大數(shù)據(jù)時代高校科研檔案信息化建設(shè)的機遇與挑戰(zhàn)

摘 要 大數(shù)據(jù)帶來的信息風(fēng)暴正在變革我們的生活、工作和思維，高校科研檔案信息化建設(shè)事關(guān)高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展與未來，高校如何在大數(shù)據(jù)時代把握機遇，迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)變革，是高?？蒲袡n案管理必須思考的問題。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 科研檔案管理 信息化建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，音頻、文字、圖片、視頻等半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大量涌現(xiàn)，人類已悄然進入大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)帶來的信息風(fēng)暴正在變革我們的生活、工作和思維，大數(shù)據(jù)開啟了一次重大的時代轉(zhuǎn)型，目前大數(shù)據(jù)已深入影響世界各國的國家政策制定、科學(xué)研究發(fā)展，教育資源分享和國家安全管理等領(lǐng)域。

科研檔案是科學(xué)研究活動的真實記錄和信息儲備資源，承載著高校學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、社會經(jīng)濟發(fā)展、歷史變遷和國家政治、經(jīng)濟發(fā)展重大決策的多重記憶，肩負著未來高校發(fā)展、人才培養(yǎng)、社會經(jīng)濟發(fā)展及國家綜合國力提升的智庫作用，因此，極具保存和利用價值。隨著國家對科研的投入持續(xù)增加，高?？蒲薪?jīng)費不斷增多，項目、成果、平臺建設(shè)等不斷取得突破性進展，各種科研檔案如文字、圖表、軟盤、聲像、實物等隨之大量產(chǎn)生，科研檔案正以數(shù)量級的速度增長。傳統(tǒng)的高?？蒲袡n案管理已在一定程度上影響到高?？蒲泄芾淼恼w發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代給高?？蒲袡n案的信息化建設(shè)，以及科研檔案的管理創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新帶來了難得的機遇和挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)時代高校科研檔案信息化建設(shè)的機遇

（一）大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化建設(shè)的可行性

大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)的飛速發(fā)展為科研檔案管理展現(xiàn)了一個和諧的動態(tài)世界，大數(shù)據(jù)時代可更高效地傳輸、存儲、長期保存、組織發(fā)現(xiàn)與訪問、集成、融合、分析、挖掘和可視化科研數(shù)據(jù)，目前，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)、云服務(wù)已在高校普遍應(yīng)用，校園網(wǎng)絡(luò)無線延伸，數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，信息化建設(shè)已為科研檔案的信息化管理打下良好基礎(chǔ)，電子信息技術(shù)跨部門、跨學(xué)科的應(yīng)用、各部門的信息協(xié)同、智能化搜索、自動化導(dǎo)航以及基于全局數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)的分析和利用，可為廣大師生提供綜合的信息資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)同服務(wù)。對于以前的傳統(tǒng)紙質(zhì)科研檔案也可利用計算機、數(shù)碼相機和掃描儀等設(shè)備將其電子化，并可創(chuàng)建聲像資料以供保存，實現(xiàn)資源共享。

（二）大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化建設(shè)的必然性

第一，時代發(fā)展的強烈需求。社會的快速發(fā)展和進步，大數(shù)據(jù)時代和信息大爆炸時代悄然來臨，計算機、互聯(lián)網(wǎng)、信息通信技術(shù)的快速發(fā)展，電腦、手機及各種電子產(chǎn)品的廣泛普及，人們對時間、速度、信息的要求越來越高，微博、微信、微店、QQ、E-mail、網(wǎng)絡(luò)購物等已成為時代潮流并深刻變革著我們的工作、生活和思維方式，快捷、便利、自由、多樣、節(jié)約正成為人們的生活態(tài)度和工作選擇。傳統(tǒng)的高?？蒲袡n案管理模式已經(jīng)不適合當今時代發(fā)展需求，傳統(tǒng)的科研檔案以紙質(zhì)材料為主，科研檔案的收集、整理、保存、查閱也以手工操作為主，因此存在浪費時間、收集整理困難、不易保存，查閱、統(tǒng)計分析不便等情況，更難以實現(xiàn)科研檔案的共享、傳播和交流。大數(shù)據(jù)信息化時代可實現(xiàn)高?？蒲袡n案的及時、高效、長期存儲、實現(xiàn)不受時空限制的便捷查閱，信息化的科研檔案還可直接進行學(xué)術(shù)上的探討、分析、總結(jié)、共享和交流，這一方面節(jié)約了時間成本，提高了科研檔案的使用效率，另一方面可為科研人員提供豐富的、有價值的科研情報信息，為以后的科學(xué)研究提供參考與借鑒，有利于科研工作較快地出成果，出精品， 從而助推高校科研事業(yè)大發(fā)展。

