事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作之我見

烏云其木格

摘 要 進入21世紀后，隨著科學技術快速發(fā)展，事業(yè)單位信息化人事檔案建設成為了時代發(fā)展的必然趨勢。本文將通過對事業(yè)單位人事檔案研究背景進行分析，進而對人事檔案信息化建設中存在的問題以及解決措施加以闡述，以供參考。

關鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案信息化 背景 存在問題 措施

一、引言

在當今信息社會，計算機網(wǎng)絡技術的應用為事業(yè)單位檔案信息化管理提供了可能。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的作用，事業(yè)單位應積極將信息技術與檔案管理工作緊密結合，促進檔案信息化工作快速發(fā)展。

二、研究背景

事業(yè)單位的人事檔案詳細地記錄了事業(yè)單位所有工作人員的信息，通過查閱人事檔案，可以充分掌握事業(yè)單位工作人員學歷背景、在工作上的具體表現(xiàn)以及德才等諸多方面的信息。事業(yè)單位進行科學化的人事檔案管理工作，對于人事信息的利用有著重要的作用，同時也能更加有效的使用以及開發(fā)德才兼?zhèn)淙藛T。事業(yè)單位有效地加強人事檔案管理工作，不僅能夠有效地提高事業(yè)單位各個部門的工作效率，而且也有助于事業(yè)單位能夠健康發(fā)展。然而，隨著科技的發(fā)展與社會的進步，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)不能與現(xiàn)代社會的發(fā)展狀況相適應，事業(yè)單位進行信息化人事檔案管理也是時代發(fā)展的必然結果。事業(yè)單位通過計算機技術進行人事檔案管理工作，使檔案管理工作擺脫了傳統(tǒng)人工整理的復雜性局面，檔案管理工作變得更加的方便與快捷。

與此同時，互聯(lián)網(wǎng)、計算機以及掃描儀等一些現(xiàn)代設備的應用，人事檔案資料變成音頻、圖片以及文字等電子數(shù)據(jù)，促使人事檔案能夠更加快速地進行信息分類、分析、提取以及加工。除此之外，計算機互聯(lián)網(wǎng)下的人事檔案管理工作使得檔案人員信息存儲的時間更加長久，特別是通過互聯(lián)網(wǎng)，使得人事檔案查詢工作變得更加的方便與快捷，同時也在一定程度上解決了人事檔案管理工作成本相對比較高的現(xiàn)象。

如果事業(yè)單位相關人員想要了解單位內(nèi)部某一位員工的具體工作情況，可以通過計算機檢閱已經(jīng)錄入過的人員信息情況，對所需的人員信息資料數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要的條件進行快速查詢，特別是通過網(wǎng)絡技術，可以有效地將計算機脫機或者聯(lián)機狀態(tài)下的檢索工作變成一種智能化的網(wǎng)絡檢索，從而能夠在一定程度上提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。

三、人事檔案信息化建設中存在的問題

（一）事業(yè)單位人事檔案管理內(nèi)部軟件、硬件參差不齊

由于部門不同各部門對于人事檔案信息化管理的具體要求也不同，導致事業(yè)單位各組織內(nèi)部對于人事檔案管理工作所使用的開發(fā)軟件也存在著一定的差異。不同地區(qū)人事檔案管理工作所使用的軟件也是不同的，因此，進行人事檔案統(tǒng)一管理是一件不容易的事情。就目前從事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，雖然事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作所需的設備相對比較完善，但是在實際的管理模式上采用的仍然是“手動為主，并且計算機為輔”的管理模式，這也在一定程度上抑制了事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化的快速發(fā)展。

（二）事業(yè)單位缺乏規(guī)范的信息化管理標準

事業(yè)單位只有在標準化與信息化的開展人事檔案管理工作的前提下，才能有效地進行人事檔案管理工作建設，從而確保事業(yè)單位人事檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量的完成。但是，在大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部，各部門所進行的人事檔案管理都是根據(jù)部門的切身利益以及需求來制定人事檔案管理的相關標準。雖然這樣能夠有針對性的利用人事檔案信息，但是各部門之間對于人事檔案管理工作仍存在著一定的差異，因此，事業(yè)單位很難有效的開展統(tǒng)一性的人事檔案管理工作。換句話說，在事業(yè)單位進行人事檔案管理工作過程中，其內(nèi)部各個部門之間未能形成即規(guī)范又統(tǒng)一的人事檔案管理標準，從而就不能實現(xiàn)部門間的檔案信息共享，給檔案查詢工作帶來一定的困難。

（三）事業(yè)單位人事檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊

從目前事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀上看，大部分事業(yè)單位檔案管理人員都是身兼數(shù)職，從而使得個檔案管理人員無法全身心地投入人事管理工作；還有些事業(yè)單位檔案管理人員，不僅學歷相對比較低，而且年齡也偏大，對于新鮮事物的接受以及掌握方面比較遲緩，這樣在開展新業(yè)務與新知識就存在著一定的困難，并且在這些人當中大部分從未進行過專業(yè)性的培訓工作，在對專業(yè)知識的理解方面并不深刻。盡管有些工作人員在事業(yè)單位從事多年的人事檔案管理工作，也積累了一定的工作經(jīng)驗。然而，他們大多數(shù)采用的都是傳統(tǒng)的管理方式，并且這種方式應經(jīng)根深蒂固的存在其腦海當中，從而這些人對于信息化人事檔案管理工作的接受能力相對比較低，并且缺乏一定的認知。除此之外，有些事業(yè)單位內(nèi)部，人事檔案管理人員流動較為頻繁，新來的人事檔案工作人員對于此項工作相對比較陌生，在開展工作時有著一定的困難。

