HL公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制研究

摘 要：在企業(yè)的內(nèi)部控制中，對(duì)于銷售業(yè)務(wù)的控制尤為重要。本文對(duì)HL公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期對(duì)HL公司完善銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：HL公司 銷售業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制

一、引言

良好的內(nèi)部控制能有效的提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率和防范風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定健康的發(fā)展。而在企業(yè)的內(nèi)部控制中，銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對(duì)整個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制體系起著至關(guān)重要的作用。這是因?yàn)槠髽I(yè)是以營(yíng)利為目的的實(shí)體，銷售業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是企業(yè)獲利的基礎(chǔ)。而現(xiàn)階段，大部分企業(yè)為了搶占市場(chǎng)份額，盲目的擴(kuò)大銷售，忽視了對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，忽視了對(duì)客戶信用方面的管理，導(dǎo)致了極其嚴(yán)重的后果。HL公司作為江蘇省一家高新技術(shù)企業(yè)，在銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面也存在著同樣的問題。因此本文選取HL公司作為研究對(duì)象，旨在找出其內(nèi)控中的薄弱環(huán)節(jié)，并有針對(duì)性的提出具有操作性的改進(jìn)方案，加強(qiáng)HL公司銷售業(yè)務(wù)的的內(nèi)部控制，改善銷售狀況與提高收款效率，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

二、HL公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問題

1.HL公司概況。HL公司成立于2008年，注冊(cè)資本1700萬元，是江蘇省高新技術(shù)企業(yè)，是目前我國(guó)專業(yè)從事核級(jí)耐輻射復(fù)合功能材料研發(fā)、生產(chǎn)和市場(chǎng)推廣的唯一高新技術(shù)企業(yè)。公司目前的主要產(chǎn)品是防火硅酮泡沫、電纜防火涂料、防火涂層板等，這些產(chǎn)品已經(jīng)在國(guó)內(nèi)的重點(diǎn)工程中得到了廣泛的應(yīng)用。HL公司成立以來主要是在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)進(jìn)行產(chǎn)品銷售，產(chǎn)值和利潤(rùn)率逐年增加，最近幾年各項(xiàng)業(yè)績(jī)指標(biāo)在同行業(yè)中名列前茅。

2.HL公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控現(xiàn)狀。HL公司實(shí)行銷售區(qū)域負(fù)責(zé)制，各區(qū)域設(shè)置銷售主管，各個(gè)銷售區(qū)域的銷售均交由銷售主管負(fù)責(zé)審批，由其在一定的額度內(nèi)進(jìn)行彈性把握，然后再匯總至銷售總監(jiān)處進(jìn)行最終的把控，但由于銷售總監(jiān)不可能對(duì)每個(gè)銷售區(qū)域的情況都完全了解，所以其所進(jìn)行的最終審批沒有太大的實(shí)質(zhì)意義。對(duì)于超信用的賒銷或額度較大的賒銷，還需要由總經(jīng)理和董事長(zhǎng)進(jìn)行審批。

HL公司的銷售業(yè)務(wù)流程概括起來是接受客戶訂單—按銷售發(fā)貨單發(fā)貨—向客戶開具發(fā)票—記錄銷售—收取貨款。HL公司對(duì)應(yīng)收賬款的管理方法是由銷售部門設(shè)置臺(tái)賬，定期與財(cái)務(wù)部門的銷售明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)。HL公司銷售半徑較大，銷售網(wǎng)點(diǎn)分散，但由于公司人員有限，應(yīng)收賬款的回款工作一般交由各網(wǎng)點(diǎn)的銷售人員負(fù)責(zé)，為了加快應(yīng)收賬款的回收速度，HL公司實(shí)行了提成與回收貨款掛鉤的獎(jiǎng)懲制度，該制度要求銷售人員既要促成合同的簽訂，同時(shí)對(duì)貨款回收情況也要予以高度關(guān)注。公司管理者做出此項(xiàng)規(guī)定的目的顯然是想要通過施壓給銷售人員的方式提高應(yīng)收賬款的質(zhì)量，減少呆壞賬的機(jī)率。

3.HL公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題。

3.1信用管理缺失。信用管理部門是企業(yè)信用管理的核心，是銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控的關(guān)鍵所在。HL公司沒有設(shè)置獨(dú)立的信用管理部門，缺乏系統(tǒng)完整的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。HL公司目前將審核賒銷業(yè)務(wù)這一工作交給銷售部門負(fù)責(zé)，具體由銷售人員審核賒銷客戶的信息，銷售人員在審核賒銷額度時(shí)主要是根據(jù)訂單金額、銷售員與客戶關(guān)系的親疏遠(yuǎn)近以及積累的工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)企業(yè)而言，審查客戶信用這一工作交由銷售總監(jiān)負(fù)責(zé)，有很大的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)自身銷售業(yè)績(jī)與公司利益發(fā)生沖突時(shí)，銷售總監(jiān)可能會(huì)為了實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益，對(duì)信用較差的客戶網(wǎng)開一面，放松信用審核標(biāo)準(zhǔn)，選擇犧牲公司的利益。這樣做會(huì)使公司應(yīng)收賬款的質(zhì)量下降，形成壞賬呆賬的可能性增加。由此可見，由銷售總監(jiān)負(fù)責(zé)信用審核的做法是不合適的。

