基于WSR方法論的檔案管理發(fā)展對策研究

王艷玲

（河海大學(xué)企業(yè)管理學(xué)院，江蘇 常州 213001）

[摘 要] 基于物理一事理一人理的研究方法論，即WSR方法論，是一種融合了中西方思想的系統(tǒng)工程研究方法。文章分析了我國檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，將WSR方法論應(yīng)用于檔案管理中，從檔案管理活動(dòng)的"物理、事理、人理"三方面出發(fā)進(jìn)行分解和剖析，強(qiáng)化對檔案管理工作的認(rèn)識，并提出指導(dǎo)性的檔案管理發(fā)展對策，旨在促進(jìn)我國檔案管理的效率和質(zhì)量提升。

[關(guān)鍵詞] WSR方法論；檔案管理；發(fā)展策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 058

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0125- 03

1 WSR方法論簡介

“物理—事理—人理方法論”即WSR系統(tǒng)方法論是由我國著名系統(tǒng)科學(xué)專家顧基發(fā)教授和朱志昌博士于1994年提出的系統(tǒng)工程研究方法。其中，物理是構(gòu)成系統(tǒng)的客觀存在，是系統(tǒng)所面臨的自然環(huán)境、物質(zhì)運(yùn)動(dòng)、技術(shù)等客觀規(guī)律；事理是基于現(xiàn)實(shí)世界的概念規(guī)律，是基于人的作用而產(chǎn)生的事物，用于進(jìn)一步指導(dǎo)人類認(rèn)識世界、進(jìn)行實(shí)踐活動(dòng)，包括人認(rèn)識事物的角度、辦事的方法手段、組織關(guān)系等；人理則涉及系統(tǒng)中人之間的關(guān)系及其變化過程，學(xué)會運(yùn)用人理可充分發(fā)揮人的創(chuàng)造力和思維能力，協(xié)調(diào)好人與人間的關(guān)系，幫助提高系統(tǒng)運(yùn)作效率。

WSR中的物理、事理、人理三者間存在著非線性的復(fù)雜關(guān)系。通過物、事、人三維度來分析和實(shí)施系統(tǒng)活動(dòng)，有利于系統(tǒng)達(dá)到一個(gè)高效率點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化、有序化和規(guī)范化，從而提高系統(tǒng)的運(yùn)作效率和運(yùn)作質(zhì)量。

2 我國檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 工作定位與相關(guān)人員認(rèn)識不到位

組織檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)應(yīng)該是“一把手”工程。然而，目前很多組織的領(lǐng)導(dǎo)尚未明確自己的地位，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展進(jìn)程方向不明確。其次，大多數(shù)檔案管理人員對“現(xiàn)代化”的認(rèn)識出現(xiàn)偏差，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)并非簡單的引進(jìn)計(jì)算機(jī)硬軟件設(shè)備，在這個(gè)系統(tǒng)中人與計(jì)算機(jī)均有分工，人占據(jù)了主導(dǎo)作用并完成重要的管理與決策工作。然而，大多檔案管理人員卻過分依賴于機(jī)器系統(tǒng)而忽視自己的主導(dǎo)作用、忽視基本的檔案管理人員素質(zhì)要求。同時(shí)，部分基層檔案管理人員由于長期從事傳統(tǒng)檔案管理工作，不能勝任現(xiàn)代化的檔案管理，并且常對現(xiàn)代化檔案管理工作培訓(xùn)產(chǎn)生抵觸心態(tài)，從而對檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程產(chǎn)生阻礙。

2.2 檔案管理人員工作素質(zhì)不高

現(xiàn)代化檔案管理工作對相關(guān)管理人員的素質(zhì)要求較高，管理人員應(yīng)熟知檔案管理的相關(guān)工作要求、具備管理協(xié)調(diào)能力和基本職業(yè)道德素養(yǎng)，同時(shí)應(yīng)掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識。然而，目前大多數(shù)企業(yè)和單位的這類人才相對稀缺，人員培訓(xùn)意識也不夠高，導(dǎo)致整體檔案管理人員的素質(zhì)水平不高，使得先進(jìn)的設(shè)備無法發(fā)揮實(shí)際價(jià)值。

2.3 檔案數(shù)據(jù)輸入質(zhì)量有待提高

數(shù)據(jù)是檔案管理的導(dǎo)向，所謂“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，數(shù)據(jù)是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的驅(qū)動(dòng)力。檔案數(shù)據(jù)的正確性、系統(tǒng)性、有序性是檔案管理工作首要要求。檔案管理工作包括檔案收集、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，檔案收集即檔案數(shù)據(jù)采集是工作鏈條的開端，是未來一系列工作的前提和保障。但部分組織檔案數(shù)據(jù)輸入保障工作不到位，過分依賴于計(jì)算機(jī)而缺乏人的參與，從而可能使檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.4 檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

大多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)致，不同的組織工作性質(zhì)等方面存在較大差異，如果僅通過國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來指導(dǎo)工作，則不能實(shí)現(xiàn)對很多細(xì)節(jié)工作實(shí)現(xiàn)指導(dǎo)。其次，缺乏全國統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致市場上各類檔案管理信息系統(tǒng)存在很多差異，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間信息共享不易實(shí)現(xiàn)。

