淺析SAP系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控探討

公維軍

摘要：采購(gòu)管理是企業(yè)控制成本、持續(xù)盈利的重要環(huán)節(jié)，借助SAP系統(tǒng)加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)部控制，在大中型企業(yè)中備受推崇。文章結(jié)合SAP系統(tǒng)中采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，分析SAP中采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理可能存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施，以提高SAP中采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理效果。

關(guān)鍵詞：SAP；采購(gòu)；內(nèi)控

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，SAP系統(tǒng)已經(jīng)成為諸多大中型企業(yè)實(shí)施ERP的首選管理工具。采購(gòu)業(yè)務(wù)在SAP中有一套完整的內(nèi)部控制流程，但在SAP的實(shí)際應(yīng)用中，仍然存在很多的問(wèn)題，影響企業(yè)的應(yīng)用效果。本文通過(guò)對(duì)煙臺(tái)冰輪SAP項(xiàng)目中采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控存在問(wèn)題的研究，分析影響SAP項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控的因素，探討改善SAP項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控效果的對(duì)策，以有利于進(jìn)一步提高企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)控管理水平。

一、SAP項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)介

SAP是ERP產(chǎn)品最大的供應(yīng)商，在ERP軟件市場(chǎng)中一直處于領(lǐng)先地位。SAP基本的供產(chǎn)銷體系由五大基本模塊MM（Material Management）、PP（Production Planning）、SD（Sales and Distribution）、FI（Finance）、CO（Controlling）構(gòu)成，采購(gòu)屬于MM模塊的基本功能。

采購(gòu)業(yè)務(wù)循環(huán)主要涉及物料需求計(jì)劃（Material Requirements Planning，簡(jiǎn)稱MRP）、采購(gòu)主數(shù)據(jù)（供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、采購(gòu)信息記錄、貨源清單）、采購(gòu)訂單處理、發(fā)票校驗(yàn)及付款。SAP中的采購(gòu)流程如圖所示：

在SAP中，采購(gòu)業(yè)務(wù)具有信息化條件下的各種特點(diǎn)，如功能全面、高度集成、邏輯嚴(yán)密、自動(dòng)化程度高等。但因SAP系統(tǒng)邏輯復(fù)雜，自動(dòng)化程度高而誤操作的機(jī)率大，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量嚴(yán)重依賴，對(duì)公司的管理制度和人員素質(zhì)要求高等特點(diǎn)，增加了采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控監(jiān)管的難度，SAP系統(tǒng)下的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)仍然不容忽視。

二、SAP項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

煙臺(tái)冰輪SAP項(xiàng)目于2012年11月啟動(dòng)，在項(xiàng)目實(shí)施顧問(wèn)的組織下，用了四個(gè)月的時(shí)間對(duì)公司的現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了重新的梳理，并在SAP標(biāo)準(zhǔn)流程基礎(chǔ)上根據(jù)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，完成了業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和相關(guān)管理制度的制定。

SAP系統(tǒng)于2013年7月正式上線運(yùn)行。三年多來(lái)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)基本正常，但是客觀上來(lái)說(shuō)仍然存在不少的問(wèn)題。

1. SAP項(xiàng)目是“一把手”， SAP項(xiàng)目的成功都是建立在管理層和各部門“一把手”的全力支持和推動(dòng)的基礎(chǔ)上的。SAP實(shí)施過(guò)程中必然會(huì)涉及到采購(gòu)流程再造、職能調(diào)整，比如煙臺(tái)冰輪項(xiàng)目中采購(gòu)由離散式到集中制轉(zhuǎn)變，采購(gòu)職能由分廠自主實(shí)施改為公司采購(gòu)部統(tǒng)一實(shí)施采購(gòu)，供應(yīng)商準(zhǔn)入審批、采購(gòu)定價(jià)與采購(gòu)實(shí)施職能部門相分離等相關(guān)調(diào)整沒(méi)有高層的主導(dǎo)是不能實(shí)現(xiàn)的。

但這種調(diào)整打破了多年的體制，必然會(huì)牽扯到一些部門、管理者的既有利益和權(quán)力，多少都會(huì)產(chǎn)生抵觸心理，從而影響項(xiàng)目實(shí)施效果。從系統(tǒng)運(yùn)行的三年來(lái)看，對(duì)系統(tǒng)、制度和職能調(diào)整的質(zhì)疑聲不斷，很多環(huán)節(jié)存在服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、互相推諉與扯皮等問(wèn)題。

