校檔案管理面臨的難題。

1.3 檔案管理脫離學生管理與學生本人情況，管理工作脫離實際，不能充分發(fā)揮檔案的功能

一般而言，學生的成長檔案具有兩個非常關鍵的作用。其一，當學生在學校的時候，學生的檔案是學生成長和在學校表現(xiàn)的真實寫照。通過學生的檔案可以全面而真實的了解到每一位學生的個人信息，這也是老師和輔導員了解學生的主要渠道。此外，學生的成長檔案對學生就業(yè)也具有重要的參考價值。用人單位可以通過學生的檔案信息了解學生在校的表現(xiàn)（獎懲情況），各門學科的課程考試成績，一些等級證書（如：全國大學英語四六級考試、英語應用能力考試、計算機等級考試、普通話水平測試等）的考試成績，個人特長和能力等，幫助用人單位正確的選取所需要的人才。當學生準備到行政機關或者繼續(xù)深造時，學生的表現(xiàn)也是考核的一個重要的指標。眾所周知，學生要想進入政府機關一個重要的環(huán)節(jié)就是政審，只有政審合格后才能被錄用。但是，通過對當前高校的檔案工作研究發(fā)現(xiàn)，學生的檔案信息過于形式化、術語化、統(tǒng)一化，體現(xiàn)不了學生的特色與個性。此外，檔案的移交工作做得相當欠缺，有些部門將重要的檔案放在自己的辦公室，根本不交給檔案館保管，有些高校還存在遺失學生檔案的情況，沒有真正的做好學生的檔案管理工作。

2 改進高校學生檔案管理工作的對策

2.1 鼓勵建設開發(fā)，豐富檔案內容

要做好高校檔案的管理工作，應當賦予高校一定的自由權利，支持高校正確的定位，立足于自己的特色，根據(jù)社會的需要以及時代的發(fā)展，在建設學校的特色專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)人才的同時，還要做好學生的檔案管理工作，在學生檔案管理工作上一方面應當遵守相應的法律法規(guī)，另一方面還要深入的探索，打造一個真實、全面、個性的檔案信息。

2.2 應用現(xiàn)代科技，拓展檔案服務

由于我國教育體制不斷的發(fā)展、完善，時代的發(fā)展對于學生的素質與能力的要求也發(fā)生了一系列的變化，傳統(tǒng)的手寫紙質檔案已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需要，計算機網(wǎng)絡技術的普及對電子檔案的需求也越來越迫切。高校招生和用人單位對學生電子檔案的需求也直接促進電子檔案的發(fā)展。此外，計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，信息技術的提高，各種掃描工具的進步，使得電子檔案的建立也越來越現(xiàn)實，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的不斷改革進步，各種服務網(wǎng)站的兼容都為學生電子檔案的建立提供了可能。同時，電子檔案的建立將大大的減輕檔案登記和管理的負擔，提高員工的工作效率和學生檔案信息的利用效率。

2.3 大力開展學生檔案的開發(fā)利用工作

之所以要進行學生檔案信息的開發(fā)，是因為建立學生電子檔案的需要。同時，這也是高校學生檔案管理人員義不容辭的責任。為了降低學生電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)難度，高校檔案管理人員可以采取化整為零的方式，根據(jù)學生的零散信息進行歸類，然后分類存儲管理。這種分類的管理方式，一方面大大的提高了電子檔案建立的效率，另一方面也方便了學生以及其他相關人員對學生檔案的查詢與導出。研究表明，一個完善的學生檔案管理能夠為學校開展教學活動、培養(yǎng)學生提供重要的參考和輔助作用。由于學生的檔案一般涉及到學生在大學里的表現(xiàn)，這種表現(xiàn)是一種綜合性的表現(xiàn)，不僅僅涉及到學生的文化成績，還包含了學生的個人成長和能力，參加的比賽和榮譽，以及受到的獎懲等相關信息。檔案管理人員應當深入學生的日常生活，了解學生的動態(tài)信息。學生的檔案信息還具有重要的作用。例如，將學生的獎懲情況反饋給班主任，有利于班主任合理的利用人才，做好班級的管理工作；將學生的成績反饋給任課老師，有利于老師了解學生的基礎，以便更加具有針對性的開展教學工作，提高教學的實際效果。此外，將學生的獎懲情況反饋給輔導員，還有助于其做好年終的學生考核工作，提高工作的效率，不僅如此，還保證了考核工作的公平性。當然，學生檔案的建立還可以反映出學生的思想道德素質，充分的發(fā)揮榜樣的力量帶動學生的整體進步。比如，高校檔案管理人員可以將獲得國家勵志獎學金、省市級獎項的同學事跡進行廣泛宣傳，讓更多的學生學習他們的事跡，促進學生整體素質的提高。

參考文獻

[1] 丘如華.強化高校學生檔案管理的思考[J].廣西社會科學，2009（08）.

[2] 趙滟.大學生檔案意識現(xiàn)狀分析及其對策研究[J].云南檔案，2008（03）.