如何建設(shè)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)

摘 要：企業(yè)檔案信息化的重要內(nèi)容就是企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。筆者根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，從檔案工作人員的角度對(duì)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)步驟、內(nèi)容以及需注意的方面進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案 信息系統(tǒng)

檔案是知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，檔案工作是企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展密切相關(guān)，不可或缺。檔案信息化是促進(jìn)企業(yè)管理水平提高的必然要求，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)保值增值的重要手段，是檔案部門參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)的具體體現(xiàn)，也是檔案部門遵循檔案工作自身發(fā)展規(guī)律，提高服務(wù)效率和質(zhì)量的必然選擇。企業(yè)檔案信息化的重要內(nèi)容就是企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。筆者根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，從檔案工作人員的角度對(duì)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)步驟、內(nèi)容以及需注意的方面進(jìn)行闡述。

一、企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)性文件

近年來，國家檔案局相繼出臺(tái)了一些關(guān)于電子檔案的指南和標(biāo)準(zhǔn)，這些文件對(duì)于企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)具有很重要的指導(dǎo)意義，企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，融匯貫通。其中《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《電子檔案移交與接收辦法》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》雖然不是主要針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，但對(duì)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)還是具有參考價(jià)值?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》這兩份文件對(duì)企業(yè)檔案信息化的各個(gè)方面都有表述，應(yīng)當(dāng)作為企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)性文件。

二、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)硬件

企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)安全的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，包括檔案數(shù)據(jù)專網(wǎng)、本單位局域網(wǎng)，檔案數(shù)據(jù)專網(wǎng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，做好專網(wǎng)第三方邊界、專網(wǎng)縱向上下級(jí)單位邊界及橫向成員單位之間邊界安全防護(hù)。還應(yīng)配備相應(yīng)的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全設(shè)備，為檔案管理信息系統(tǒng)的安全、平穩(wěn)運(yùn)行提供支持，為電子檔案的收集與管理創(chuàng)造條件，為電子檔案的傳輸提供安全保障。

三、項(xiàng)目的具體實(shí)施

1.成立項(xiàng)目建設(shè)團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目建設(shè)起初應(yīng)設(shè)立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)主要由檔案管理部門人員、信息化部門人員組成，具體負(fù)責(zé)以下工作：建設(shè)工作規(guī)劃、計(jì)劃、實(shí)施方案、制度和保障措施；建設(shè)工作的實(shí)施及推進(jìn)；檢查、考核建設(shè)工作進(jìn)展情況、完成情況，總結(jié)各階段工作。

2.明確檔案管理信息系統(tǒng)需求。

2.1歸檔范圍的需求。在企業(yè)現(xiàn)有的文件歸檔范圍要求基礎(chǔ)上，考慮電子文件的特殊性，具體列出符合實(shí)際的電子文件組合，保證完整性。計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。元數(shù)據(jù)的梳理，可以參照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，具體包括：《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54-2014）。

2.2軟件功能的需求。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、檔案管理、檢索利用、借閱管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、專題編研、安全防護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，具有“文檔一體、綜合管理”的特點(diǎn)，同時(shí)應(yīng)考慮不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的集成性和系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可移植性。有需要的企業(yè)也可以增加檔案數(shù)字化工作的相關(guān)功能，例如掃描加工、流程控制等。

2.3接口方面的需求。應(yīng)制定統(tǒng)一接口規(guī)范，明確各業(yè)務(wù)系統(tǒng)哪些文件，在何時(shí)、何地、何狀態(tài)應(yīng)以何種格式歸檔至檔案管理信息系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)按照結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。

3.制定項(xiàng)目方案并評(píng)審。在對(duì)本單位信息化現(xiàn)狀、特別是各信息系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件的管理情況，以及各部門對(duì)檔案利用需求情況進(jìn)行充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，從項(xiàng)目建設(shè)的必要性、成本、收益、風(fēng)險(xiǎn)等幾個(gè)方面研究檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的可行性，與檔案軟件提供商一起重新確認(rèn)項(xiàng)目需求、設(shè)定實(shí)施計(jì)劃，制定出項(xiàng)目方案。宜邀請(qǐng)同行專家一起評(píng)審方案，盡最大努力使方案更準(zhǔn)確、更有可行性。通過正式的評(píng)審之后，后續(xù)的工作根據(jù)該方案開展。如果需求發(fā)生變化，將導(dǎo)致成本、資源和進(jìn)度也隨之發(fā)生變化。

4.項(xiàng)目開發(fā)和部署。

4.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)人員閱讀需求文檔和體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)文檔，明確數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)任務(wù)后，確定本軟件的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)規(guī)則，主要包括：數(shù)據(jù)庫命名規(guī)則、邏輯設(shè)計(jì)規(guī)則、物理設(shè)計(jì)規(guī)則、安全性設(shè)計(jì)規(guī)則、優(yōu)化規(guī)則、數(shù)據(jù)庫管理與維護(hù)規(guī)則，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，并且說明。

4.2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目通常是產(chǎn)品化部署加接口開發(fā)或者新功能研發(fā)，檔案軟件提供商的項(xiàng)目經(jīng)理需要將接口和新功能需求進(jìn)行描述提交給開發(fā)人員。開發(fā)人員對(duì)新需求或者項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)的接口技術(shù)方案做功能模塊的設(shè)計(jì)。