2. 煙臺(tái)冰輪SAP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，根據(jù)SAP采購(gòu)業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控管理標(biāo)準(zhǔn)制定了一系列管理制度，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)審批、供應(yīng)商準(zhǔn)入、采購(gòu)價(jià)格及付款方式審批、采購(gòu)入庫(kù)管理、發(fā)票付款等相關(guān)業(yè)務(wù)執(zhí)行和管理要求提出了標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，以指導(dǎo)和規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)，防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

但因?yàn)镾AP項(xiàng)目實(shí)施周期非常短，在很多細(xì)節(jié)方面無(wú)法細(xì)究，只能是削足適履先按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做。但從運(yùn)行幾年的效果來(lái)看，很多細(xì)節(jié)問(wèn)題與企業(yè)實(shí)際情況并不能完全適應(yīng)，很多環(huán)節(jié)的要求流于形式，難以落地。

3. SAP的采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求非常高，特別是采購(gòu)相關(guān)主數(shù)據(jù)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行的準(zhǔn)確性影響非常大。煙臺(tái)冰輪SAP項(xiàng)目提前兩年開始實(shí)施了設(shè)計(jì)PDM項(xiàng)目，對(duì)物料編碼、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行規(guī)范，產(chǎn)品BOM準(zhǔn)確率大幅提高。SAP項(xiàng)目實(shí)施時(shí)將PDM中的物料、BOM等作為數(shù)據(jù)源頭，并對(duì)采購(gòu)主數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)一的梳理，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行的準(zhǔn)確性提供了有效保證。

但是煙臺(tái)冰輪是離散型制造企業(yè)，非標(biāo)產(chǎn)品達(dá)到80%以上，從這幾年的情況來(lái)看，設(shè)計(jì)準(zhǔn)確率只能達(dá)到八九成。而很多非標(biāo)物料的主數(shù)據(jù)維護(hù)難度也非常大，物料采購(gòu)周期、采購(gòu)批量、安全庫(kù)存等數(shù)據(jù)只能憑經(jīng)驗(yàn)，主觀因素較大，經(jīng)常會(huì)造成交貨延遲或者庫(kù)存積壓。

4. SAP系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，功能強(qiáng)大，但審批功能卻很弱。煙臺(tái)冰輪SAP項(xiàng)目中為了滿足內(nèi)控要求，解決審批的問(wèn)題，把采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同等審批流程放在OA系統(tǒng)中進(jìn)行。

雖然OA審批流程滿足了授權(quán)審批、不相容崗位相分離等要求，但其實(shí)并不能完全保證審批結(jié)果與SAP系統(tǒng)單據(jù)的一致性，人為因素在其中起主要作用。

5. SAP運(yùn)行的好壞最關(guān)鍵的還是“人”。煙臺(tái)冰輪SAP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)和職能進(jìn)行了重新梳理與調(diào)整，對(duì)采購(gòu)員崗位進(jìn)行了重新競(jìng)聘上崗，并加強(qiáng)了系統(tǒng)操作培訓(xùn)，努力提高員工素質(zhì)來(lái)確保系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

但采購(gòu)業(yè)務(wù)有其業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，涉及個(gè)人或部門利益的業(yè)務(wù)調(diào)整，一些既有利益者比較抵觸，甚至陽(yáng)奉陰違，借故拖延。而且采購(gòu)人員能力素質(zhì)水平參差不齊，在操作SAP系統(tǒng)和執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人為失誤；另外，對(duì)采購(gòu)批次、采購(gòu)周期和對(duì)庫(kù)存消耗的綜合判斷等帶有一定的主觀性，需要很高的業(yè)務(wù)能力和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。另一方面SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)量非常大，日常監(jiān)管難度很高，也不排除有一些員工想鉆空子，侵害公司利益。

三、影響SAP項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控的因素分析

結(jié)合煙臺(tái)冰輪SAP項(xiàng)目出現(xiàn)的問(wèn)題，綜合分析影響SAP項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控的因素主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）思想意識(shí)

企業(yè)管理者對(duì)SAP采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理不夠重視，不能深入?yún)⑴c到SAP系統(tǒng)使用中來(lái)。采購(gòu)人員缺乏信息化意識(shí)，不能保證實(shí)際業(yè)務(wù)與系統(tǒng)處理日清日畢，甚至有些業(yè)務(wù)線下已經(jīng)執(zhí)行完畢，之后再到SAP中補(bǔ)錄單據(jù)等，將直接導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，提供錯(cuò)誤的信息?；蛘咧魂P(guān)注本職工作，不關(guān)心自己的操作對(duì)上下游的影響，沒(méi)有內(nèi)部服務(wù)意識(shí)等，都會(huì)造成上下游的工作難度，降低工作效率。

