淺議SAP軟件在商貿(mào)企業(yè)的應(yīng)用實施計劃

張圣

【摘要】近年隨著國民經(jīng)濟由外貿(mào)轉(zhuǎn)向內(nèi)需的結(jié)構(gòu)調(diào)整，商貿(mào)行業(yè)的營銷模式日益豐富，這種趨勢對相關(guān)企業(yè)信息化管理程度提出了更高要求。SAP軟件能夠較好滿足企業(yè)信息化管理的各項需求，可SAP軟件在提高企業(yè)效率的同時也會產(chǎn)生問題與風險，這是企業(yè)在實施SAP應(yīng)用過程中必須突破的瓶頸。

【關(guān)鍵詞】管理狀態(tài) SAP項目組 內(nèi)部控制 基本需求

一、財務(wù)管理的發(fā)展階段與SAP軟件的實際價值

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展必須依賴信息技術(shù)的支持，財務(wù)管理同樣經(jīng)歷了不同階段的變革。第一階段：財務(wù)操作自動化——提高效率和控制的力度；第二階段：財務(wù)信息的完善——評價分析數(shù)據(jù)的能力；第三階段：財務(wù)管理目標與企業(yè)戰(zhàn)略的結(jié)合——創(chuàng)造價值。三個階段的變革是順應(yīng)時代的發(fā)展，財務(wù)管理的基本目標是提升企業(yè)競爭實力與加強企業(yè)抗風險能力，此類變革在未來仍將繼續(xù)。社會對SAP軟件的評判具有兩面性，一面是SAP在全世界的斐然成績是值得肯定的，SAP實時集成的財務(wù)信息涵蓋全方位的管理流程，健全的組織結(jié)構(gòu)反映各時段的關(guān)鍵數(shù)據(jù)并量化不同期間的利得或損失，畢竟歐美企業(yè)公認最佳的ERP系統(tǒng)經(jīng)過實踐認證；但另一面是世界500強企業(yè)均屬于發(fā)展到一定階段后才實施SAP項目，而我國多數(shù)企業(yè)的管理狀態(tài)良莠不齊，即便某些大型央企的管理制度與管理狀態(tài)也存在脫節(jié)現(xiàn)象，因為企業(yè)沒有認識現(xiàn)存的根本問題就匆匆上馬SAP項目，其實施結(jié)果可想而知，所以這類企業(yè)對SAP的評價就缺乏好感。

二、SAP項目組需要考慮的問題與實施建議

（一）重視內(nèi)部控制，有效安排工作

企業(yè)對SAP軟件的應(yīng)用目標需要合理預期，先進的ERP軟件只是企業(yè)管理的工具，脫離了管理它就毫無價值。首先企業(yè)要了解目前管理狀態(tài)，參照內(nèi)審部門評價報告中列舉的各項內(nèi)部控制缺陷展開查證核實工作，按影響程度分類整理并及時反饋處理意見；然后聘請具備資質(zhì)的會計師事務(wù)所對企業(yè)內(nèi)部控制審計鑒證，鑒證報告中披露的管理薄弱環(huán)節(jié)需要重點把握，后續(xù)的整改結(jié)果至關(guān)重要；最后企業(yè)需要完善內(nèi)部控制信息系統(tǒng)并健全管理流程。資深經(jīng)理人是SAP項目團隊的寶貴資源，如果資深經(jīng)理人脫離SAP項目組工作，后期的實施過程將面臨諸多困難，這必然加大失敗的風險，因此企業(yè)管理者需要全力支持資深經(jīng)理人充分投入SAP項目組的工作。

（二）規(guī)劃設(shè)計目標，突出核算重點

作者以連鎖商超為例對SAP項目組工作加以說明：大型連鎖商超通常由運營總部、配送中心、門店三部分組成，銷售、倉儲、采購等經(jīng)營環(huán)節(jié)均使用計算機軟件控制。

