淺談企業(yè)基建檔案的收集與整理

李黎

摘要：企業(yè)基建檔案是企業(yè)基建工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)與現(xiàn)場(chǎng)施工、竣工與驗(yàn)收等一系列工作的重要?dú)v史記錄，同樣也是該項(xiàng)目建成投產(chǎn)后維修、管理及改擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)。為此，做好基建檔案的收集與整理就成為企業(yè)檔案管理者的重要工作內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：基建檔案；整理；收集；資料

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，基建工程項(xiàng)目的建設(shè)也得到了迅猛發(fā)展。作為工程建設(shè)項(xiàng)目中最為重要的工程質(zhì)量控制，其檔案的管理也有著舉足輕重的地位。它不僅能從靜態(tài)上反映出工程建設(shè)的全貌，也能從動(dòng)態(tài)上反映該項(xiàng)目的變化與發(fā)展。要想讓基建項(xiàng)目檔案發(fā)揮真正的作用，就必須確保其基建檔案的真實(shí)性和完整性。

一、強(qiáng)化人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和制度的健全

觀念作為行為先導(dǎo)，在很大程度上決定了行為實(shí)行成效，故在企業(yè)基建檔案收集整理工作中，必須對(duì)老舊觀念進(jìn)行改革創(chuàng)新，強(qiáng)化對(duì)基建檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，積極同企業(yè)各部門和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)緊密聯(lián)系，加強(qiáng)人與人、部門與部門間的配合，提高大家對(duì)檔案管理的重視程度，借對(duì)檔案有效利用事件的宣傳來調(diào)動(dòng)企業(yè)檔案管理人員的工作責(zé)任感與積極性，使之肯定檔案收集整理工作的重要性。

企業(yè)還需進(jìn)一步完善其關(guān)于基建檔案管理機(jī)制，結(jié)合本基建工程的特點(diǎn)和檔案管理規(guī)則，要求各部門在施工前統(tǒng)一一套穩(wěn)定的檔案管理機(jī)制與實(shí)施細(xì)則。與此同時(shí)，還應(yīng)配備專門的檔案管理人員，逐步健全基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。建立科學(xué)的工作程序，完善相關(guān)制度，嚴(yán)格按照歸檔要求進(jìn)行歸檔，堅(jiān)決做到檔案經(jīng)審核不合格不接受，圖紙資料不健全不歸檔。還要將相關(guān)基建檔案資料收集、整理及歸檔工作在合同中明確體現(xiàn)，以發(fā)揮合同本身的法律效應(yīng)和約束效果。

二、基建檔案的收集工作

檔案工作者在收集基建檔案工作中，首先要了解本項(xiàng)目工程的基本概況，如條件允許，在收集檔案前盡量參加工程在各環(huán)節(jié)中召開的工程會(huì)議，掌握工程進(jìn)度。

檔案人員還應(yīng)通過查閱工程的可研報(bào)告、相關(guān)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件等檔案資料，了解該工程的建設(shè)規(guī)模、建設(shè)內(nèi)容及各參建單位的基本情況等工程概況。如發(fā)現(xiàn)該工程規(guī)模較大、建設(shè)周期較長(zhǎng)、施工工藝工序復(fù)雜、涉及專業(yè)眾多等情況后，檔案人員應(yīng)意識(shí)到等到施工結(jié)束時(shí)再籌劃收集工作，施工單位的撤場(chǎng)勢(shì)必會(huì)造成部分工程資料的缺失，這樣就會(huì)對(duì)竣工檔案的收集整理帶來極大影響，也給工程完整性造成損失。所以在施工開始前和施工過程中就要提出符合該項(xiàng)目實(shí)際情況的相關(guān)歸檔要求，把收集工作從被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，適時(shí)組織相關(guān)參建單位對(duì)歸檔要求進(jìn)行宣貫，還需定期組織相關(guān)專業(yè)人員同檔案員一起對(duì)施工單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)業(yè)資料的檢查與指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，督促施工技術(shù)人員對(duì)資料進(jìn)行初期立卷整理，確?，F(xiàn)場(chǎng)資料要與施工同步，保證日后竣工檔案的真實(shí)性。同時(shí)還可制定相關(guān)處罰制度，要求施工單位在工程結(jié)束時(shí)一定期限內(nèi)務(wù)必按要求將竣工檔案移交建設(shè)單位，如不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，建設(shè)單位不對(duì)其工程尾款結(jié)算等措施。

