數(shù)字時代下的財務(wù)付款管控

摘 要：為了更好的實現(xiàn)無紙化辦公和節(jié)省溝通成本，財務(wù)部對OA系統(tǒng)財務(wù)管理功能進(jìn)行優(yōu)化—從簡單的申請付款到嵌入預(yù)算控制和直連銀行付款。根據(jù)現(xiàn)有條件，逐漸使財務(wù)人員的工作重心由會計處理問題轉(zhuǎn)變到管理會計方面。同時，也為下一步財務(wù)共享中心的建立奠定了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：預(yù)算控制 OA系統(tǒng) 優(yōu)化 去貨幣化

隨著互聯(lián)網(wǎng)和無紙化辦公普及程度的提高，越來越多的企業(yè)選擇OA系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公。OA系統(tǒng)是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)，自1985年國內(nèi)召開第一次辦公自動化規(guī)劃會議以來，OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。大連港集團(tuán)也在2015年末試運行到2016年正式運行，將OA系統(tǒng)流程正式并入到各部室精細(xì)化管理中去。其中，集團(tuán)財務(wù)流程模塊的建立需要從安全性、可靠性和效率性多維度考慮，并在辦公室和相關(guān)技術(shù)人員的幫助下，集團(tuán)財務(wù)部從簡單的申請付款流程到嵌入預(yù)算控制到OA系統(tǒng)并直連銀行急速付款的模式已經(jīng)基本完成了雛形。

一、創(chuàng)新財務(wù)付款預(yù)算控制模式

在管理控制中使用最廣泛的一種控制方法就是預(yù)算控制。預(yù)算控制可以最清楚地表明了計劃與控制的緊密聯(lián)系。預(yù)算是計劃的數(shù)量表現(xiàn)。預(yù)算的編制是作為計劃過程的一部分開始的，而預(yù)算本身又是計劃過程的終點，是轉(zhuǎn)化為控制標(biāo)準(zhǔn)的計劃。然而極易存在著計劃與預(yù)算脫節(jié)的情況，二者是分別進(jìn)行的而且往往互不通氣。預(yù)算編制工作往往被簡化為一種在過基礎(chǔ)上的外推和追加的過程，而預(yù)算審批則更簡單，甚至不加研究調(diào)查，以主觀想象為根據(jù)任意削減預(yù)算。從而使得預(yù)算完全失去了應(yīng)有的控制作用，偏離了其基本目的。

同時，在大連港集團(tuán)內(nèi)部存在預(yù)算控制無法實時追蹤的問題。原系統(tǒng)只是對單筆費用予以審核，無法動態(tài)化查詢到各單位（部門）預(yù)算和實際費用發(fā)生等的情況，不利于預(yù)算控制。

正是為了消除以上可能存在的消極影響，集團(tuán)財務(wù)部現(xiàn)除了在事前預(yù)算控制和事后預(yù)算考核外增添了事中控制即在OA系統(tǒng)的財務(wù)付款流程中嵌入預(yù)算部分（如圖1）。2016年年初，

集團(tuán)財務(wù)部將每個部門的預(yù)算分門類別地寫入系統(tǒng)。圖1中“部門預(yù)算”一欄可清晰地辨別出部門分項的可用預(yù)算、已發(fā)生預(yù)算和審批中預(yù)算。這樣可以使得在流程各個步驟中，從申請人到涉及審批的主管領(lǐng)導(dǎo)再到財務(wù)人員進(jìn)行財務(wù)處理都可以對所發(fā)生的費用和預(yù)算情況進(jìn)行對比，完成預(yù)算事中控制。同時，也將預(yù)算大項細(xì)分到每一個費用科目更加精準(zhǔn)地判斷出之間的費用支出，有利于各部室進(jìn)行合理規(guī)劃和調(diào)控，使得年初編制的預(yù)算更加貼近實際運行的財務(wù)情況。

除了對實際付出現(xiàn)金流的業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)算管控外，對一些各部門的劃轉(zhuǎn)費用也進(jìn)行管控。使得每一個部門都可以直觀地查詢出，費用在各時間段的漲跌程度。同時，通過分配成本使得責(zé)任到人，更有利于每個部室降低不必要費用支出。

集團(tuán)財務(wù)部將付款流程嵌入預(yù)算控制后，使得財務(wù)控制由事前預(yù)算控制和事后考核的基礎(chǔ)上同時也可以達(dá)到事中實時控制。使得年初預(yù)算更加精準(zhǔn)，降低增加臨時計劃的可能性。使得各個部門更具有機動性調(diào)整工作計劃。

