ERP環(huán)境下采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

摘 要：ERP已逐漸成為企業(yè)提高運行效率，增強企業(yè)在整個行業(yè)中競爭能力的有效手段，它的核心管理思想是實現(xiàn)對整個供應鏈有效的實時管理。如何建立與ERP環(huán)境相適應的內(nèi)控制度，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展必須解決的焦點問題。本文將針對ERP環(huán)境下企業(yè)采購與付款業(yè)務內(nèi)控關鍵控制點，規(guī)劃流程控制，設計內(nèi)控制度，為企業(yè)應用ERP提供決策參考，使企業(yè)保持長遠且健康的發(fā)展。

關鍵詞：ERP系統(tǒng) 采購與付款 關鍵控制點 內(nèi)控制度設計

一、確定ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制目標

采購與付款業(yè)務是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，采購管理在企業(yè)經(jīng)營管理中占有重要的地位，采購成本的高低直接影響企業(yè)的最終利潤。采購與付款業(yè)務活動主要包括：編制采購計劃及請購，供應商開發(fā)，采購合同簽訂、采購訂單下達，貨物驗收入庫，應付賬款確認，貨款支付。ERP系統(tǒng)將這六個環(huán)節(jié)緊密貫穿在一起，形成一個完整的供應鏈條。

本文研究在ERP環(huán)境下如何建立和完善采購與付款業(yè)務的內(nèi)部控制制度，實現(xiàn)內(nèi)部控制目標，確保業(yè)務活動的真實性、規(guī)范性、合理性，為信息使用者及管理層提供及時準確的財務信息，保證各業(yè)務環(huán)節(jié)的銜接和有效配合工作，使企業(yè)的信息系統(tǒng)可以穩(wěn)定、安全運行。

采購與付款業(yè)務的內(nèi)控目標主要為：所記錄的采購都確已收到物品或已接受勞務，并符合采購方的最大利益，提高物資管理的效率、效益和物資供應保障能力；已發(fā)生的采購交易均已記錄；采購交易按正確的日期記錄；采購交易被正確記入應付賬款和存貨等明細賬中，并被正確匯總。

二、潛在風險及ERP環(huán)境下采購與付款業(yè)務內(nèi)部控制的關鍵控制點

ERP是面向流程的，這就要求企業(yè)的業(yè)務流程本身具有較高的合理性，所以對現(xiàn)有流程進行梳理、復核和改進，制定出合理、標準、規(guī)范的業(yè)務流程至關重要。ERP的上線帶來了采購與付款業(yè)務內(nèi)部控制關鍵控制點內(nèi)容的改變。

1.明確員工崗位責任分工，不相容崗位相分離。企業(yè)通過設立不同的工作崗位，明確職責范圍，規(guī)定操作規(guī)程和處理程序，做到各盡其職，各負其責。在崗位設置時，考慮授權崗位和執(zhí)行崗位的分離，執(zhí)行崗位和審核崗位的分離，保管崗位和記賬崗位分離等。通過不相容職責的劃分，各部門之間相互審查、核對和制衡，防止發(fā)生舞弊。

2.授權審批制度。企業(yè)應當建立嚴格的授權審批制度規(guī)范采購業(yè)務的操作，明確采購業(yè)務的審批人對審批事項及授權審批責任和有關控制要求，同時還要規(guī)定采購業(yè)務執(zhí)行人員的行為準則，杜絕越權審批。

3.供應商管理。對于采購業(yè)務來說，供應商和采購部門的關系是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。如果由詢價人員進行供應商的選擇，就有可能產(chǎn)生舞弊行為，這一環(huán)節(jié)關鍵是要做到信息公開，選擇的過程要公平、公正。

4.記錄與憑證控制。在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄，加強請購手續(xù)、采購合同、驗收證明、入庫單、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。財務部門應審核業(yè)務部門提交的原始憑證，審核采購發(fā)票、入庫單的內(nèi)容是否完整、記錄的數(shù)量金額是否正確。

5.采購與驗收控制。由獨立的驗收部門或指定專人對所購物品或勞務等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關內(nèi)容進行驗收。

6.付款控制。對應付賬款的付款憑證進行審核，檢查付款申請是否經(jīng)過了授權審批程序。同時避免重復付款。

三、ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制制度設計

1.編制采購計劃及請購。需求計劃管理包括需求計劃申報、采購策略制定、采購計劃編制、統(tǒng)計分析等管理工作。企業(yè)應要求生產(chǎn)、經(jīng)營等部門按照實際需求準確編制需求計劃，并把有關計劃納入預算管理。歸口管理部門對于需求部門的申請，應根據(jù)主要考慮清單進行審閱，例如申請是否準確、完整及合理，是否在預算范圍之內(nèi)，繼而進行審批或拒絕。

2.供應商開發(fā)環(huán)節(jié)。為了預防舞弊行為，并達到內(nèi)部牽制的目的，企業(yè)應將供應商開發(fā)職能從采購部門分離，由獨立的部門負責供應商評估和準入，按照規(guī)定的標準和程序優(yōu)選供應商，建立合格供應商目錄清單。然后按照規(guī)定的程序在ERP系統(tǒng)中建立供應商代碼，包括名稱、地址、開戶銀行及賬號，交易幣種等，對供應商信息進行統(tǒng)一管理。和物料編碼一樣，ERP也可以運用分類系統(tǒng)，通過參數(shù)設置和自動校驗來實現(xiàn)供應商編碼的唯一性。應付出納和會計無權在ERP中建立供應商資料。企業(yè)應建立供應商定期評審制度，除了初次合作需執(zhí)行嚴格的供應商評審程序外，還需要定期對供應商資質(zhì)及表現(xiàn)情況進行評審并更新供應商等級，避免業(yè)務風險。