銷售分為四類：代銷、自主經(jīng)銷、聯(lián)營與租賃柜臺，銷售過程中計算機數(shù)據(jù)利用程度較高。主要收入有兩種：一種是向供貨方提供場地或勞務(wù)的固定收費，如進場費、垛頭費、廣告促銷費、上架費等；另一種是商品銷售量或銷售額掛鉤的浮動收費。浮動收費分為兩類：一是保底扣點，先確定固定收費，再以月銷售量或銷售額取值的浮動收費與固定收費孰高確定；二是單純扣點，即每月按代銷商品的銷售差額收費。SAP項目組根據(jù)銷售崗位設(shè)置操作內(nèi)容，設(shè)定操作員權(quán)限與各層級審核步驟，這方面應(yīng)積極聽取銷售人員意見，充分考慮操作難點與權(quán)限層級，確保不同層級間參數(shù)設(shè)置的完整與準確。

倉儲過程中采用計算機自動識別商品信息，商超行業(yè)廣泛使用的是銷售時點系統(tǒng)（POS系統(tǒng)），商品進銷信息由前臺POS系統(tǒng)和后臺MIS系統(tǒng)兩個基本模塊構(gòu)成，掃描儀通過讀取商品條形碼反饋實時銷售信息并傳輸至后臺計算機（MIS系統(tǒng)）做進一步處理，前臺POS與后臺MIS是密切相關(guān)的計算機管理系統(tǒng)，兩者缺一不可。商品盤點是加強存貨管理的必要手段，商品損耗在經(jīng)營活動中難以避免，如散裝大米的配送與倉儲都會發(fā)生損耗，只能通過盤點查證商品實時狀況。信息集成是SAP軟件的一大優(yōu)勢，將POS與MIS的數(shù)據(jù)完美集成是SAP項目組必須完成的任務(wù)，前期以POS與MIS的導出數(shù)據(jù)來校對結(jié)果，后期則要運用SAP軟件的數(shù)據(jù)銜接功能。盤點商品的差異金額需要實時記錄，分析其原因?qū)儆诹績r關(guān)系還是非正常損耗。

采購核算一般采用進價數(shù)量金額，由運營總部進行統(tǒng)一的核算管理，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)核算軟件，對供貨商的結(jié)算方式主要有現(xiàn)結(jié)、賬期、滾結(jié)、代銷四種。商品進銷分為進貨、商品調(diào)撥、售貨三部分，進貨根據(jù)采購訂單和供貨商送貨清單記賬，核實相符后通知供貨商開票；商品調(diào)撥由業(yè)務(wù)部開出“商品調(diào)撥單”手工聯(lián)，經(jīng)業(yè)務(wù)部、出貨站和門店負責人點收確認并簽字后，手工聯(lián)隨同計算機生成的“商品調(diào)撥單”傳遞到財務(wù)部進行賬務(wù)處理；售貨以前臺POS銷售商品后，收銀部每天下午將前一天的所有貨款的“進賬單”與收取的現(xiàn)金、銀行存款核對相符后交至財務(wù)部記賬員，而財務(wù)部記賬員與當日的銷售日報數(shù)據(jù)核實相符后確認收入并賬務(wù)處理。

SAP項目組處理上述業(yè)務(wù)事項之前應(yīng)建立統(tǒng)一的商品目錄，完善商品目錄的信息參數(shù)，尤其是價稅分離的采購訂單格式，調(diào)整其與不同供應(yīng)商的送貨清單或銷售發(fā)票的數(shù)量單價等信息格式保持一致；目錄對采購商品分類管控，進入目錄的商品必須具有市場競爭力、價格優(yōu)勢及質(zhì)量保證；操作員可以通過SAP軟件對每種商品的進銷存周期進行系統(tǒng)分析，形成以計算機決策為主、人工修正為輔的進貨決策模式；商品調(diào)撥以大倉通存方式處理，針對每個店面的商品調(diào)撥差異設(shè)立預警指標，若調(diào)撥差異超過預警指標，經(jīng)特殊授權(quán)才能生成調(diào)撥單，事前控制商品損失率；售貨以商品目錄編碼和條形碼為載體，銷售后檢查POS生成的日報表與SAP銷售清單的差異，分析差異原因，探索兩者數(shù)據(jù)校對相符的辦法，SAP商品目錄的維護員和調(diào)撥單的審批員必須作為關(guān)鍵用戶進行系統(tǒng)操作。