二、優(yōu)化付款流程

傳統(tǒng)付款流程為：業(yè)務(wù)人員填寫付款單（或付款流程）；進(jìn)行審批手續(xù)；原始單據(jù)送達(dá)財務(wù)人員；財務(wù)人員在付款系統(tǒng)二次填寫付款信息和關(guān)鍵信息審批；通過銀行對外付款。其中，對于二次填寫付款信息一直存在兩個相左觀點：二次填寫可以通過財務(wù)人員的篩查提高付款成功率；二次填寫付款信息屬于重復(fù)性人力資源成本，更易產(chǎn)生人為錯誤。但是隨著整個集團(tuán)教育程度的提高和現(xiàn)代化建設(shè)的不斷完善，二次填寫付款信息的財務(wù)篩查工作的必要性逐次降低。相反，解放財務(wù)人員重復(fù)性和機械性的呼聲越來越高。尤其是集團(tuán)財務(wù)部提出的構(gòu)建財務(wù)共享中心，減少基層財務(wù)人員基礎(chǔ)性工作將原本機械的工作轉(zhuǎn)變?yōu)槟Ｊ交?，最終使得財務(wù)人員由簡單的會計處理轉(zhuǎn)化為財務(wù)管理。

如此，對集團(tuán)財務(wù)部進(jìn)一步優(yōu)化財務(wù)付款流程顯得更為重要。將OA系統(tǒng)中財務(wù)付款流程（CW01-CW07）和金蝶財務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)公司九恒星系統(tǒng)直連。在OA系統(tǒng)填寫的付款信息，生成編碼后在金蝶系統(tǒng)顯現(xiàn)并同時生成模式憑證和直連銀行進(jìn)行付款準(zhǔn)備。整套運行至結(jié)束，不用再對關(guān)鍵性信息進(jìn)行修改，一錄到底。

實施將付款信息由二次填寫，改為一次錄入以來，將重復(fù)工作降低，釋放人力資源重心到管理分析方面。

三、深化改革個人報銷業(yè)務(wù)

在傳統(tǒng)報銷業(yè)務(wù)中，使用現(xiàn)金和財務(wù)POS機付款。在去貨幣化的今天，現(xiàn)金報銷存在現(xiàn)金占用不便集中管理和安全性風(fēng)險問題。集團(tuán)財務(wù)部于2016年5月起施行“零庫存”現(xiàn)金管理辦法。正式由現(xiàn)金報銷并存報銷方式轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)POS機報銷方式。但是，也存在以下局限性：

1.操作財務(wù)POS機劃款報銷時，無法確認(rèn)劃卡的持卡人與相關(guān)付款流程的申請人是否一致。易導(dǎo)致審計風(fēng)險，實際申請人與實際收款人不符。

2.對應(yīng)的財務(wù)POS機只能使用對應(yīng)銀行的銀行卡進(jìn)行劃出，對卡種選擇進(jìn)行了人為限制，不能最優(yōu)化的為集團(tuán)和各下屬公司提供服務(wù)。

3.財務(wù)POS機由于地域的限制，原則上只允許大連當(dāng)?shù)亻_卡的銀行卡進(jìn)行劃出。部分有權(quán)限允許異地開卡進(jìn)行劃出的，手續(xù)費過高（每筆金額的1%）。

如今優(yōu)化了付款方式，報銷人員可以直接在OA系統(tǒng)的付款流程中將自己的銀行卡信息對應(yīng)填寫，當(dāng)審批流程和財務(wù)處理結(jié)束后，一鍵急速付款，實時到賬。最大程度減少人力成本和溝通成本，使得無紙化辦公真正落地實施。

四、結(jié)語

對于OA系統(tǒng)的進(jìn)一步優(yōu)化是對系統(tǒng)的功能最大化進(jìn)行發(fā)揮，同時也是為財務(wù)共享中心的建立起到至關(guān)重要推進(jìn)的一步。通過一次次驗算和推進(jìn)，逐步完善財務(wù)系統(tǒng)的流程規(guī)范和建立模式化程序。我相信，通過國家的政策扶持、制度改革，以及所有財務(wù)人員及領(lǐng)導(dǎo)的共同努力，財務(wù)系統(tǒng)的未來會更加的光明并定會成為推動集團(tuán)實現(xiàn)“十三五”的經(jīng)濟(jì)發(fā)展領(lǐng)軍力量。