4.3系統(tǒng)測(cè)試。按照時(shí)間先后順序，可分為以下幾個(gè)測(cè)試步驟：項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)測(cè)試要求組織單元測(cè)試；按照用戶測(cè)試用例與用戶一起進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試；在有接口或其他系統(tǒng)集成的情況下，進(jìn)行集成測(cè)試；進(jìn)行壓力測(cè)試。開發(fā)人員需要及時(shí)消除已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的缺陷，消除缺陷之后馬上進(jìn)行回歸測(cè)試，以確保不會(huì)引入新的缺陷。

4.4系統(tǒng)部署。系統(tǒng)測(cè)試通過后，檔案管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目組中的信息化部門人員應(yīng)當(dāng)組織進(jìn)行系統(tǒng)部署。有部署策略的，每個(gè)參數(shù)都需要按照部署策略進(jìn)行設(shè)定。

5.人員培訓(xùn)和試運(yùn)行。培訓(xùn)宜采取理論知識(shí)學(xué)習(xí)和實(shí)際操作相結(jié)合的方式進(jìn)行，檔案軟件提供商的工作人員需詳細(xì)講解并演示了檔案管理信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。企業(yè)檔案部門人員在培訓(xùn)之后，應(yīng)在試運(yùn)行期間積極發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋給檔案軟件提供商解決。所有問題解決后，待系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行一段時(shí)間，即可進(jìn)入驗(yàn)收階段。

6.項(xiàng)目驗(yàn)收。檔案軟件提供商將待驗(yàn)收的工作成果準(zhǔn)備好，并將必要的材料提前交給驗(yàn)收小組。驗(yàn)收人員審查開發(fā)方應(yīng)當(dāng)交付的成果，如代碼、文檔等等，確保這些成果完整正確。驗(yàn)收人員依據(jù)測(cè)試用例，對(duì)待交付的產(chǎn)品進(jìn)行全面的測(cè)試，確保產(chǎn)品符合需求。

當(dāng)待驗(yàn)收的所有工作成果都通過了審查和測(cè)試后，檔案軟件提供商將其交付給企業(yè)，雙方簽字認(rèn)可。

四、建設(shè)過程中需注意的事項(xiàng)

1.項(xiàng)目組里應(yīng)加強(qiáng)溝通和理解。項(xiàng)目組成員包括信息技術(shù)部門人員和檔案部門人員。檔案事業(yè)相關(guān)的國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，信息技術(shù)部門人員不是很了解，另外由于檔案業(yè)務(wù)的部分需求可能不是能立即帶給企業(yè)效益，所以信息技術(shù)部門人員對(duì)于檔案業(yè)務(wù)的一些需求不是很理解。而檔案部門人員也普遍缺乏運(yùn)用信息技術(shù)的技能，在業(yè)務(wù)溝通上可能不是很明白有些看似簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)需求其實(shí)在信息系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)起來代價(jià)較大。這就要求檔案工作人員一方面積極向信息技術(shù)部門人員宣傳灌輸檔案相關(guān)知識(shí)，另一方面要加強(qiáng)信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，適應(yīng)信息化要求，以便順利與信息技術(shù)部門人員在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方面進(jìn)行溝通。

2.對(duì)項(xiàng)目需求適當(dāng)變通。項(xiàng)目建設(shè)過程中，甲乙雙方各有利益訴求。甲方希望檔案管理信息系統(tǒng)既能實(shí)現(xiàn)大而全的功能，又能體貼入微的切合實(shí)際工作流程。乙方希望在滿足甲方需求的條件下，盡量少進(jìn)行功能開發(fā)，這既是基于成本方面的考慮，也是對(duì)系統(tǒng)穩(wěn)定性的考慮，因?yàn)樾卵邪l(fā)的功能越多，潛在的BUG就會(huì)越多，系統(tǒng)就會(huì)越不穩(wěn)定。甲乙雙方就某個(gè)細(xì)節(jié)功能溝通不夠的情況下，就會(huì)造成乙方實(shí)現(xiàn)難、甲方堅(jiān)持要的局面。其實(shí)如果雙方能夠共同商量，對(duì)需求做適當(dāng)變通，也許就可以通過調(diào)整系統(tǒng)配置或稍微改變業(yè)務(wù)流程的方式解決問題。

3.某些類型的檔案放在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里管理更合適。對(duì)于企業(yè)來說，不是所有類型的檔案都適合放在檔案管理信息系統(tǒng)中管理?！镀髽I(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》中也提到了將電子文件歸檔和電子檔案管理功能集中于業(yè)務(wù)系統(tǒng)并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)執(zhí)行的方式。以科技檔案為例，一個(gè)產(chǎn)品模塊，也許是結(jié)構(gòu)工藝電訊的結(jié)合，而結(jié)構(gòu)套裝關(guān)系、使用性、技術(shù)狀態(tài)、批次產(chǎn)品狀態(tài)這些信息更是科技檔案的重要元數(shù)據(jù)，也是提供利用的依據(jù)。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里捕獲這些元數(shù)據(jù)并歸檔到?jīng)]有工程化邏輯的檔案管理信息系統(tǒng)中，代價(jià)大而且效果差。失去工程化邏輯關(guān)系的科技檔案是沒有靈魂的，與其在檔案管理系統(tǒng)中管理沒有靈魂的科技檔案，不如在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案利用功能。

作者簡(jiǎn)介：孫帥（1982—）男。安徽合肥人。中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所館員。研究方向：科技檔案管理。