3 基于WSR方法論的檔案管理發(fā)展策略

從物理、事理、人理三個(gè)維度，可將檔案管理活動(dòng)主體分為三大部分，物理包括檔案管理中的所有檔案信息；事理包括檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理體制、獎(jiǎng)懲機(jī)制等；人理包括組織領(lǐng)導(dǎo)、基層檔案管理人員、其他部門相關(guān)人員等。

3.1 基于物理的檔案管理發(fā)展對策

3.1.1 建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理

檔案信息數(shù)據(jù)量大、涉及面廣，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，這兩個(gè)性質(zhì)將更為凸顯，檔案科學(xué)的分類和優(yōu)化的結(jié)構(gòu)顯得尤為重要。并且，檔案文件是保密性的文件，檔案管理安全性要求很高。傳統(tǒng)的手工檔案管理工作繁瑣且管理效率和質(zhì)量較低，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，將信息化的檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)用到檔案管理工作中，由領(lǐng)導(dǎo)帶頭實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理工作模式向自動(dòng)化、現(xiàn)代化檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)換，將大大提高我國檔案管理的整體效率與質(zhì)量，更充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的交流與共享，同時(shí)，尤其需要處理好檔案信息網(wǎng)絡(luò)化和信息安全的矛盾關(guān)系。

3.1.2 提高基層檔案管理工作人員素質(zhì)

檔案信息的直接管理人員是基層檔案管理人員，因此，要保障檔案管理質(zhì)量，必須保障檔案直接管理者的工作素質(zhì)。我國當(dāng)前檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)有待提高，政府和企事業(yè)單位應(yīng)重視基層檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)工作，定期為檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括基本檔案管理知識培訓(xùn)、基本計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力培訓(xùn)、檔案管理信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)、基本職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)等，同時(shí)為檔案管理人員提供相關(guān)的書籍供隨時(shí)查閱。其次，在對現(xiàn)有檔案管理工作人員培訓(xùn)的同時(shí)，應(yīng)重視新型人才的引進(jìn)，做好宣傳工作，引入更多科技型、創(chuàng)新型、復(fù)合型人才，形成一個(gè)更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

3.2 基于事理的檔案管理發(fā)展對策

3.2.1 完善相關(guān)法律法規(guī)

檔案文件是機(jī)密性極強(qiáng)的文件，檔案信息涉及到企事業(yè)乃至國家的機(jī)密信息。因此，政府部門和法律機(jī)關(guān)應(yīng)完善并落實(shí)《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)監(jiān)管力度。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)學(xué)法、知法、守法，樹立正確的道德觀，不求私利，熱愛工作。

3.2.2 加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

目前，大多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不夠細(xì)致，由于不同的組織工作性質(zhì)等方面存在較大差異，如果僅通過國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來指導(dǎo)工作，則不能實(shí)現(xiàn)對很多細(xì)節(jié)工作實(shí)現(xiàn)指導(dǎo)。組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶頭做好檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃，根據(jù)自身單位的工作性質(zhì)與現(xiàn)狀，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的國際檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，研究制定一套組織自己的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來輔助指導(dǎo)管理人員工作，做到目標(biāo)清晰、分工明確、責(zé)任到人。

3.2.3 完善管理體制與獎(jiǎng)懲機(jī)制

檔案管理部門應(yīng)完善部門管理機(jī)制，形成一個(gè)專業(yè)化、層次化的部門機(jī)構(gòu)，部門各級人員嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，實(shí)現(xiàn)作業(yè)合理分工，工作責(zé)任到人。同時(shí)，通過完善獎(jiǎng)懲制度來促進(jìn)檔案管理人員落實(shí)工作，提高工作效率和質(zhì)量，提高人員學(xué)習(xí)和工作的積極性。

3.3 基于人理的檔案管理發(fā)展對策

一個(gè)組織的檔案管理系統(tǒng)主要涉及到檔案管理人員、組織領(lǐng)導(dǎo)、其它部門相關(guān)人員。此三大角色需要合理的分工和緊密的合作，才能促進(jìn)檔案工作的效率和質(zhì)量的提高。首先，領(lǐng)導(dǎo)作為組織中的“一把手”擁有較強(qiáng)的組織能力和影響力。組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識到自己在檔案管理發(fā)展中的重要作用，明確發(fā)展目標(biāo)，做好統(tǒng)籌規(guī)劃和制度的建立與落實(shí)，協(xié)調(diào)好各部門之間工作，提供必要的資金支持。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)積極做好基層動(dòng)員工作，鼓勵(lì)檔案管理人員參與到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中。其次，基層檔案管理人員應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為指導(dǎo)，熱愛工作，盡職盡責(zé)；不斷提升自己的從業(yè)素質(zhì)，善于學(xué)習(xí)信息化的檔案管理技術(shù)；不斷提高自己的創(chuàng)新開拓精神；主動(dòng)為檔案信息需求者提供信息服務(wù)，促進(jìn)檔案信息服務(wù)大眾。由于現(xiàn)代化的檔案管理要求更豐富廣泛的信息，因此檔案管理人員應(yīng)開拓與其它部門的聯(lián)系，獲取更多的信息渠道。其他部門相關(guān)人員也應(yīng)該積極支持檔案部門的工作，及時(shí)主動(dòng)為檔案部門提供有價(jià)值的檔案資源。

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