淺析國(guó)內(nèi)辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

周啟誠(chéng)

【摘要】：辦公自動(dòng)化的研究現(xiàn)狀辦公自動(dòng)化（OA， Office Automation）是在70年代中期，發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響的問題，發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人們可以借助各種設(shè)備處理一部分辦公業(yè)務(wù)，提高人們對(duì)辦公業(yè)務(wù)的處理效率和質(zhì)量，達(dá)到提高工作效率，方便管理和決策的目的。

【關(guān)鍵詞】：國(guó)內(nèi)；辦公自動(dòng)化；現(xiàn)狀；發(fā)展趨勢(shì)

【引言】：辦公自動(dòng)化的知識(shí)領(lǐng)域覆蓋了行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科，并且辦公自動(dòng)化體現(xiàn)了多學(xué)科的相互交叉、相互滲透性，所以辦公自動(dòng)化的應(yīng)用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。

1. 辦公自動(dòng)化的基本涵義

所謂辦公自動(dòng)化，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期，并利用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化、自動(dòng)化【1】。辦公自動(dòng)化還可以形象地理解為，辦公人員運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，如通過局域網(wǎng)或遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實(shí)現(xiàn)無紙辦公。

2.我國(guó)辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀

在我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展的過程中，辦公自動(dòng)化取得了不

少成績(jī)，奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)也不例外暴露了很多問題，如投資大，效果不明顯，水平低，重復(fù)建設(shè)多，硬件投入多，軟件投入少，模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等，阻礙了它的發(fā)展進(jìn)程。據(jù)分析，造成這些問題的主要原因有四條：首先是對(duì)辦公自動(dòng)化的本質(zhì)作用理解不深刻，通常只認(rèn)為對(duì)辦公自動(dòng)化就是在辦公過程中使用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，以提高工作效率。實(shí)際上，通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高管理機(jī)構(gòu)的決策效能更為重要。其次，忽略了對(duì)辦公自動(dòng)化發(fā)展的基礎(chǔ)，通常認(rèn)為只要有了先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，就可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。殊不知，對(duì)辦公自動(dòng)化的發(fā)展必須依賴于兩個(gè)基礎(chǔ)，一是管理基礎(chǔ)，一是信息積累基礎(chǔ)。脫離了這兩個(gè)基礎(chǔ)，對(duì)辦公自動(dòng)化就會(huì)成為空中樓閣。第三，技術(shù)條件的制約，也會(huì)阻礙了對(duì)辦公自動(dòng)化的發(fā)展與實(shí)現(xiàn)，如早期的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息的共享和溝通方面的支持顯得明顯不足。最后，員工專業(yè)技能不足，造成了辦公過程中的浪費(fèi)與反作用。

3.辦公自動(dòng)化未來發(fā)展趨勢(shì)

3.1新時(shí)期辦公自動(dòng)化應(yīng)具有的特征

3.1.1強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。功能豐富、來源豐富的數(shù)據(jù)信息處理功能面向知識(shí)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以充分集成各種信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)不僅包括電子郵件信息，而且還包括文件系統(tǒng)中的文件、傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，甚至是Internet上的數(shù)據(jù)；還可以充分利用各種協(xié)同工作手段包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具提供在線及時(shí)共享應(yīng)用等；并且可以提供不同層面的信息共享方式，包括移動(dòng)通訊設(shè)備的支持、手機(jī)的WAP接入訪問、PDA的支持、統(tǒng)一消息為基礎(chǔ)的提醒功能以及信息的傳真功能【2】。

3.2.2知識(shí)管理原則。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)起到“知識(shí)管理”的平臺(tái)與門戶作用，面向知識(shí)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步把知識(shí)管理原則與實(shí)踐融入每個(gè)員工的日常工作中去。