3.采購合同簽訂、采購訂單下達。已經(jīng)授權批準的采購需求會在ERP中轉入采購模塊。采購員根據(jù)已經(jīng)批準的采購申請，通過比價議價，選擇供應商。對一些大額、重要的采購項目，應采取競價方式來確定供應商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購合同或采購訂單，采購合同中應確定采購業(yè)務的全部細節(jié)，包括供應商，采購物品名稱規(guī)格，數(shù)量，單價等，交貨時間和付款條件，以便盡可能明確采購環(huán)節(jié)的責任以及事后的損失認定，進一步規(guī)避風險。采購合同由合同部、財務部、法律部門聯(lián)合會簽。

4.貨物驗收入庫。為了達到控制目的，驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購、和財務部門的人員來承擔。貨物到達后，倉儲部門指派驗收人員對貨物進行實物計量，并嚴格按照采購訂單進行核對，包括數(shù)量和質(zhì)量的要求。貨物到達并驗收合格后，倉庫收貨人員在ERP中對具體訂單號碼進行收貨，到貨和在途情況可以在訂單的歷史記錄中查詢。在貨物接收時。相關的采購訂單進行自動檢查，當差異超過了預先設置的容許界限時（即有關的交貨日期和數(shù)量）將會被拒絕。貨物接收的過賬導致庫存數(shù)據(jù)的及時修改，貨物的接收和發(fā)放的金額在財務模塊中同時進行相應的更新。收貨動作在生成物料憑證的同時，自動觸發(fā)會計分錄，確保了采購記錄、倉儲記錄和會計記錄的一致性，并打印入庫憑證。公司庫存物資實行“一本帳”管理，庫存實物物資全部納入信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，定期盤點，做到帳、卡、物相符。在ERP系統(tǒng)中，物料、單據(jù)采用連續(xù)編碼，這樣可以有效防止經(jīng)濟業(yè)務的遺漏和重復，并可隨時進行追溯，查詢單據(jù)狀態(tài)。

5.采購發(fā)票校驗，應付賬款確認。合同部在系統(tǒng)內(nèi)對入庫單、發(fā)票單據(jù)齊全的采購業(yè)務提交資金計劃，資金計劃被審批后，在系統(tǒng)內(nèi)提交報賬單，并向財務部提交紙質(zhì)合同、報賬單、發(fā)票、入庫單。財務部應付會計依據(jù)報賬單號碼進行查詢，復核紙質(zhì)單據(jù)信息，包括：紙質(zhì)單據(jù)是否齊全，是否與系統(tǒng)相符。復核付款方法、負債科目信息。應付會計調(diào)整尾差，完成計稅項錄入及物料類別的選擇工作。財務部復核會計對應付會計錄入信息及所涉及的會計科目進行審批。對于無誤的單據(jù)即可打印支付申請。不在資金計劃范圍內(nèi)、單據(jù)不齊全的采購業(yè)務將無法創(chuàng)建支付申請單。對于有預付款項的交易，在收到供應商發(fā)票后，在系統(tǒng)中完成預付款核銷工作。

在ERP系統(tǒng)中，必須滿足三單匹配的條件系統(tǒng)才會生成相應的會計憑證，這樣便在款項支付前保證了會計信息的規(guī)范性和可靠性。系統(tǒng)對物料、紙質(zhì)單據(jù)的編碼實現(xiàn)了實時追溯跟蹤功能。

應付管理與物資管理高度集成，二者可共享統(tǒng)一的供應商信息，通過發(fā)票校驗能夠有效地將財務管理與采購管理相關聯(lián)，通過應付管理追溯采購管理的詳細信息，使財務管理由靜態(tài)走向動態(tài)，經(jīng)過處理的會計信息能同步反映企業(yè)物流、信息流的動態(tài)，為保證財務部門與前端業(yè)務職能部門的信息規(guī)范化控制提高了平臺基礎。

6.經(jīng)過發(fā)票檢驗環(huán)節(jié)后，系統(tǒng)自動產(chǎn)生針對采購訂單中供應商的應付賬款。財務部出納人員收到經(jīng)審核的支付申請單，依據(jù)付款單號，在系統(tǒng)中進行電子支付工作，完成貨款支付，保證了款項支付的真實性和合法性?？铐椄冻龊?，系統(tǒng)自動以傳真或者郵件的形式通知供應商，有效地減少了供應商查詢，同時避免延遲付款帶來的信用風險。ERP系統(tǒng)中提供的報表管理功能，隨時可以從系統(tǒng)中查詢供應商的清賬管理情況，減少手工編制往來款臺賬的繁瑣和出錯可能。因此，通過ERP系統(tǒng)保證了采購過程數(shù)據(jù)信息的真實性、有效性和可監(jiān)控性。

建立物資合同檔案管理目錄和臺帳，做好物資合同和相關資料的歸檔工作。物資合同檔案包括合同立項、談判、起草、審查、簽署、履行、糾紛處理過程中形成的立項材料、資信審查材料、審核會簽意見、授權委托書、生效合同文本、變更解除協(xié)議等文件。

四、結語

通過對采購與付款業(yè)務流程再設計，并與ERP系統(tǒng)流程相嵌合，企業(yè)各職能部門協(xié)調(diào)配合能力得到有效提升，提高了運作效率，整個經(jīng)營活動更加符合科學合理的要求，企業(yè)管理水平得到顯著提升。

參考文獻：

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[2]李丹. ERP系統(tǒng)中采購與付款企業(yè)內(nèi)控風險的會計監(jiān)督 [J].財會月刊.2011.

作者簡介：李勍（1985.09—）女。民族：漢。北京。中級經(jīng)濟師。會計核算管理。國網(wǎng)冀北電力有限公司物資分公司。