目前大多數(shù)連鎖商超采取通用財務(wù)軟件記賬，財務(wù)數(shù)據(jù)平時存貯于計算機中，按期打印紙質(zhì)報表或賬簿。財務(wù)軟件設(shè)有數(shù)據(jù)接口，只需定義財務(wù)數(shù)據(jù)輸入、輸出的接口模式，商品管理軟件的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可傳輸至財務(wù)軟件，自動生成憑證賬簿與報表。財務(wù)管理并不局限于賬務(wù)處理流程的控制，更多的內(nèi)容是把財務(wù)管理的概念傳遞給SAP軟件的操作員，使他們清楚信息流程會影響財務(wù)數(shù)據(jù)，SAP軟件在實現(xiàn)自動化信息處理的同時提高了對操作員崗位素質(zhì)的要求。

（三）強化SAP操作培訓，實行SAP上崗考核

實施SAP不是單純的ERP系統(tǒng)升級，而是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變革，它的成功依賴最終用戶的實際操作水平。因此SAP項目組切勿剛愎自用或急躁冒進，應(yīng)當作為教練員和輔導員，耐心細致幫助SAP操作員扎實掌握軟件的模塊功能，企業(yè)人資部門應(yīng)擬定SAP上崗考核制度，分階段培訓和考試，SAP操作員通過上崗考核后才能正式操作系統(tǒng)。SAP對使用人員實際操作水平要求極高，培訓時僅泛泛演示系統(tǒng)功能操作流程并不能達到最終用戶實操演練狀態(tài)。SAP項目組需要根據(jù)培訓進度與測試內(nèi)容匯編整理操作手冊，其中包含各項實際操作步驟，有專門的注解來講述核心概念與案例分析；手冊按照操作員掌握SAP的熟練程度匯編成冊，編號靠前的手冊講述基本概念與操作，編號靠后的手冊逐步體現(xiàn)崗位專業(yè)性與復雜性，操作員可以按崗位級次對應(yīng)手冊編號安排培訓計劃。培訓過程中必須建立通暢的溝通機制，使所有SAP操作員能夠及時反映問題，SAP項目組應(yīng)當安排專人對問題分類整理并跟進處理，解決問題的最終目的是SAP的使用越來越貼近企業(yè)的實際工作需求。

三、企業(yè)的信息化環(huán)境與信息化內(nèi)部控制

SAP項目在實施前應(yīng)當評估當前企業(yè)信息化環(huán)境，這里主要指財務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的信息化環(huán)境，具體包括業(yè)務(wù)流程信息化程度、應(yīng)用軟件使用范圍、自動生成的交易類型、非日常核算數(shù)據(jù)、系統(tǒng)生成報告的依賴程度等內(nèi)容。

信息系統(tǒng)指企業(yè)利用計算機和通信技術(shù)，對內(nèi)部控制進行集成、轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺，其中需要關(guān)注的風險主要有信息系統(tǒng)缺失或規(guī)劃不合理、系統(tǒng)開發(fā)不符合內(nèi)部控制標準或授權(quán)管理不當、系統(tǒng)運行維護和安全措施缺位；這幾類風險是企業(yè)需要避免的注意事項。

四、企業(yè)實施SAP項目的基本需求

企業(yè)實施SAP項目必須提出的基本需求包括：①實現(xiàn)手工環(huán)境下難以實現(xiàn)的控制功能；②控制用戶的操作權(quán)限，避免將不相容職務(wù)的處理權(quán)限集中于同一用戶；③系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢查與校驗，降低或消除以前信息軟件的差異或失誤狀態(tài)；④操作的可糾正性，對異?；蜻`反內(nèi)部控制的交易或數(shù)據(jù)，應(yīng)當設(shè)計由系統(tǒng)自動報告并跟蹤處理機制的功能；⑤系統(tǒng)流程能夠切實提高企業(yè)財務(wù)預決算工作質(zhì)量，減少或避免手工環(huán)境下財務(wù)預決算的弊端和問題。

SAP項目的成功實施可以使企業(yè)在業(yè)務(wù)流程改造、內(nèi)控制度建設(shè)、資源優(yōu)化配置等方面取得長足進步，而基本需求是企業(yè)認識SAP項目核心價值的啟蒙思想。

參考文獻

[1]侯佳奇.《企業(yè)實施SAP項目的得與失》.財務(wù)與會計.2009年8月刊.中國財政雜志社.

[2]馬方，盧俊.《mySAP ERP財務(wù)管理與應(yīng)用（修訂版）》.2008年10月.東方出版社.