建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

羅秀英

摘 要：在現(xiàn)代社會經(jīng)濟水平不斷提升下，檔案成為主要的信息資源。影響檔案管理工作的實施效果，所以做好服務質(zhì)量，需要滿足當前的時代需求。因此，在本文中，分析了文學檔案數(shù)字化管理的重要性，并為其提出有效的實施策略。

關鍵詞：文書檔案；數(shù)字化；管理；必要性

數(shù)字化技術(shù)在文書檔案管理工作中具有十分重要的作用，能夠在較大程度上提升檔案管理工作的實施效率。所以，根據(jù)檔案管理工作的主要特點，促進數(shù)字化檔案管理方式的優(yōu)化性，解決管理工作中存在的問題，能夠保證文書檔案管理工作的優(yōu)化實施。

一、建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

所謂的數(shù)字化管理是采用計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等信息設備，對紙張、磁帶、膠片、實物等各類介質(zhì)載體的檔案內(nèi)容進行數(shù)字信息轉(zhuǎn)化，使其成為能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的加工處理過程。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的不斷使用，數(shù)字化技術(shù)得到普遍利用。文書檔案的數(shù)字化管理工作為現(xiàn)代化發(fā)展提供較大改變，對管理水平的提升具有重要意義。主要表現(xiàn)在：在現(xiàn)代化經(jīng)濟水平下，各個領域之間的交流不斷增多，利用各種方法能夠促進文書檔案信息方法的快捷使用，實現(xiàn)信息的共享性。數(shù)字化管理方式還是現(xiàn)代化管理工作的主要方式，符合當前的經(jīng)濟發(fā)展需要。為了促進文書檔案的充分使用，提高管理水平，實現(xiàn)數(shù)字化管理能夠在較大程度上滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要。同時，利用完善的管理措施，能夠促進現(xiàn)代檔案管理工作的科學發(fā)展。在社會各個領域中，數(shù)字化管理方式是當前的新方向，不僅改變了傳統(tǒng)的工作方式，促進使用的先進性，為社會發(fā)展提供了更大的發(fā)展價值。因此，在數(shù)字化管理趨勢下，將現(xiàn)代技術(shù)作為基礎，不僅實現(xiàn)了檔案信息的安全性，還為文書檔案信息的使用提供有效途徑。

二、文書檔案數(shù)字化管理問題

為了提高檔案管理水平，需要利用到數(shù)字化管理模式。但在使用過程中還存在較多問題。主要是該工作比較復雜，各個文字檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案期間，需要為其編制合適的路徑。其管理問題主要表現(xiàn)在：

1.檔案形式多樣，在對其整理期間面對較大困難。各個部門的文書檔案工作都比較復雜，主要是利用了傳統(tǒng)的管理方式，無法符合其發(fā)展需求，浪費了大量的使用時間。2.數(shù)字化管理工作中存在的軟件需要不斷更新，文書檔案管理工作中存在的設施、軟件以及操作系統(tǒng)都需要為數(shù)字化管理工作提供保障，這些要素容易對其引起較大影響。特別是文書檔案管理與計算機硬件之間存在的不兼容問題，導致檔案信息無法讀取，無法滿足管理要求。3.無法建立安全的文檔信息，我國文書檔案工作還存在一些安全性，主要是人員素質(zhì)不高，沒有形成安全防范意識。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，網(wǎng)絡黑客不斷增加，導致大量信息受到嚴厲攻擊。4.文檔信息管理工作人員素質(zhì)較低，傳統(tǒng)管理模式使用下是不需要提高人員綜合素質(zhì)的，但數(shù)字化管理模式不同，對管理人員具有較高要求，需要掌握充足的計算機知識以及文檔管理知識，所以說，現(xiàn)在的管理人員整體素質(zhì)較低。