3.2應(yīng)收賬款控制不嚴(yán)。HL公司雖然制定了一些制度加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理，但是在實(shí)際操作中，是否接受訂單，只是由銷售主管對(duì)客戶進(jìn)行形式上的審核后來決定。由于客戶的資料主要是掌握在負(fù)責(zé)此業(yè)務(wù)的銷售員手中，銷售經(jīng)理也只是對(duì)自己負(fù)責(zé)的銷售區(qū)域的情況比較了解，實(shí)際上公司是將對(duì)客戶信用審核這一工作交給了各區(qū)域的銷售人員。由于公司對(duì)銷售人員缺乏應(yīng)有的監(jiān)管，銷售人員對(duì)賒銷業(yè)務(wù)蘊(yùn)含的風(fēng)險(xiǎn)重視度不夠，有時(shí)甚至?xí)c客戶聯(lián)手損害公司利益。企業(yè)將精力過多的放在了擴(kuò)張銷售、占領(lǐng)市場(chǎng)這一方面，對(duì)貨款回收方面的缺乏足夠的重視，導(dǎo)致銷售人員忽視風(fēng)險(xiǎn)盲目營(yíng)銷，外欠貨款越來越多。

三、 完善HL公司銷售業(yè)務(wù)內(nèi)控制度的措施

1.設(shè)置獨(dú)立的信用管理部門。設(shè)置獨(dú)立的信用管理部門并將其在公司組織架構(gòu)中的定位加以明確。強(qiáng)化信用控制管理，明確HL公司信用管理部門權(quán)責(zé)，將原本由銷售總監(jiān)負(fù)責(zé)的客戶信用審批從銷售部門中分離出來，設(shè)置特定的專業(yè)部門進(jìn)行接管，該部門在組織架構(gòu)上獨(dú)立于銷售部、財(cái)務(wù)部及其他部門，在級(jí)別上保證其直接與公司總經(jīng)理對(duì)接，這樣能夠保證信用管理部門的獨(dú)立性，減少信用管理部門與其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門的沖突，方便其正確不受干擾的行使自身的職能以及實(shí)現(xiàn)部門價(jià)值的最大化。但鑒于HL公司還處在業(yè)務(wù)發(fā)展期，規(guī)模不大，人財(cái)物各方面較弱的特點(diǎn)，該部門員工人數(shù)可不必太多，2-3人即可，遇到有金額較大的訂單和超信用額度審批時(shí)，可由信管部人員和公司高管以及財(cái)務(wù)部銷售部門相關(guān)人員一起商討并進(jìn)行集體審批。

2.強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理。

2.1做好應(yīng)收賬款的計(jì)劃管理。公司要有一個(gè)明確的應(yīng)收賬款計(jì)劃，即將每年的應(yīng)收賬款總額控制在一定的限度內(nèi)，這個(gè)可以根據(jù)企業(yè)的銷售計(jì)劃來制定。從《2016年度海龍核材營(yíng)銷政策》 中了解到公司在2016年設(shè)定的銷售目標(biāo)是“合同簽訂額不低于8000萬元（含稅，下同）；銷售額6000萬元；回款額不低于3600萬元?！币簿褪钦f公司將2016年新增應(yīng)收賬款的上限設(shè)定為2400萬元，應(yīng)收賬款占主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的比例為40%，HL公司2014年、2015年應(yīng)收賬款占主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的比例分別為24.83%、61.86%，由公司對(duì)該比例的設(shè)定可看出公司管理層也在有意識(shí)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行管理和控制。

2.2加強(qiáng)對(duì)客戶信用的管理控制。第一，銷售部要重視客戶的信用調(diào)查。將調(diào)查獲取的相關(guān)信息交于信管部門建立客戶資信檔案。除了客戶資信檔案外，還需要信管部門根據(jù)客戶的財(cái)務(wù)報(bào)表對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)比率進(jìn)行計(jì)算，了解客戶的長(zhǎng)期履約能力和償債能力。第二，要加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)管理。首先，銷售人員應(yīng)協(xié)同財(cái)務(wù)部門定期與客戶進(jìn)行對(duì)賬。鑒于HL公司客戶數(shù)量較多，定期的對(duì)賬可定為一個(gè)季度一次。其次，要定期進(jìn)行賬齡分析。企業(yè)必須根據(jù)客戶欠款時(shí)間的長(zhǎng)短，估計(jì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)損失。然后公司財(cái)務(wù)部相關(guān)人員要運(yùn)用賬齡分析法定期編制賬齡分析表。具體分析客戶拖欠賬款的原因，并有針對(duì)性的采取不同的壞賬政策，加速貨款的回收。第三，完善應(yīng)收賬款的催收管理。由于銷售人員與客戶能進(jìn)行直接接觸，所以應(yīng)作為應(yīng)收賬款催收的首選。銷售人員對(duì)客戶企業(yè)的的基本情況比較了解，催款成功的機(jī)率相對(duì)較高。另外，公司信管部門相關(guān)人員通過信管系統(tǒng)的分析和評(píng)估，對(duì)客戶的實(shí)際情況有本質(zhì)的認(rèn)識(shí)，借助銷售人員的協(xié)助也可以進(jìn)行賬款催收工作。如果上述兩種方式均無效，公司有必要委托專業(yè)的催賬機(jī)構(gòu)進(jìn)行欠款的催收。

四、結(jié)語

銷售業(yè)務(wù)是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)來說至關(guān)重要。企業(yè)在制定銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)綜合考慮多方面因素，如企業(yè)規(guī)模大小、銷售業(yè)務(wù)范圍、市場(chǎng)環(huán)境的變化等。 除了增設(shè)信用管理部門和強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理等改進(jìn)措施之外，企業(yè)還要對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通以及監(jiān)督方面給予足夠重視，這些也是保證企業(yè)內(nèi)部控制有效性必不可少的條件。希望本文提出的建議能夠?qū)L公司及其他同類企業(yè)也能有一定的參考價(jià)值與借鑒意義。

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