在新形勢(shì)下對(duì)高職院校如何推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考

摘 要：本文結(jié)合到高職院校檔案管理實(shí)際現(xiàn)狀，圍繞新形勢(shì)下高職院校應(yīng)該如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理這個(gè)問(wèn)題，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、規(guī)范檔案管理制度、檔案收集、整理與歸檔、檔案開(kāi)發(fā)利用率、檔案安全等幾方面提出自己的幾點(diǎn)思考和建議。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案 規(guī)范化管理

2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，提出做好新形勢(shì)下檔案工作，對(duì)于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定、維護(hù)人民群眾合法權(quán)益、提高黨的執(zhí)政能力和政府管理水平，具有重要意義。結(jié)合到高職院校檔案管理實(shí)際現(xiàn)狀，我對(duì)新形勢(shì)下高職院校應(yīng)該如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的有以下幾點(diǎn)思考：

一、機(jī)構(gòu)設(shè)置的思考

在新形勢(shì)下高職院校應(yīng)建立在領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，以檔案機(jī)構(gòu)為核心，各部門、院系、課題組、項(xiàng)目組等（以下簡(jiǎn)稱各部門）專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的高職院校檔案工作體系，并不斷提高專兼職檔案員的素質(zhì)，為搞好檔案工作打下了堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。

現(xiàn)在高職院校大多建立了與其發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，比如很多高職院校建立了綜合檔案室，能滿足檔案工作的需要。同時(shí)有些高職院校具備了可以設(shè)立獨(dú)立的檔案館條件，但至今未成立檔案館，制約了學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

二、規(guī)范檔案管理制度的思考

高職院校應(yīng)采取了一系列措施，加快檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)檔案室自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

1.是建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。高職院校應(yīng)制定檔案歸檔、保管、利用等規(guī)章制度，同時(shí)實(shí)現(xiàn)制度上墻，工作起來(lái)有章可循，有法可依。同時(shí)高職院校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》以及本省的（高等學(xué)校檔案管理辦法）實(shí)施細(xì)則起草發(fā)布本學(xué)院自己的檔案歸檔范圍和保管期限表，從源頭上加強(qiáng)學(xué)院檔案的收集工作、促進(jìn)學(xué)院重要檔案資料全面完整收集，給學(xué)院檔案室的分類整理工作提供指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。

2.高職院校檔案室還應(yīng)在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步建立健全檔案工作的各項(xiàng)報(bào)表的編寫，主要包括案卷移交目錄案卷、案卷備考表、學(xué)生檔案查檔（借檔）審批表、教職工人事檔案查檔（借檔）審批表、學(xué)生檔案移交表、檔案材料接收登記表、檔案查詢委托書(shū)樣本等，努力做到健全制度、規(guī)范管理。

三、檔案收集的思考

在新形勢(shì)下高職院校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》以及本省的（高等學(xué)校檔案管理辦法）實(shí)施細(xì)則發(fā)布制定并適時(shí)修訂本校實(shí)際情況的文件材料規(guī)定范圍和保管期限表，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收，規(guī)范整理，從源頭上加強(qiáng)學(xué)院檔案的收集工作、促進(jìn)學(xué)院重要檔案資料全面完整收集，給學(xué)院檔案室的分類整理工作提供指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。高職院校必須要重視檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，專兼職檔案員要把好材料起草關(guān)、文件收集關(guān)、鑒定驗(yàn)收關(guān)。為此高職院校應(yīng)建立檔案人員崗位責(zé)任制。組織學(xué)院專兼職檔案人員學(xué)習(xí)、貫徹檔案法律、法規(guī)、規(guī)章及高校有關(guān)檔案工作的規(guī)定、辦法和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案人員履行職責(zé)明確清楚。在全院范圍內(nèi)開(kāi)展檔案法律、法規(guī)、規(guī)章學(xué)習(xí)、宣傳。同時(shí)高職院校應(yīng)在日常工作中對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、培訓(xùn)和指導(dǎo)，比如對(duì)兼職檔案員在立卷的基本程序和方法等方面予以重點(diǎn)指導(dǎo)，提高專兼職檔案員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四、整理與歸檔的思考

2015年10月25日國(guó)家檔案局政策法規(guī)司發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），自2016年6月1日起實(shí)施。高職院校應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新的整理規(guī)則，在工作中按照新的整理規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范性整理。比如要做好以下幾點(diǎn)：（1）要及時(shí)按照新標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整歸檔文件分類方法，歸檔文件分類方案統(tǒng)一采用“年度-保管期限”或“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的方法進(jìn)行分類、排列；（2）要遵循新標(biāo)準(zhǔn)中紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁(yè)、排架要求；歸檔文件以“件”為單位采用直角裝訂方法裝訂檔案，紙質(zhì)歸檔文件應(yīng)以“件”為單位編制頁(yè)碼，文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。（3）高職院校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際，編制檔號(hào)。（4）將室編件號(hào)、館編件號(hào)統(tǒng)一為件號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足；（5）按照附錄中增加的歸檔章示例在檔案首頁(yè)左上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章中的保管期限用“永久”“30年”“10年”標(biāo)識(shí)。