三、提高文書檔案數(shù)字化管理水平的主要對策

1.數(shù)字化平臺的構(gòu)建。在對文書檔案進行數(shù)字化管理工作中，為了最大程度的提高文書檔案數(shù)字化管理水平，需要為其構(gòu)建相關的管理平臺，促進網(wǎng)絡化建設工作的有效實施。在該平臺實施下，能夠?qū)ξ臅鴻n案管理工作中的內(nèi)部環(huán)節(jié)進行細化，促進文書檔案數(shù)字化管理方式的優(yōu)化實施，保證調(diào)整工作的合理性，從而為現(xiàn)代化文書檔案管理工作的高效實施提供有效基礎，為期奠定有利基礎。同時，在文書檔案數(shù)字化管理工作中，各個管理部門一定要加強相互之間的交流和溝通，促進文書檔案閱讀方式與使用方式的優(yōu)化實施，保證在整體上提升文書檔案數(shù)字化管理水平。實現(xiàn)網(wǎng)絡化建設工作，保證檔案管理部門內(nèi)部之間的相互交流和溝通，對資源進行優(yōu)化配置，實現(xiàn)利用的合理性，促進網(wǎng)絡信息化系統(tǒng)在使用期間更加完善、更加可靠。在促進文書檔案數(shù)字化管理工作有效實施基礎上，還能促進信息的共享性發(fā)展，對數(shù)字化技術(shù)合理使用，能夠?qū)h程傳輸對信息進行有效傳播和檢索，保證在整體上提高文書檔案數(shù)字化管理水平。

2.數(shù)字化機制的形成。在文書檔案管理工作中，為了在整體上提高文書檔案的管理質(zhì)量，保證數(shù)字化管理模式作用的充分發(fā)揮，促進價值的有效形成。在工作執(zhí)行過程中，需要為其建立科學、合理的檔案信息管理制度，促進檔案資源數(shù)字化管理模式使用的優(yōu)化性。將管理制度作為其中最為主要因素，能夠保證文書檔案數(shù)字化管理工作的順利發(fā)展。同時，對數(shù)字化技術(shù)合理利用，還能在整體上提升文書檔案管理工作的實施水平。在該基礎條件下，為了促進文書檔案信息化管理模式的優(yōu)化性，一定要根據(jù)文書檔案數(shù)字化管理工作的實際情況，促進管理對策的形成，這樣才能為現(xiàn)代化文書檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展提供有效意見。

3.人員素質(zhì)的提高。為了提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和崗位能力，促進文書檔案數(shù)字化管理工作的高效實施。在具體實施過程中，需要根據(jù)實際的發(fā)展需求，對文書檔案管理人員進行定期培訓，促進教育方式的形成。這樣不僅能為其組建一批高素質(zhì)、崗位能力較高的人員，打造高水平的文書檔案管理隊伍，采用多元化的培訓工作和教育，還能加強文書檔案管理人員的自身素質(zhì)和崗位能力，保證文書檔案數(shù)字化管理模式的先進性。同時，在工作中堅持問題的分析原則，對現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)合理利用，解決文書檔案管理工作中存在的問題。在該工作執(zhí)行下，不僅能提高文書檔案數(shù)字化管理水平，還能為現(xiàn)代化管理工作提供有效的實施對策。

4.管理平臺的規(guī)范。在現(xiàn)代化社會發(fā)展趨勢下，為了提高文書檔案管理工作水平，促進有效性的優(yōu)化實施，保證文書檔案管理工作的規(guī)范實施，需要促進數(shù)字化管理平臺的形成。期間，可以將其進行合理分配，將基礎數(shù)據(jù)、工作模塊以及實體模塊等進行劃分，保證文書檔案數(shù)字化管理工作中的各個環(huán)節(jié)都能細致化，在實際工作中，不僅能形成文書檔案數(shù)字化管理模式，還能促進應用價值的充分發(fā)揮。

四、結(jié)語

文書檔案的數(shù)字化管理具有一定的復雜性，能夠保證文書檔案管理工作實施的高效性。在工作執(zhí)行期間，需要各個人員的相互配合，促進文書檔案管理方式的優(yōu)化性，保證現(xiàn)代化信息技術(shù)使用的合理性，使文書檔案管理工作在科學化模式運行下，推進檔案管理工作的積極進步和發(fā)展。

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