從自動化角度探討醫(yī)院的文書檔案管理工作

摘 要：醫(yī)院文書檔案管理在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮著必不可少的作用，從自動化角度分析醫(yī)院文書檔案管理問題主要有保密性較低、管理不夠規(guī)范、管理人員的綜合素質(zhì)較低等，這些都給醫(yī)院文書檔案管理帶來了一定的負(fù)面影響，因此我們需要找到問題所在并提出相應(yīng)的解決對策。本文主要從自動化角度探討了醫(yī)院文書檔案管理工作，通過分析醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)管理對策，希望能夠有效提升醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案管理 辦公自動化 現(xiàn)狀 探討

把辦公自動化融入到醫(yī)院文書檔案管理中能夠有效提升醫(yī)院檔案工作質(zhì)量，還能提升醫(yī)院文書檔案的管理效率，能夠提升醫(yī)院文件檔案信息的安全可靠性，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案資源的共享，由此可以看出，辦公自動化在醫(yī)院文書檔案管理中發(fā)揮著非常重要的作用，下面文章對此進(jìn)行了探討。

一、醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化現(xiàn)狀

第一，電子文件的保密性較低，有待進(jìn)一步提升。在信息時代下，計算機技術(shù)有了較快的發(fā)展，推動了社會不同行業(yè)的發(fā)展，同時也改變了傳統(tǒng)的辦公模式，逐漸由人工辦公模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊k公模式，這樣一來紙質(zhì)文件也就轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮游募?，這是文件形式發(fā)生的一次重大變革，當(dāng)文體載體出現(xiàn)了巨大的變化之后，電子文件在形式與內(nèi)容上更加豐富，但同時其穩(wěn)定性也比較低，很多不確定因素都會影響其穩(wěn)定性，大大降低了其保密性。比如，電子文件內(nèi)容的修改一般都不會有修改痕跡留下，雖然目前已經(jīng)針對這個問題研發(fā)出了相關(guān)的技術(shù)軟件，目的就是為了防止對檔案信息進(jìn)行偽造，但較紙質(zhì)文件而言，電子文件的穩(wěn)定性明顯還不足，這也是引起其保密性不強的重要原因。

第二，醫(yī)院文書檔案管理不夠規(guī)范。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)不少醫(yī)院都存在文書檔案管理不夠規(guī)范的問題，例如文件檔案的種類劃分不合理、檔案的編號比較亂、檔案名稱設(shè)置不合理等。從多數(shù)醫(yī)院采取的檢索文書檔案的方式看來，可以將其分為兩大類，分別是電子類與人工類，而絕大部分醫(yī)院采取的檢索方式還是以人工為主，不僅效率低下，而且還常常會因為人為因素引起工作的失誤。

第三，文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)及管理水平有待進(jìn)一步提升。醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化是一項比較復(fù)雜的工作，不僅需要管理人員擁有較強的綜合素質(zhì)，還需要管理人員具有較高的管理水平。但現(xiàn)實是檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)不到位，從編排信息到病毒防范等必須的專業(yè)知識普遍掌握不起來基至相當(dāng)生疏。

二、從自動化角度提升醫(yī)院文書檔案管理水平的對策

第一，不斷加強醫(yī)院電子檔案信息的安全性。事實上，在醫(yī)院文書檔案管理工作中，檔案信息的傳輸容易受到外界環(huán)境或者人為因素的影響，安全性可能會有所降低，為了確保電子檔案信息的安全可靠性，必須要將風(fēng)險控制在最小范圍內(nèi)，提高電子方案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩潭取Ｊ紫?，對于醫(yī)院文書檔案管理工作人員而言，其要重視檔案設(shè)備的檢查工作，要定期定時對檔案設(shè)備進(jìn)行全面細(xì)致的檢查，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，如此才能夠立即采取措施加以解決。同時還要定期維護(hù)與清理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器與相關(guān)設(shè)備，設(shè)置專人對其進(jìn)行監(jiān)督。其次，在醫(yī)院文書檔案管理工作中要重視身份驗證，增強防火墻設(shè)置，在傳輸與儲存檔案的時候，要保證檔案信息的完整性與安全性。

第二，采取科學(xué)的對策提升醫(yī)院文書檔案信息管理的規(guī)范性。為了提升醫(yī)院文書檔案信息管理水平，我們應(yīng)該全面考慮醫(yī)院的整體規(guī)劃方案，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的實際情況，制定出科學(xué)的檔案管理規(guī)劃方案。在建設(shè)醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化的過程中，要對所有環(huán)節(jié)的特殊性與安全性進(jìn)行充分考慮，再建立一套與之相適應(yīng)的管理系統(tǒng)，為醫(yī)院文書檔案的數(shù)據(jù)管理創(chuàng)造便利的環(huán)境。

第三，不斷加大醫(yī)院文書檔案管理的硬件建設(shè)力度。首先，我們應(yīng)該從硬件建設(shè)角度入手，不斷加大硬件建設(shè)投資力度，從根本上改善醫(yī)院文書檔案管理工作的硬件環(huán)境，提高工作效率與水平，醫(yī)院文書檔案的管理人員要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的使用方法，提高管理工作的科學(xué)性。其次，醫(yī)院要加強對從事醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，要不斷充實管理人員的管理知識與專業(yè)知識，管理人員自己也要意識到自身工作的重要性，主動學(xué)習(xí)辦公自動化等計算機軟件技術(shù)，在醫(yī)院文書檔案管理工作中充分發(fā)揮出辦公自動化的優(yōu)勢。

第四，提升醫(yī)院文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)及管理水平。要想提升醫(yī)院文書檔案管理工作水平，最主要是提升管理人員的綜合素質(zhì)及管理水平。檔案辦公自動化管理對管理人員提出了較高的要求，管理人員不僅需要掌握一定的計算機知識，還應(yīng)該熟悉檔案管理流程及方法，根據(jù)目前這類的專業(yè)人才嚴(yán)重匾乏的現(xiàn)狀，急需培養(yǎng)一大批專業(yè)技術(shù)人員是一項相當(dāng)重要的任務(wù)。首先醫(yī)院應(yīng)該有計劃、有步驟地往有關(guān)學(xué)校輸送這方面的人才，讓他們在學(xué)校中去學(xué)習(xí)、去鍛煉、去汲取知識營養(yǎng)；然后，醫(yī)院需要引進(jìn)這方面專業(yè)的管理人才積極營造干事創(chuàng)業(yè)的平臺為醫(yī)院檔案管理部門增加活力真正實現(xiàn)醫(yī)院檔案自動化管理?？偠灾挥袕膶嶋H出發(fā)根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標(biāo)，從現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀出發(fā)逐步推進(jìn)最終實現(xiàn)文書檔案信息化管理。

三、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院文書檔案管理工作在醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮著必不可少的作用，文書檔案資料中記載的大都是關(guān)于醫(yī)院發(fā)展歷程的信息，通過對其進(jìn)行研究分析能夠有效推動醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革也得到了深入的實施，這促使醫(yī)院文書檔案管理開始進(jìn)入了新的階段，醫(yī)院要想實現(xiàn)更好的發(fā)展，就必須要做好其中的文書檔案管理工作，切實提高醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化水平，運用辦公自動化來提高醫(yī)院文書檔案管理的有效性，保證醫(yī)院的發(fā)展能夠與時代發(fā)展的潮流與要求相適應(yīng)，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的更好發(fā)展。

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