簡(jiǎn)析檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢(shì)及功能

劉慶桐

【摘要】在不斷更新變化的時(shí)代里，高科及技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，使得企業(yè)發(fā)展更加順利。在企業(yè)中檔案管理工作質(zhì)量與效率對(duì)企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要，因此，需要不斷加強(qiáng)檔案管理水平，結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所建立的檔案電子數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化、專業(yè)化、法律化，完全彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，并且起到了優(yōu)化檔案管理模式、提高管理質(zhì)量、降低檔案管理工作量、節(jié)約部分人力、物力、財(cái)力等作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子數(shù)字化；管理模式；系統(tǒng)軟件；優(yōu)勢(shì)；功能

檔案管理工作在新時(shí)期下，借助科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與功能，得到了質(zhì)量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業(yè)中視為重點(diǎn)提高管理水平的對(duì)象，對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用非常重視。實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與功能，不但提高了檔案管理專業(yè)水平，同時(shí)還是得檔案資源受到安全保護(hù)，保證其數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性，使得檔案信息為企業(yè)發(fā)展與抉擇方面發(fā)揮重要的參考作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀

在高科技應(yīng)用性、使用性、功能性越來(lái)越強(qiáng)大的新時(shí)代里，很多企業(yè)中均已借助高科技的力量來(lái)推動(dòng)發(fā)展速度。檔案管理也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)抄錄模式上轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的電子數(shù)字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時(shí)還能夠大大減少紙質(zhì)抄錄的工作量，一定程度上節(jié)省了紙張費(fèi)用，以及存儲(chǔ)資料文檔所占的庫(kù)房空間，減少人力。

然而由于很多企業(yè)中對(duì)電子數(shù)字化軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對(duì)辦公程序存在不懂、不熟悉的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲(chǔ)等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，例如：對(duì)所收集的檔案信息在編制過(guò)程中因格式、文字等方面處理能力差，就會(huì)使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級(jí)檔案管理部門對(duì)信息處理結(jié)果其不滿意，很難完成接收與認(rèn)同，進(jìn)而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴(yán)重到檔案信息不能及時(shí)歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項(xiàng)工作，并保證操作能力、技術(shù)能力以及管理能力，我國(guó)相關(guān)部門與計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)公司共同針對(duì)此種現(xiàn)象進(jìn)行更深一步的研究，經(jīng)過(guò)不斷努力研發(fā)出一項(xiàng)具有專業(yè)性質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一化、維護(hù)自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統(tǒng)軟件具備高效、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單、實(shí)用等優(yōu)點(diǎn)。基于此，我們更應(yīng)該對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢(shì)及功能加以了解。

二、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢(shì)

1.提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過(guò)多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源；如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級(jí)管理部門，節(jié)省了人力和時(shí)間。

2.能夠更好地開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容信息

應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費(fèi)時(shí)間，也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開(kāi)目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

3.更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩荆瑢?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機(jī)分離，即使別人打開(kāi)了檔案管理人員的電腦，也無(wú)法打開(kāi)檔案管理系統(tǒng)軟件。

三、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書(shū)人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)生成編號(hào)，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中保存，方便以后查詢及入檔時(shí)調(diào)??；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調(diào)出對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

2.發(fā)文登記

可以各個(gè)部門一個(gè)總號(hào)或多個(gè)號(hào)；軟件系統(tǒng)可以按年度自動(dòng)對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動(dòng)銜接上次結(jié)束時(shí)的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打??；登記時(shí)內(nèi)容在備選項(xiàng)中進(jìn)行選擇即可，如“主送”“抄送”“標(biāo)題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行調(diào)取。

3.組建檔卷

可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”分類法、“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”分類法、“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”分類法等；檔案文件進(jìn)行輸入時(shí)，對(duì)于收文和發(fā)文，只需搜索相應(yīng)序號(hào)，即可調(diào)出將相應(yīng)文件；會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其他文件手工輸入即可；檔號(hào)為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，檔號(hào)格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對(duì)檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢；可指定一個(gè)或多個(gè)匹配條件進(jìn)行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內(nèi)容，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強(qiáng)大，優(yōu)勢(shì)明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應(yīng)用，謹(jǐn)慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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