三、基建檔案的整理工作

（一）清理遺留老檔案

工程建設(shè)企業(yè)往往或多或少的都會(huì)存在一些老舊且未被整理的遺留基建檔案，對(duì)這部分檔案進(jìn)行整理時(shí)，首先，查看其外觀、圖紙內(nèi)部，核對(duì)是否有破損、殘缺、少頁等現(xiàn)象，檢查字跡是否清晰，檔案標(biāo)題與圖紙名稱是否一致。如發(fā)現(xiàn)檔案資料中主要部分缺失，必須向基建主管部門進(jìn)行反饋，要求其對(duì)缺失部分給予補(bǔ)充。因字跡模糊不清造成的數(shù)字不準(zhǔn)確，應(yīng)及時(shí)向基建部門提出具體數(shù)據(jù)補(bǔ)正的完成期限。檢查老基建遺留檔案的移交清單是否完整，無移交清單的，需基建部門派專人填寫并簽字蓋章。其次，對(duì)老基建檔案進(jìn)行分類。正確的分類是組織保管和編目的基礎(chǔ)，并為錄入目錄及做好利用工作創(chuàng)造有利條件。此項(xiàng)工作需將全部檔案按照其屬性和內(nèi)容，以各自內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性為前提，將檔案分成一定的類別。最后，重點(diǎn)劃控。對(duì)檔案重要級(jí)別的劃分是鑒別檔案作用價(jià)值的唯一標(biāo)準(zhǔn)，可為建立重點(diǎn)檔案的安全制度、保密制度提供依據(jù)。

（二）強(qiáng)化相關(guān)專業(yè)知識(shí)，利于檔案整理

一項(xiàng)工程要列入優(yōu)質(zhì)工程行列，其基建檔案也必須是優(yōu)質(zhì)的，因?yàn)榛n案是該工程的真實(shí)記錄，它真實(shí)地記載了該工程的全貌，如實(shí)的反應(yīng)了該工程質(zhì)量的優(yōu)劣。由于工程資料專業(yè)技術(shù)比較強(qiáng)，而檔案人員平時(shí)的工作不能深入到建設(shè)項(xiàng)目中去，所以專業(yè)知識(shí)相對(duì)缺乏，整理起來有一定的難度，至此檔案管理人員就應(yīng)采取先學(xué)習(xí)后運(yùn)用的方法，做到先學(xué)會(huì)看工程資料內(nèi)容和技術(shù)數(shù)據(jù)，然后把學(xué)到的知識(shí)運(yùn)用到整理工作中，才能保證工程檔案的質(zhì)量。因此，檔案工作者在具有專業(yè)的檔案知識(shí)基礎(chǔ)上還要拓寬業(yè)務(wù)知識(shí)，要向工程施工、監(jiān)理、審計(jì)等專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，全方位掌握各行業(yè)對(duì)本工程技術(shù)上的需求。

（三）加強(qiáng)基建檔案信息化建設(shè)

檔案工作主要內(nèi)容就是保存原始資料，雖然資料原始，但管理理念必須創(chuàng)新，檔案工作者要用創(chuàng)新的思維，勇敢大膽的探索與理論實(shí)踐相結(jié)合，充分利用現(xiàn)代化信息平臺(tái)。結(jié)合工程實(shí)際情況，選用適合本企業(yè)檔案的管理軟件，構(gòu)建基建檔案信息化管理制度，打破部門與地域局限，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案全文數(shù)字化和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將基建檔案圖紙、竣工資料等逐步掃描，讓技術(shù)人員足不出戶就能在企業(yè)局域網(wǎng)上查詢到所需資料，提高檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量。此外積極鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。

參考文獻(xiàn)：

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