五、檔案信息化管理的思考

檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的要求。目前高職院校檔案信息化的建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用還比較薄弱，存在很多問(wèn)題。比如當(dāng)前，高職院校檔案管理信息化建設(shè)中存在諸如基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位等問(wèn)題，需要高職院校采取相應(yīng)的對(duì)策，增大投入，提高配備、加強(qiáng)資金投人。購(gòu)置如彩色復(fù)合影印一體機(jī)、移動(dòng)硬盤、U盤、內(nèi)置光盤刻錄機(jī)、可刻錄光盤、防磁柜、溫濕度測(cè)試儀、檔案殺蟲(chóng)消毒滅菌設(shè)備、照相機(jī)、攝像機(jī)、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、加濕機(jī)、溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件系統(tǒng)、學(xué)院檔案室網(wǎng)站等軟硬件設(shè)施。在基礎(chǔ)設(shè)施配備到位后，高職院校檔案室應(yīng)以“數(shù)字化檔案室”建設(shè)為目標(biāo)，利用標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求，完整、準(zhǔn)確地將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)中保存并提供計(jì)算機(jī)查詢，并可以在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢利用服務(wù)。

六、提高檔案開(kāi)發(fā)利用率的思考

高職院校應(yīng)主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，主動(dòng)開(kāi)展形式多樣的服務(wù)?？梢圆扇》职l(fā)目錄、電話調(diào)卷、網(wǎng)絡(luò)查詢等多種形式服務(wù)[3]；高職院校還可以建立以計(jì)算機(jī)查詢?yōu)橹黧w的檔案檢索體系，使提供和利用檔案迅速、準(zhǔn)確。同時(shí)高職院校的檔案人員必須要熟悉所管范圍檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)，做到調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。在檔案借閱過(guò)程中應(yīng)有完備的檔案借閱手續(xù)，如有借閱登記并且登記手續(xù)齊全。高職院校應(yīng)對(duì)利用效果進(jìn)行反饋詳細(xì)記錄，并選編利用效果的實(shí)例。于此同時(shí)高職院校還應(yīng)該開(kāi)展多種形式檔案宣傳，如開(kāi)展校史展覽、建設(shè)檔案網(wǎng)站、在校園內(nèi)布置檔案宣傳展板等。高職院校檔案的信息開(kāi)發(fā)利用還包括通用性編研成果，如編寫組織沿革、大事記、全宗介紹，匯編、匯總有關(guān)文件、制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等資料。同時(shí)開(kāi)展深層次編研成果也非常重要，如編研科技或科研成果簡(jiǎn)介、編研會(huì)議概要或檔案信息簡(jiǎn)報(bào)、編研年鑒或史志、編研利用檔案撰寫的著作或論文、開(kāi)展校史研究或出版檔案史料等。

七、檔案安全的思考

高職院校應(yīng)貫徹落實(shí)國(guó)家局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見(jiàn)》，完善領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，落實(shí)主體責(zé)任。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)治理，包括制度風(fēng)險(xiǎn)、資源風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)體和信息風(fēng)險(xiǎn)治理，落實(shí)檔案信息在形成、收集、歸檔、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的安全保障；進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的安全控制、電子文件歸檔過(guò)程的安全控制、檔案館內(nèi)部管理的安全控制、建立數(shù)字檔案的安全體系等；實(shí)施防火、防盜、防蟲(chóng)、溫度、濕度控制等安全措施，確保檔案安全。尤其要按照檔案數(shù)字化外包服務(wù)安全管理規(guī)范，要落實(shí)各單位在檔案整理和數(shù)字化等技術(shù)外包服務(wù)中的安全管理責(zé)任，杜絕安全隱患。加強(qiáng)預(yù)防控制和監(jiān)督管理，嚴(yán)肅責(zé)任追究。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳.《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》.《中國(guó)檔案》.2014-05-15.

[2]國(guó)家檔案局.《歸檔文件整理規(guī)則》.2015-10-30.

[3]四川省政府辦公廳.《四川省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》.2005年5月.

作者簡(jiǎn)介：古雯雯（1981.09—）女。職稱：中級(jí)館員。所獲學(xué)位：管理學(xué)碩士。