對醫(yī)院藥品盤存差異內(nèi)部控制的研究與思考

韓迎春　賴曉維

摘要：由于醫(yī)院藥房藥品種類繁多，批次各異，且門診發(fā)藥工作量大，使得藥房管理出現(xiàn)漏洞。因此有必要就藥品誤差原因進(jìn)行多方位分析，并對某些無法查明原因的經(jīng)常性盤點(diǎn)誤差藥品進(jìn)行系統(tǒng)跟蹤調(diào)查，同時提出更合理的管控措施，對于流程存在不合理不規(guī)范的操作，制定相應(yīng)獎懲措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院藥品 盤存差異 內(nèi)部控制

藥品是醫(yī)院的重要資產(chǎn)，占醫(yī)院流動資產(chǎn)比重很大，這部分資金管理工作的成效直接關(guān)系到醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。然而藥品種類繁多，批次各異，規(guī)格型號眾多，流動性極強(qiáng)，使得藥房管理易出現(xiàn)漏洞，這也給藥品的管理提出了一個難題。為了了解現(xiàn)有的庫存實(shí)際情況，保證藥房提供的財務(wù)報表完整性、可靠性、準(zhǔn)確性，檢驗相關(guān)人員對藥品管理各項工作的落實(shí)和執(zhí)行情況，督促藥房人員對藥品管理的自我總結(jié)。因此，加強(qiáng)藥品的進(jìn)銷存的管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的重點(diǎn)，是保證醫(yī)院賬實(shí)相符的重要前提。本文依據(jù)實(shí)際盤點(diǎn)情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并提出一些建議。

一、盤點(diǎn)情況

門診藥房每月月底對藥房進(jìn)行一次全面盤檢，盤點(diǎn)時根據(jù)現(xiàn)場人員數(shù)量，采取兩人一組，一人依次清點(diǎn)藥柜藥品數(shù)量，一人根據(jù)藥房庫存清單進(jìn)行記錄。盤點(diǎn)完后，將盤存差異錄入電腦系統(tǒng)，財務(wù)人員每季度末對藥房進(jìn)行抽盤，年中年末財務(wù)人員跟蹤監(jiān)察藥房人員進(jìn)行一次全盤。

二、盤點(diǎn)情況分析

在監(jiān)盤中發(fā)現(xiàn)問題較多，實(shí)際盤存差異情況未如報表反映情況般樂觀。本文對具體差異原因做了如下幾點(diǎn)分析。

（一）由于藥品本身特點(diǎn)，易導(dǎo)致人為差錯

①相似藥品差錯，如廠家不同，注射用還原型谷胱甘肽，有上海及重慶2家廠家生產(chǎn)；維生素K1針和維生素K1注射液廠家不同。②破損、字跡不清。維生素C針、維生素C注射液包裝簡單且極其相似，用量大，很多字跡不清，容易混淆。③散包裝，容易錯數(shù)、丟失。散包裝藥品主要是片劑，人工數(shù)錯、掉落等都可能導(dǎo)致藥品數(shù)量差錯。

（二）盤點(diǎn)時間段、錯盤等造成的誤差

在盤存過程中不能做到絕對的靜態(tài)盤存，急診和門診的庫存不能分開管理。盤點(diǎn)一般在下班期間進(jìn)行，但是由于門診窗口關(guān)閉后，急診窗口依然在進(jìn)行發(fā)藥處理，給盤點(diǎn)工作造成困難，因此盤點(diǎn)存在一定誤差。如有病人未取藥，未退款情況存在，沒有及時進(jìn)行處理，導(dǎo)致長期遺留藥品，這也導(dǎo)致了藥品盤存誤差的增大。

（三）系統(tǒng)誤差

藥房工作人員普遍反映醫(yī)院使用的HIS軟件，其他醫(yī)院也出現(xiàn)盤存時多的藥品越來越多，少的藥品也越來越少，一旦在系統(tǒng)進(jìn)行盤存處理，第二個月盤存時就會出現(xiàn)相反現(xiàn)象，懷疑軟件存在瑕疵，希望信息科人員配合，消除疑慮。另一方面，系統(tǒng)在進(jìn)行除數(shù)時，會保留三位小數(shù)，而結(jié)果為兩位小數(shù)，也會出現(xiàn)微小差異。

（四）借藥換藥情況依然未杜絕

雖然醫(yī)院歷來規(guī)定不得借藥，但依然有醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行違規(guī)操作，因此出現(xiàn)醫(yī)院職工借藥或換藥的情況。部分醫(yī)生借藥后，未及時歸還，存在較大漏洞和管理風(fēng)險，導(dǎo)致藥品實(shí)存數(shù)與賬面數(shù)存在差異。

（五）各藥房之間藥品盤存互存差異時，有相互調(diào)劑情況

為了減少盤存差異，門診藥房將多余（或缺少）藥品與其他藥房缺少（或多余）的同類藥品進(jìn)行調(diào)節(jié)。各類藥房之間的調(diào)劑，在一定程度上能夠減小盤存差異，使藥品盤存情況在賬面上較為“體面”。但這類調(diào)劑并不能從源頭上解決問題，甚至導(dǎo)致藥品出入更加混亂，管理監(jiān)控難度加大。

