淺談事業(yè)單位的電子檔案管理

摘 要：隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案管理的優(yōu)勢逐步顯現(xiàn)，但是目前事業(yè)單位的電子檔案管理還處于初級階段，電子檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不夠強(qiáng)，規(guī)章制度不夠健全，安全性有待進(jìn)一步提高。本文分析了電子檔案管理的優(yōu)勢、不足以及對策，以推動電子檔案制度化、規(guī)范化進(jìn)程，推廣使用電子檔案管理，提高檔案資料的利用價值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；對策

方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在事業(yè)單位的檔案管理工作中逐步推廣應(yīng)用。但是，目前事業(yè)單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態(tài)，缺少制度規(guī)范，存在一些不足。本文從電子檔案的優(yōu)勢、不足、對策三個方面進(jìn)行了闡述，以加快事業(yè)單位電子檔案管理制度化、規(guī)范化進(jìn)程。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.電子檔案能有效降低辦公成本

傳統(tǒng)的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個環(huán)節(jié)的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項(xiàng)工作都需要手動完成，需要大量時間。而使用電子檔案，只需要一臺計算機(jī)、一個網(wǎng)絡(luò)管理平臺和熟悉計算機(jī)操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺就可以快速完成，實(shí)現(xiàn)無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。

2.電子檔案管理能進(jìn)一步提高工作效率

電子建檔與傳統(tǒng)的手動建檔相比，用計算機(jī)工作代替了人力勞動，直接減少了檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，能節(jié)省大量時間。電子檔案管理，把傳統(tǒng)的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補(bǔ)充的遺漏的檔案，或者刪除重復(fù)的檔案時，傳統(tǒng)的立卷方法只能一個一個查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。

3.電子檔案保密程度更高

傳統(tǒng)的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內(nèi)容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會看到，大大提高了保密程度。

4.電子檔案更有利于發(fā)揮檔案資料的價值

傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個查找，費(fèi)時費(fèi)力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時，更需要時間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時受檔案管理人員立卷習(xí)慣等因素的影響，傳統(tǒng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習(xí)慣從網(wǎng)絡(luò)上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時間，提高了檔案利用率。

二、電子檔案管理中遇到的問題

1.安全性問題

計算機(jī)給人們帶來方便、快捷的同時，其安全性不容忽視。機(jī)房、計算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識不強(qiáng)，對移動硬盤、U盤、光盤等存儲設(shè)備重視程度不夠，都會直接影響電子檔案的安全。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。

2.檔案管理人員認(rèn)識問題

目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質(zhì)立卷的傳統(tǒng)模式中解脫出來，只是安于現(xiàn)狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創(chuàng)新，導(dǎo)致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)不足，特別是仍在使用紙質(zhì)檔案的事業(yè)單位，檔案管理人員的時間、精力都用在手動建檔上，研究檔案管理發(fā)展、開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)的投入嚴(yán)重不足。

3.電子檔案管理制度不健全

目前，已經(jīng)使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)都缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔時間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級、技術(shù)指導(dǎo)、存儲格式、密碼設(shè)置、監(jiān)控系統(tǒng)等都缺少制度規(guī)范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態(tài)。

三、電子檔案管理的對策及建議

1.完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施，確保電子檔案安全

高質(zhì)量的硬件設(shè)備、穩(wěn)定安全的軟件和系統(tǒng)、相對獨(dú)立的電子檔案管理區(qū)域，是電子檔案能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)對計算機(jī)儲存設(shè)備的安全保護(hù)，實(shí)行專機(jī)專人用，對計算機(jī)的軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行定期的更新和維護(hù)，以保障計算機(jī)設(shè)備的正常運(yùn)行。設(shè)置專門的電子檔案管理工作區(qū)域，安裝電子監(jiān)控、防盜門窗等設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備安全。

2.培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員

各事業(yè)單位抽調(diào)綜合素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、勇于創(chuàng)新、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員，作為重點(diǎn)培養(yǎng)對象，通過自學(xué)、集體培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)分享等形式，對電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術(shù)、業(yè)務(wù)知識等進(jìn)行全面的學(xué)習(xí)，通過分析貼近工作實(shí)際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實(shí)感受到電子檔案的優(yōu)勢，真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和業(yè)務(wù)能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理，必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結(jié)合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求，立足工作實(shí)際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)崗位職責(zé)、硬件設(shè)備、軟件升級、人員培訓(xùn)、保密協(xié)議等各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化，確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。

結(jié)語：電子檔案管理的優(yōu)勢明顯，也順應(yīng)了時代發(fā)展的需要。但是目前事業(yè)單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調(diào)研，積極探索，提高業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)操作技能，還需逐步完善軟硬件設(shè)施設(shè)備，建立健全規(guī)章制度，推動事業(yè)單位電子檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料的利用價值。

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[2]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風(fēng)險及防范措施，商情，2013年第24期

作者簡介：

張永倩（1984.3～ ），女，漢族，山東省濟(jì)南市章丘市人，2007年畢業(yè)于泰山學(xué)院漢語言文學(xué)專業(yè)，現(xiàn)供職于章丘市政府信息中心，初級職稱，學(xué)士學(xué)位。