（二）制度因素

實(shí)施SAP項(xiàng)目的企業(yè)必須有很完備的管理制度，采購(gòu)內(nèi)控制度的完善與否將直接影響采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)水平。但內(nèi)控制度必須與企業(yè)實(shí)際情況相適應(yīng)，還要強(qiáng)化監(jiān)督執(zhí)行，只有將制度落到實(shí)處，一切按章辦事，才能將內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)降到可控范圍以內(nèi)。

（三）數(shù)據(jù)因素

產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化程度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)準(zhǔn)確率并不是一蹴而就的，這不僅取決于企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)與設(shè)計(jì)能力，還跟企業(yè)的產(chǎn)品市場(chǎng)環(huán)境、客戶群體有一定的關(guān)系。而采購(gòu)主數(shù)據(jù)的維護(hù)主要靠采購(gòu)、計(jì)劃人員的能力與經(jīng)驗(yàn)，采購(gòu)主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度高低有一定的客觀因素，可以算是采購(gòu)業(yè)務(wù)固有的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)之一。

（四）人為因素

SAP系統(tǒng)最關(guān)鍵的是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量掌控在數(shù)據(jù)的錄入者手上。如前問(wèn)題所述，即使有完善的審批流程進(jìn)行了嚴(yán)格的審批，還是很難保證審批結(jié)果與系統(tǒng)數(shù)據(jù)完全一致，這里面有些是工作疏忽失誤，也有些是有意為之。如何提高SAP采購(gòu)業(yè)務(wù)流程化、自動(dòng)化程度，降低人為因素的影響是內(nèi)控管理的主要內(nèi)容之一。

四、改善SAP項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控效果的對(duì)策

（一）思想意思層面

實(shí)施SAP的過(guò)程中，必須采取頭腦風(fēng)暴法，不斷地培訓(xùn)和宣貫，公司上下統(tǒng)一思想。特別是管理層必須加強(qiáng)對(duì)SAP系統(tǒng)中內(nèi)部控制的理解，管控和把握好內(nèi)部各部門的職能調(diào)整與協(xié)作。各部門一把手必須拋開部門墻，充分運(yùn)用自身的專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，深入指導(dǎo)基層員工的業(yè)務(wù)操作，不僅要站在公司的高度只關(guān)注運(yùn)營(yíng)結(jié)果，更重要的是親身參與到內(nèi)控體系的建設(shè)中?；鶎訂T工要嚴(yán)格遵守公司的內(nèi)控制度要求，做好本職工作的同時(shí)關(guān)注上下游的信息接口，提高服務(wù)意識(shí)。

（二）制度建設(shè)層面

SAP實(shí)施時(shí)建立的管理制度一般都是根據(jù)SAP的標(biāo)準(zhǔn)流程和企業(yè)的高層藍(lán)圖設(shè)計(jì)制定的，很多細(xì)節(jié)并不能完全與企業(yè)相適應(yīng)。制度并不是一成不變的，必須要在實(shí)務(wù)中根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況不斷地進(jìn)行完善與修正，真正的發(fā)揮作用。另外要建立健全采購(gòu)監(jiān)督管理制度和績(jī)效考評(píng)制度，財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)日常的監(jiān)督，審計(jì)部門要定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，督導(dǎo)采購(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)范運(yùn)行。

（三）數(shù)據(jù)層面

提高主生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品BOM（物料清單）、物料采購(gòu)周期、采購(gòu)批量、安全庫(kù)存等數(shù)據(jù)采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，并在業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中不斷地進(jìn)行優(yōu)化。

1. 加強(qiáng)銷售合同的交期管理，提高主生產(chǎn)計(jì)劃的準(zhǔn)確性。商務(wù)部門要與客戶密切溝通，交期必須要有客戶的書面或郵件確認(rèn)。

2. 必須提高產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，保證產(chǎn)品BOM的準(zhǔn)確性.