（四）資金投入有限，抑制人事檔案管理工作開展

事業(yè)單位若想有效地實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化信息管理工作，前提是一定要具備較為先進的軟硬件信息設備，然而，用于此項信息化建設需要一筆不小的資金開銷。人事檔案信息化建設并不是兩臺電腦或者是幾臺掃描儀就能夠有效解決的問題，其需要的是全面的系統(tǒng)還計算機設備，在引進這些設備的過程中，不僅需要大量的資金投入，還需要在配置設備后，有相關的工作人員進行后期維護的工作。并且還要培養(yǎng)出一批能夠勝任此項工作的人員，這也需要一筆不小的資金投入。但是，對于人事檔案信息化工作管理中的這項開銷，只能由事業(yè)單位內(nèi)部進行自行籌集，但在基層進行人事檔案工作開展過程中，由于人事檔案管理大多數(shù)都是處于從屬性的地位，對于人事檔案信息化資金籌措工作將并非是一件易事，這也將是事業(yè)單位人事化信息化建設的一大阻力。

四、推動人事檔案信息化建設的措施

（一）引進先進理念，提高工作人員素質(zhì)

通俗上說，事業(yè)單位人事檔案管理工作的核心是“人”，并且人事檔案管理工作人員的素質(zhì)在一定程度上對事業(yè)單位人事檔案信息化建設有著非常重要的影響，事業(yè)單位必須要對人事檔案工作人員的信息化培訓給予高度的重視。雖然，科技在發(fā)展，時代在進步，但是，存在于管理者腦海中的思想觀念還相對比較落后，事業(yè)單位引進先進的檔案管理工作理念具有非常重要性。管理人員只有在思想上增強檔案管理工作的認識以及重視度，并且明確人事檔案信息化建設的目標，才能從根本上加快事業(yè)單位信息化管理程度。如果事業(yè)單位想要加快人事檔案信息化建設的步伐，必須要采取必要的措施培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)以及專業(yè)化的人事檔案管理人員。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，對于事業(yè)單位檔案管理人員也提出了更高的要求。事業(yè)單位相關管理人員不僅要具有專業(yè)性的信息化管理技術，而且由于人事檔案管理工作特殊性，涉及每個人的信息資料，為了能夠避免人事檔案信息泄露，人事檔案管理人員必選要具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)。因此，事業(yè)單位在對相關人員進行相關業(yè)務培養(yǎng)的過程中，對于人員的道德素質(zhì)也要給予足夠的重視。只有在相關人員具備良好道德素質(zhì)以及專業(yè)知識的前提下，才能確保人事檔案信息化管理工作能夠順利開展。

（二）人事檔案信息化建設以及安全維護

在進行人事檔案信息化入庫過程中必須要做好鑒別工作。檔案管理人員必須要有效地處理好“方便利用”和“檔案入庫成本”之間的關系，并且相關的工作人員必須要嚴格遵守人事檔案數(shù)據(jù)入庫的各項規(guī)章制度，從而才能建立起信息準確、科學以及規(guī)范性的人事檔案數(shù)據(jù)庫。在其過程中必須要重點強調(diào)的是，信息化技術為檔案管理工作提供了更加方便管理手段同時，也為檔案管理工作造成了一定的安全隱患。為了能夠有效地確保檔案信息化管理的安全性，必須要從以下幾個方面做起：第一，事業(yè)單位必須要制定檔案管理安全性的相關規(guī)章制度，并且不斷完善信息安全體系。在進行人事檔案管理工作中，必須要進行人事檔案備份，恢復管理系統(tǒng)機制，從而確保人事檔案信息的安全性；第二，事業(yè)單位也要人事檔案信息的借閱機制，從而才能在一定程度上確保檔案信息的安全性；第三，事業(yè)單位人事檔案管理人員也要具有良好的職業(yè)道德，并且事業(yè)單位也要加強人事檔案管理人員的安全性培訓，從而提高其人事檔案安全性的保護意識；第四，紙質(zhì)檔案與數(shù)據(jù)檔案必須要進行分開存儲，從而才能確保事業(yè)單位人事檔案資料的安全性、完整性。

（三）整合資源，有效解決資金問題

事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事管理模式具有集中性的特點，人事檔案管理工作大多數(shù)是由上級主管部門或者是基層單位進行統(tǒng)一管理。對于人事檔案管理工作的資金投入情況完全取決于事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理模式。因此，對于數(shù)量相對較少的基層單位人事檔案管理，如果要為其配備專業(yè)的檔案管理人員以及設備，實現(xiàn)規(guī)范性的信息化管理工作具有一定的困難。與其他工作相比，人事檔案管理工作不能直接創(chuàng)造一定的經(jīng)濟效益。因此，人事管理工作很難得到相關領導的高度重視，這也是制約人事檔案管理工作進行快速的信息化建設的主要原因。然而，如果改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，使人事檔案規(guī)模變大，從原有的人事檔案相對集中的管理發(fā)展為絕對集中管理，并且成立專業(yè)部門進行統(tǒng)一管理，從而就能加快事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的步伐。事業(yè)單位內(nèi)部統(tǒng)一管理也有利于形成一個既統(tǒng)一又規(guī)范的人事檔案管理標準，對提高信息化建設的質(zhì)量和效率也大有益處。

五、結語

隨著科技的發(fā)展與社會的進步，事業(yè)單位加快了建設人事檔案信息化管理的步伐。然而，在其建設過程中，仍然存在著一些弊端，事業(yè)單位必須要給予高度的重視。信息化人事檔案管理不僅能夠使得在人事信息查閱過程中更具方便與快捷性，而且也在一定程度上促進了事業(yè)單位的健康發(fā)展。

（作者單位為國家新聞出版廣電總局廣播影視人才交流中心）

參考文獻

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