3.3.3辦公自動(dòng)化是不斷發(fā)展的科學(xué)體系。在實(shí)施辦公自動(dòng)化時(shí)，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵是不斷在發(fā)展變化的，為了使辦公自動(dòng)化取得最好的效果，應(yīng)該密切注意辦公自動(dòng)化技術(shù)及產(chǎn)品發(fā)展的最新進(jìn)展，用最新的技術(shù)、設(shè)備和觀念來制定辦公自動(dòng)化的有關(guān)規(guī)劃，以達(dá)到花費(fèi)最少，收益最大的目的。

3.2新時(shí)期辦公自動(dòng)化建設(shè)的趨勢(shì)

在新的時(shí)期，基于多年辦公自動(dòng)化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)識(shí)也越來越清楚。從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)；從辦公的性質(zhì)來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公；從信息化建設(shè)的角度來看，辦公自動(dòng)化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。機(jī)構(gòu)運(yùn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有利機(jī)構(gòu)內(nèi)外信息的共享，提高成員的勞動(dòng)生產(chǎn)率，減少開支、節(jié)約成本。并能加強(qiáng)交互協(xié)調(diào)、溝通、及時(shí)高度、果斷決策，在線實(shí)時(shí)檢查機(jī)構(gòu)運(yùn)行情況。由于政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、服務(wù)行業(yè)和學(xué)校等本身的行為目標(biāo)、服務(wù)對(duì)象、信息量不同，不同的機(jī)構(gòu)的辦公自動(dòng)化類型也不同?？煞譃橐韵滤姆N類型：

（1）政府型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；（2）企業(yè)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；（3）服務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；（4）學(xué)術(shù)型（校園型）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；政府上網(wǎng)工程一直是近一二年來業(yè)界炒作和關(guān)注的熱點(diǎn)。政府上網(wǎng)工程是由于互聯(lián)網(wǎng)的普及，政府把一些致政務(wù)信息發(fā)布到Interner上，進(jìn)而建立與老百姓溝通的渠道，以實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開和政府接受監(jiān)督的目的。從現(xiàn)實(shí)效果來看，很多政府部門在網(wǎng)上存放一些靜態(tài)的政府信息，實(shí)質(zhì)性的工件卻非常少。并且，在很多情況下，不少人將辦公自動(dòng)化與政府上網(wǎng)工程混為一談。這種現(xiàn)象導(dǎo)致很多部門重上網(wǎng)工程輕辦公自動(dòng)化工程/甚至把上網(wǎng)工程誤認(rèn)為是辦公自動(dòng)化工程。實(shí)際上，從網(wǎng)絡(luò)劃分的角度來看，政府上網(wǎng)劃工程是外網(wǎng)工程，而辦公自動(dòng)化則是內(nèi)網(wǎng)建設(shè)。辦公自動(dòng)化工程是政府信息化的基礎(chǔ)，政府上網(wǎng)工程是政府信息化的對(duì)外表現(xiàn)形式。辦公自動(dòng)化工程在政府信息化建設(shè)中所占的比例遠(yuǎn)高于政府上網(wǎng)工程。只有辦公自動(dòng)化建設(shè)運(yùn)轉(zhuǎn)成功，政府上網(wǎng)才會(huì)有源源不斷的信息發(fā)布，政府上網(wǎng)工程才會(huì)有意義，否則只能逐漸成為無源之水【3】。當(dāng)然，政府上網(wǎng)工程的宣傳對(duì)我國(guó)的信息化建設(shè)有一定的推動(dòng)作用。

結(jié)語(yǔ)

總之，要努力開創(chuàng)新形勢(shì)下我國(guó)辦公自動(dòng)化的新局面，就必須從更高的層次，更高的角度出發(fā)，積極探索提高辦公自動(dòng)化效率的新途徑，不斷豐富其內(nèi)容，為提高我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)而努力。

【參考文獻(xiàn)】：

[1]ROGER APPROACH.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2002.201—215.

[2]譚慧蓉.辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)及策略。太原科技，2003（5）：10-1

[3]王景洪.辦公自動(dòng)化與電子政務(wù).河南機(jī)電高等專科學(xué)校，V01.11N0.4：81，2003.12.