努力提高產(chǎn)品設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化程度，并且要在PDM軟件中對(duì)產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行復(fù)核與審批，再通過(guò)技術(shù)手段解決PDM與SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，保證設(shè)計(jì)BOM與SAP系統(tǒng)的準(zhǔn)確性與一致性。

3. 合理設(shè)置物料主數(shù)據(jù)，不斷優(yōu)化

采購(gòu)部門要會(huì)同技術(shù)、生產(chǎn)人員對(duì)物料主數(shù)據(jù)進(jìn)行反復(fù)的論證，尤其是采購(gòu)周期、采購(gòu)批量、安全庫(kù)存等主數(shù)據(jù)，要結(jié)合歷史經(jīng)驗(yàn)、市場(chǎng)情況、倉(cāng)儲(chǔ)管理情況，設(shè)置合理的數(shù)據(jù)，并在實(shí)踐中逐步糾偏，定期調(diào)整。

（四）人為因素層面

1. 定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行SAP操作和內(nèi)控流程的培訓(xùn)，培訓(xùn)要日?；?、制度化，讓員工真正的理解SAP中的管理內(nèi)涵，了解內(nèi)控制度的重要性，真正的用好SAP系統(tǒng)。

2. 加強(qiáng)對(duì)員工日常SAP系統(tǒng)操作的監(jiān)督。采購(gòu)部門內(nèi)部及財(cái)務(wù)成本部門都必須設(shè)置專人對(duì)日常的員工操作進(jìn)行審核和監(jiān)督，避免人員疏忽、操作錯(cuò)誤等導(dǎo)致的賬物不符、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等，降低數(shù)據(jù)差錯(cuò)率。

3. 開發(fā)OA系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的接口函數(shù)。通過(guò)接口函數(shù)實(shí)現(xiàn)OA審批結(jié)果與SAP系統(tǒng)自動(dòng)集成，并將SAP中的相關(guān)數(shù)據(jù)修改權(quán)限收回，保證OA流程審批的唯一性，保證審批結(jié)果與SAP系統(tǒng)的一致性，可以大幅降低人為失誤或作弊的可能性。

4. 自動(dòng)執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃。通過(guò)SAP的MRP自動(dòng)執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，降低采購(gòu)人員人為干預(yù)的風(fēng)險(xiǎn)。一旦發(fā)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃不合理，不要簡(jiǎn)單的人為干預(yù)，而是從主生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品BOM、物料采購(gòu)主數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)源頭去查找原因，逐步優(yōu)化數(shù)據(jù)。

5. 開發(fā)采購(gòu)報(bào)表實(shí)時(shí)監(jiān)控采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行

在SAP中利用各種標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表或開發(fā)自定義報(bào)表，將采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的抓取出來(lái)，如采購(gòu)物料的數(shù)量、價(jià)格、交貨期、供應(yīng)商、入庫(kù)時(shí)間、采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)信息通過(guò)一個(gè)報(bào)表呈現(xiàn)出來(lái)，方便采購(gòu)人員、財(cái)務(wù)人員進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤與監(jiān)控。

6. 使用SAP的自動(dòng)付款計(jì)劃和銀企互聯(lián)功能開發(fā)進(jìn)行自動(dòng)付款的控制。由財(cái)務(wù)人員運(yùn)行SAP的自動(dòng)付款計(jì)劃（F110），根據(jù)發(fā)票入賬日期、供應(yīng)商付款條件、付款方式等數(shù)據(jù)自動(dòng)運(yùn)算到期應(yīng)付款建議?？梢酝ㄟ^(guò)開發(fā)的接口函數(shù)，將付款建議發(fā)送至OA流程中進(jìn)行付款審批，并將付款建議通過(guò)SAP銀企互聯(lián)功能直接發(fā)送到網(wǎng)銀進(jìn)行付款。這樣從付款方式、付款建議、付款清賬整個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)化處理，避免人為干預(yù)。

五、結(jié)論

現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)入了信息技術(shù)時(shí)代，SAP、OA等軟件的應(yīng)用越來(lái)越普及。隨著企業(yè)對(duì)內(nèi)控管理的重視，實(shí)施SAP項(xiàng)目的企業(yè)都有一定的內(nèi)控管理基礎(chǔ)，有一套比較完整的內(nèi)控管理體系。而采購(gòu)業(yè)務(wù)因其業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，無(wú)論是企業(yè)成本控制還是反腐、反舞弊的需要，歷來(lái)都是企業(yè)關(guān)注的重中之重。在計(jì)算機(jī)代替人工的信息環(huán)境下，雖然內(nèi)控制度相對(duì)完善，但在SAP系統(tǒng)中采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)也呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。本文從煙臺(tái)冰輪的SAP項(xiàng)目實(shí)際應(yīng)用效果出發(fā)，分析了可能出現(xiàn)的問(wèn)題及影響采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控效果的因素，并提出改善SAP項(xiàng)目中采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控效果的對(duì)策，對(duì)實(shí)施SAP項(xiàng)目的企業(yè)來(lái)說(shuō)，在進(jìn)一步完善采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控管理制度，提高企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)控管理水平，有效控制采購(gòu)成本、提高盈利水平方面，有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

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（作者單位：煙臺(tái)冰輪股份有限公司）