（六）藥品管理依然存在漏洞，沒有建立相應(yīng)的問責(zé)制度，責(zé)任不明確

對于藥品盤存差異，沒有實(shí)行個人問責(zé)制度，藥品盤盈或盤虧的責(zé)任無法落實(shí)到個人，因此盤點(diǎn)差異與個人相關(guān)度較低，從而不能引起藥房人員對盤存差異的足夠重視，藥品盈缺、發(fā)錯、漏發(fā)也基本歸咎于部門領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致藥品監(jiān)管不利的現(xiàn)象。

三、改進(jìn)建議

（一）管理人員引起重視，協(xié)調(diào)醫(yī)院各部門間的工作配合

要做好醫(yī)院藥品的管理工作，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起高度重視，有利于藥品的監(jiān)管，并引起相關(guān)科室注意。另外，醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)部門的協(xié)作與配合也是非常必要的，尤其是醫(yī)院藥劑科、信息科和財務(wù)科三個部門之間的通力合作最為重要，同時也需要醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部的配合和臨床科室的支持。

（二）嚴(yán)格控制借藥、換藥、退藥現(xiàn)象

對于盤存藥品互相調(diào)劑的行為及相互借藥行為，需辦理藥品調(diào)撥手續(xù)，不得隨意借藥、換藥。應(yīng)當(dāng)開具藥品調(diào)撥單，雙方簽字確認(rèn)，定期交財務(wù)審核、入賬。對于強(qiáng)行借藥、退換藥情況，及時匯報科室領(lǐng)導(dǎo)，必要時匯報職能部門。

（三）將個人借藥情況，納入個人績效考核范圍

如發(fā)現(xiàn)有個人借藥情況，應(yīng)將其納入個人考核制度，與個人績效考核分掛鉤。按照借藥數(shù)量和次數(shù)，對于藥房借藥相關(guān)人員與借藥醫(yī)護(hù)人員按比例進(jìn)行月度考核扣款，與獎金掛鉤，從而杜絕此類情況再度發(fā)生，防止醫(yī)保漏洞。

（四）要求信息科積極配合，加強(qiáng)軟件管理，防止軟件漏洞

信息科積極配合藥房人員工作，對于藥房人員提出的某些藥品差錯，積極跟進(jìn)，對于單個藥品進(jìn)行流程跟蹤，必要時進(jìn)行書面報告，消除疑慮。同時也能加強(qiáng)相關(guān)部門之間的協(xié)作，能有效防止各部門互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象。

（五）對于易混淆的藥物進(jìn)行羅列，引起注意

藥房人員對于經(jīng)常容易出現(xiàn)發(fā)藥差錯或易出現(xiàn)盤存差異的藥品，根據(jù)情況召開臨時或定期會議，實(shí)時跟蹤藥品進(jìn)出情況，及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的漏洞，總結(jié)心得體會。對于易混淆藥品及時羅列，引起注意，避免錯誤。

（六）建立個人問責(zé)制度，減少事不關(guān)己現(xiàn)象

相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立藥品管理體制改革的決心和加快改革進(jìn)程。實(shí)行藥品專人“認(rèn)領(lǐng)”管理制度，每人分別負(fù)責(zé)指定藥品，對于庫存情況實(shí)時監(jiān)管，做到心中有數(shù)。個人對于自己負(fù)責(zé)的藥品及時找出差異及原因，減少事不關(guān)己、盤點(diǎn)流于形式的現(xiàn)象。

（七）從軟件方面進(jìn)行提升，減少盤庫時點(diǎn)導(dǎo)致的差異

醫(yī)生出具處方后，系統(tǒng)不直接減少藥房藥品庫存量，待收費(fèi)完成后，藥品庫存量根據(jù)開單藥品量相應(yīng)減少。此時，藥房開始備藥，患者憑發(fā)票取藥，發(fā)藥后，藥房發(fā)藥人員點(diǎn)擊驗收后，發(fā)藥完成。這將會導(dǎo)致某些藥品未發(fā)出、而庫存已減少的現(xiàn)象，這就需要對軟件進(jìn)行提升，從軟件方面提高內(nèi)部控制管理，減少系統(tǒng)漏洞，增加庫存準(zhǔn)確性。

（八）增強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，實(shí)行“走出去”的策略。讓員工多多學(xué)習(xí)新型醫(yī)院管理體制，吸取其他醫(yī)院或相關(guān)部門的經(jīng)驗，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。醫(yī)院內(nèi)部可定期組織崗位培訓(xùn)、業(yè)務(wù)能力競賽等。此舉可提高員工積極性和自我價值意識，從而能更好地管理醫(yī)院資產(chǎn)。

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（作者單位：寧波市北侖區(qū)人民醫(yī)院）