第二，現(xiàn)代管理與服務(wù)的必然選擇?？蒲袡n案不僅需要妥善保存，還要充分利用好科研檔案。科研檔案是上級部門制定科研發(fā)展規(guī)劃和推動科研工作科學(xué)決策的重要參考；是準確評價科研人員科研水平的客觀依據(jù)；是進行科研活動和科研成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的高?？蒲袡n案管理主要以人工為主，科研檔案的整理，收集，錄入，提取應(yīng)用等工作常是手動進行，非常繁瑣，耗時耗力，枯燥乏味，檔案不全缺失嚴重，查閱不便，重管輕用情況突出，統(tǒng)計分析困難，科研檔案的共享、交流局限，致使科研檔案的管理和服務(wù)難以盡如人意，已嚴重制約科研信息的宣傳推廣和科研成果的轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化，致使大量科研成果深藏于檔案館，實驗室，給學(xué)校、社會、國家造成資源的極大浪費。大數(shù)據(jù)信息化時代讓高校科研檔案從封閉走向開放，大數(shù)據(jù)信息時代可更高效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳輸、儲存、訪問、獲取、統(tǒng)計、分析和可視化，科研檔案的信息化建設(shè)，讓科研檔案管理工作和服務(wù)工作更加科學(xué)，快捷、便利、多樣，檔案信息的收集、整理、查詢、統(tǒng)計、分析、儲存更加方便、可信、直觀、透明，這既提高了科研檔案的使用效率，也增強了科研檔案管理、服務(wù)質(zhì)量，又避免了人工管理中的主觀隨意性。另外，大數(shù)據(jù)信息時代通過集成芯片實現(xiàn)海量信息的有效保存，大大節(jié)約了科研檔案儲存空間，使檔案信息資源的利用和配置也更加的公平，節(jié)約。因此，高?？蒲袡n案管理信息化建設(shè)有利于促進科研檔案管理、服務(wù)工作的高效進行，是檔案管理工作和服務(wù)工作的必然需求。

二、大數(shù)據(jù)信息化時代高?？蒲袡n案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為各個領(lǐng)域不能回避的現(xiàn)實問題，大數(shù)據(jù)在高?？蒲袡n案管理中的廣泛運用，將給我們的科研檔案管理模式、科研檔案管理人員和科研檔案的安全帶來巨大挑戰(zhàn)。

（一）傳統(tǒng)科研檔案管理模式的挑戰(zhàn)

辦公自動化及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)在高校的普遍應(yīng)用，基于系統(tǒng)的海量信息資源對高?？蒲袡n案管理帶來挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時代科研檔案的載體由傳統(tǒng)形態(tài)向數(shù)字形態(tài)過渡，科研檔案管理的對象由有形實體文檔轉(zhuǎn)變?yōu)闊o形虛擬信息，科研檔案載體從印刷資料、軟盤資料、視聽資料等延伸到各種數(shù)字資源，傳統(tǒng)的“實體檔案管理模式”對日益豐富的多樣化的科研檔案載體文件無法實施有效管理；另外，傳統(tǒng)的科研檔案管理以手工為主，科研檔案的查閱率和利用率都非常低，更談不上科研檔案的編研、展覽、宣傳、共享、交流，科研檔案“束之高閣”，“重藏輕用”現(xiàn)象明顯，更不用說對檔案數(shù)據(jù)進行分析、開發(fā)與利用。許多科研檔案還存在歸檔不全，檔案載體仍然以紙質(zhì)為主，檢索方法單一，效率低下；紙質(zhì)檔案、實物標本、產(chǎn)品等通常在不同機構(gòu)分散收藏等情況。因此，高校如何盡快轉(zhuǎn)變觀念、轉(zhuǎn)變科研檔案管理模式，盡快適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時代的要求，管理好、利用好、服務(wù)好科研檔案考驗高校科研管理水平。

（二）科研檔案管理人才的挑戰(zhàn)

長期以來，高校科研檔案管理缺乏重視，很多高校很少有專職工作人員來管理科研檔案，大多由負責(zé)其他科研管理的人員兼職。隨著科研檔案數(shù)量和形式的快速發(fā)展，科研檔案管理人員素質(zhì)已成為制約高校科研檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。大數(shù)據(jù)信息時代檔案工作對象、工作環(huán)境、工作手段都發(fā)生了重大改變，檔案信息化是以檔案信息資源開發(fā)利用為核心，以信息技術(shù)（計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊、信息處理）等高科技技術(shù)為依托的一種新技術(shù)應(yīng)用過程。這就要求科研檔案管理人員不僅要有檔案學(xué)專業(yè)知識，還要有計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息處理技術(shù)知識，以及具備網(wǎng)絡(luò)信息搜索能力和信息分析能力。但目前，檔案專業(yè)人才稀少，同時具備檔案專業(yè)和信息技術(shù)的復(fù)合型人才更是奇缺，這在大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的新形勢下尤顯凸出，這必將對高?？蒲袡n案管理工作產(chǎn)生深刻影響，也對科研檔案管理人員素質(zhì)提出嚴峻挑戰(zhàn)。

