現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件為何還要設(shè)計(jì)手工銀行對(duì)賬功能

羅蘭

摘要：銀行對(duì)賬是出納人員的一項(xiàng)重要工作。會(huì)計(jì)信息化以后，各種財(cái)務(wù)軟件雖然能夠進(jìn)行自動(dòng)銀行對(duì)賬，但還都提供了手工銀行對(duì)賬功能。之所以如此，是因?yàn)樽詣?dòng)銀行對(duì)賬只能勾對(duì)電子賬套中“銀行日記賬”與“銀行對(duì)賬單”兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件之間“一對(duì)一”的已達(dá)賬項(xiàng)記錄，對(duì)于“一對(duì)多”、“多對(duì)多”和“不對(duì)應(yīng)”這些特殊情況下的已達(dá)賬項(xiàng)而無法識(shí)別，這就需要出納人員通過人工判別來勾對(duì)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)軟件 銀行對(duì)賬 自動(dòng)銀行對(duì)賬 手工銀行對(duì)賬

我們知道，出納人員只有通過銀行對(duì)賬和編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，才能確切地了解和掌握單位能夠?qū)嶋H動(dòng)用的銀行存款數(shù)額?，F(xiàn)行各種財(cái)務(wù)軟件具有的銀行對(duì)賬功能，不僅能夠自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬，而且還能自動(dòng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，從而就大大地減輕了出納人員銀行對(duì)賬的工作量。隨著會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程的加快，越來越多的單位都紛紛實(shí)行了現(xiàn)金零庫存，幾乎把所有的貨幣資金結(jié)算業(yè)務(wù)都通過開戶銀行進(jìn)行辦理，這樣以來，單位銀行結(jié)算業(yè)務(wù)的內(nèi)容與以前相比更為繁多復(fù)雜，其中有些特殊情況下的已達(dá)賬項(xiàng)財(cái)務(wù)軟件就無法自動(dòng)識(shí)別和勾對(duì)，因此，銀行對(duì)賬過程中就不得不需要人工來參與操作。

一、在電子賬套中，銀行對(duì)賬所需要的兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件

會(huì)計(jì)信息化后，電子賬套已經(jīng)徹底取代了紙質(zhì)賬薄，從而也就不用手工登記銀行日記賬了，那么，出納人員怎樣與開戶銀行進(jìn)行對(duì)賬呢？為此，現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件在建立單位電子賬套時(shí)就自動(dòng)生成了出納銀行對(duì)賬所需要的“銀行日記賬”和“銀行對(duì)賬單”兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件。其中，“銀行日記賬”數(shù)據(jù)庫文件用來存放系統(tǒng)憑證記賬后自動(dòng)傳遞到此的各筆銀行收付款業(yè)務(wù)；“銀行對(duì)賬單”數(shù)據(jù)庫文件用于存儲(chǔ)自動(dòng)引入開戶銀行提供的銀行對(duì)賬單中的各筆收付款業(yè)務(wù)。圖示如下：

二、上述兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中銀行業(yè)務(wù)記錄的對(duì)應(yīng)關(guān)系

銀行對(duì)賬的依據(jù)一般包括金額、方向、結(jié)算方式和結(jié)算票號(hào)等，其中金額和方向是最基本的條件，其他條件用戶根據(jù)需要可自行選擇?！般y行日記賬”和“銀行對(duì)賬單”兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件存儲(chǔ)的銀行業(yè)務(wù)，按照選擇的對(duì)賬條件來判別，其對(duì)應(yīng)關(guān)系通常有以下四種類型：

一對(duì)一：即條件相同的銀行業(yè)務(wù)在兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中各只有一筆，這是最常見的一種對(duì)應(yīng)關(guān)系。一對(duì)多：即條件相同的銀行業(yè)務(wù)在一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中有一筆，而在另一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中卻有好幾筆。多對(duì)多：即條件相同的銀行業(yè)務(wù)在兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中各有好幾筆。上述兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中為什么會(huì)存在多筆條件相同的銀行業(yè)務(wù)呢？這是因?yàn)椴煌瑔挝换騻€(gè)人在辦理銀行結(jié)算時(shí)，巧合的都采用相同條件來結(jié)算。不對(duì)應(yīng)：即一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中的某筆銀行存款業(yè)務(wù)在另一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中不存在。

三、現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件還必須提供手工銀行對(duì)賬功能

按照財(cái)務(wù)軟件的預(yù)設(shè)，上述兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中的銀行業(yè)務(wù)記錄在沒有參與銀行對(duì)賬過程之前，都先被默認(rèn)為未達(dá)賬項(xiàng)。用戶在應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)，一般先使用系統(tǒng)特供的自動(dòng)銀行對(duì)賬功能，而這一功能，只能將上述兩個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中存在的“一對(duì)一”（如下圖中的100 000.00）銀行業(yè)務(wù)類型自動(dòng)勾對(duì)標(biāo)識(shí)（如o）為已達(dá)賬項(xiàng)，沒有被勾對(duì)的其它三種類型銀行業(yè)務(wù)就成了未達(dá)賬項(xiàng)。此時(shí)，產(chǎn)生的未達(dá)賬項(xiàng)中可能會(huì)包含一些實(shí)質(zhì)上是已達(dá)賬項(xiàng)的銀行業(yè)務(wù)，這些銀行業(yè)務(wù)被稱為虛假未達(dá)賬項(xiàng)。

那么，如何將這些虛假的未達(dá)賬項(xiàng)勾對(duì)成已達(dá)賬項(xiàng)？就只能靠出納人員來人工識(shí)別進(jìn)行勾對(duì)。為此，現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件在開發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)，就在自動(dòng)銀行對(duì)賬功能的基礎(chǔ)上，還為用戶提供了手工銀行對(duì)賬功能。利用這一功能，出納人員就可以將“一對(duì)多”（如下圖中的20 000.00）、“多對(duì)多”（如下圖中的80 000.00）和“不對(duì)應(yīng)”（如下圖中的9 000.00+ 8 500.00=17 500.00）三種類型中隱藏的已達(dá)賬項(xiàng)予以勾對(duì)（如Y）。如下圖所示：

不僅如此，手工銀行對(duì)賬功能還將自動(dòng)勾對(duì)的虛假已達(dá)賬項(xiàng)修改還原成未達(dá)賬項(xiàng)，因此，它是現(xiàn)行財(cái)務(wù)軟件中自動(dòng)銀行對(duì)賬必不可少的一種補(bǔ)充功能。

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