（三）安全性問題

大數(shù)據(jù)信息化時代給我們提供了一個更為廣闊的信息儲存和交流共享平臺，但也給科研信息的安全帶來挑戰(zhàn)，一些科研項目、科研成果、科研數(shù)據(jù)涉及國家政治、軍事、經(jīng)濟的重大決策和前進方向，若一旦被黑客攻擊或是泄漏，所造成的損失將是十分巨大。

三、大數(shù)據(jù)時代加強高?？蒲袡n案信息化管理的幾項措施

在實施大數(shù)據(jù)管理的過程中，高校還應(yīng)建立科研檔案大數(shù)據(jù)信息化管理體系，積極引入大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)人才，并高度重視數(shù)據(jù)安全等問題。

（一）強化領(lǐng)導(dǎo)層科研檔案信息化管理意識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案信息化建設(shè)的重視程度直接影響科研檔案的管理效果。領(lǐng)導(dǎo)要強化科研檔案信息化管理意識，要認識到大數(shù)據(jù)時代科研檔案信息化建設(shè)的重要意義和巨大價值，把科研檔案信息化建設(shè)提上日程，并著眼長遠，頂層設(shè)計，確保人力，財力，物力的投入。同時科研檔案管理人員要不斷轉(zhuǎn)變觀念、更新知識，不斷學(xué)習(xí)提高信息化管理技術(shù)和水平，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息化時代對科研檔案管理工作的變革和挑戰(zhàn)。

（二）建立、健全科研檔案信息化管理制度和科研檔案管理平臺系統(tǒng)

科研檔案管理制度是科研檔案工作者開展科研檔案工作的行為準則和依據(jù)。高校應(yīng)結(jié)合《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》建立、健全科研檔案信息化管理制度，形成科學(xué)、規(guī)范、高效的規(guī)章管量制度和統(tǒng)一標準的數(shù)字化信息化管理工作流程，加快推出有關(guān)科研檔案數(shù)字管理的各項工作規(guī)范，尤其是網(wǎng)站建設(shè)和管理標準，檔案管理軟件設(shè)計和數(shù)據(jù)庫錄入規(guī)范等，要讓科研檔案的信息化工作有章可循、有據(jù)可依。另外，高校還應(yīng)加強科研檔案管理平臺建設(shè)，完善和加強科研檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，添置必要的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，并加強軟件管理功能，充分利用計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，促進高?？蒲袡n案管理快速朝著數(shù)字化信息化的方向邁進。

（三）人才隊伍建設(shè)

科研檔案管理人才是高校科研檔案信息化管理的實施主體，高校應(yīng)利用自身優(yōu)勢培養(yǎng)、選拔和引進既具有檔案管理知識、又具有信息化技術(shù)（計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊、信息處理）的復(fù)合型人才，并完善配套政策，提供一定的福利待遇和工作條件等。另一方面，高校應(yīng)注重培養(yǎng)提高科研檔案工作人員計算機信息技術(shù)的應(yīng)用能力、管理意識和服務(wù)意識，最大限度促進科研檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

（四）加強科研檔案保密工作和知識產(chǎn)權(quán)歸屬工作

大數(shù)據(jù)信息化時代，科研檔案的信息含量和科技含量加大，載體形式也多樣化，信息交流快捷、便利，但在信息共享交流過程中，還必須嚴格遵守科技保密原則和《知識產(chǎn)權(quán)保護法》的規(guī)定，該保密的科技信息一定要做好保密工作，防止因科研信息泄漏造成不必要損失，另外，還要明確科研成果的歸屬問題，知識產(chǎn)權(quán)問題和效益分配問題，以解除科研人員的后顧之憂。

高?？蒲袡n案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時代的必然趨勢和時代要求。大數(shù)據(jù)信息化管理將從根本上提升高?？蒲袡n案管理的質(zhì)量和效率，提高科研檔案資源的價值量，讓廣大師生能夠更為便捷地使用檔案資源。我們要以開放、共享、共建、共贏的心態(tài)面臨大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)，努力開創(chuàng)協(xié)同合作、多方參與、互惠互利的科研檔案工作新局面，以實現(xiàn)高?？蒲袡n案信息資源跨院系、跨學(xué)科、跨層級、跨部門的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同服務(wù)網(wǎng)，這既是大數(shù)據(jù)時代高?？蒲袡n案管理的發(fā)展方向，也是促進高?？蒲惺聵I(yè)發(fā)展的必然選擇。

（作者單位為中央民族大學(xué)科研處）

[作者簡介：王惠萍（1975—），女，博士，技術(shù)中級職稱，行政正科級，研究方向：科研管理。]

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