試析Office辦公軟件的Word表格應(yīng)用與文檔安全

崔凱

【摘要】Office辦公軟件中的Word應(yīng)用在辦公中是不可缺少的一部分，同時(shí)也是學(xué)習(xí)其他應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)。Word應(yīng)用中的表格應(yīng)用與文檔安全是運(yùn)用過(guò)程中需要非常重視的方面，本文將主要論述Word表格運(yùn)用中的表格調(diào)整、斜線表頭的制作、數(shù)據(jù)的排序和求和等，以及Word文檔安全中的自動(dòng)加密、隱藏記錄、病毒防范和突發(fā)狀況下文檔的保護(hù)問(wèn)題等。

【關(guān)鍵詞】Word表格 應(yīng)用 文檔安全

計(jì)算機(jī)是人類的一項(xiàng)偉大發(fā)明，Office應(yīng)用軟件中的Word表格應(yīng)用在計(jì)算機(jī)文字處理中更是具有重要的地位，同時(shí)文檔的安全保護(hù)方法也是計(jì)算機(jī)使用者需要特別重視的。本文將介紹Word表格制作的一些技巧和Word文檔的安全保護(hù)措施。

一、Word表格制作的技巧

Word表格應(yīng)用看似是一個(gè)簡(jiǎn)單枯燥的軟件，但是如果在運(yùn)用中能夠巧妙的使用一些技巧，可以發(fā)現(xiàn)有很多的特殊應(yīng)用，具體介紹如下。

1. 表格中公式的巧妙運(yùn)用

眾所周知，Word應(yīng)用軟件具有很強(qiáng)的四則運(yùn)算和函數(shù)運(yùn)算功能，想要充分利用這些功能，還需要借助表格來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)公式的巧妙運(yùn)用實(shí)現(xiàn)四則運(yùn)算和函數(shù)運(yùn)算，具體操作如下：

（1）將插入點(diǎn)定位于記錄結(jié)果的單元格中，之后用鼠標(biāo)單擊“表格”下拉菜單中的“公式”選項(xiàng)，在出現(xiàn)的對(duì)話框中，在等號(hào)后邊輸入運(yùn)算公式或者運(yùn)算函數(shù)。

（2）一般的運(yùn)算公式可以直接引用單元格的形式，比如表格中用A、B、C、D表示列數(shù)，1、2、3、4表示行數(shù)時(shí)，某一個(gè)單元格等于（A4+B3）×2，它表示第一列的第四行加第二列的第三行，然后乘2。

2. 靈活地調(diào)整表格的屬性

在Word應(yīng)用軟件中，可以對(duì)表格進(jìn)行靈活、隨意的調(diào)整。（1）在對(duì)表格進(jìn)行放大或者縮小的調(diào)整時(shí)，最簡(jiǎn)單的方法是將鼠標(biāo)移動(dòng)到表格的右下方，在出現(xiàn)一個(gè)雙向箭頭時(shí)按住鼠標(biāo)的左鍵，進(jìn)行上下左右或者向右下方、左下方移動(dòng)。（2）在調(diào)整表格某一行的高度或者某一列的寬度時(shí)，可以先將表格選定，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“表格屬性”，就可以對(duì)“行”和“列”進(jìn)行個(gè)別的調(diào)整了。（3）在對(duì)表格的行數(shù)或列數(shù)進(jìn)行增加或減少的調(diào)整時(shí)，需先將位置確定，然后鼠標(biāo)單擊“表格”菜單中的“插入”或“刪除”選項(xiàng)，在下一級(jí)的選項(xiàng)中就可以對(duì)表格的行數(shù)和列數(shù)進(jìn)行調(diào)整。

3. 斜線表頭的巧妙處理

在表格材料的處理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到表格第一行第一列是斜線表頭的單元格，制作這種斜線表頭表格的具體方法如下：（1）用拖動(dòng)行線和列線的方法將第一行第一列的單元格設(shè)置到足夠大，同時(shí)將插入點(diǎn)定位在這個(gè)單元格中。（2）鼠標(biāo)單擊“表格”菜單中的“繪制斜線表頭”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中，依據(jù)自己的需要對(duì)“表頭樣式”進(jìn)行選擇。（3）接著填入“行標(biāo)題”、“列標(biāo)題”“數(shù)據(jù)標(biāo)題”和“字體大小”等信息。（4）要?jiǎng)h除斜線表頭時(shí)，先用鼠標(biāo)選中要?jiǎng)h除的斜線表頭，選定部分周圍出現(xiàn)選定標(biāo)識(shí)時(shí)，按下“Del”鍵就可以刪除了。

4. 表格數(shù)據(jù)的排序求和

巧妙地運(yùn)用一些表格的技巧，可以對(duì)表格中的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的排序和求和操作。

（1）Word軟件提供了列數(shù)據(jù)的排序功能，包括升序和降序兩種，排序操作首先要將鼠標(biāo)定位于要進(jìn)行排序的數(shù)列上，然后單擊對(duì)應(yīng)菜單上的排序命令；需注意的是，行數(shù)據(jù)不能進(jìn)行橫向排序，以及首行數(shù)據(jù)不能進(jìn)行排序。

（2）表格中數(shù)據(jù)的求和操作，可以直接單擊“表格和邊框”工具欄上的“自動(dòng)求和”，對(duì)每一行每一列的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。特別注意的是，當(dāng)進(jìn)行一列的數(shù)據(jù)求和時(shí)，鼠標(biāo)要定位在這列數(shù)據(jù)的最下端的單元格上；一行數(shù)據(jù)求和時(shí)，鼠標(biāo)要定位在這行數(shù)據(jù)的最右端；如果求和單元格的左方或者上方表格中都有數(shù)據(jù)，那么會(huì)優(yōu)先進(jìn)行列求和。

二、Word文檔的安全保護(hù)措施

計(jì)算機(jī)用戶對(duì)文字進(jìn)行處理是工作中非常重要的部分，但是處于某些原因，用戶需要對(duì)文檔進(jìn)行安全的保護(hù)，這種保護(hù)既包括文檔信息不被其他未授權(quán)的用戶查閱到，還包括避免病毒、失誤操作等對(duì)文檔的損害，保證其完整性。下面具體介紹幾點(diǎn)保護(hù)Word文檔安全的方法和措施。

1、文檔記錄的隱藏。通常情況下，我們?cè)诖蜷_Word時(shí)，單擊“文件”菜單，就會(huì)默認(rèn)顯示出最近使用的四個(gè)文件，我們打開過(guò)的文檔就完全暴露出來(lái)，很容易被別人發(fā)現(xiàn)。為了保密，我們不希望最近編輯過(guò)的文件被別人查閱，那就可以在“工具”→“選項(xiàng)”→“常規(guī)”中取消“列出最近所用文檔”的選項(xiàng)。然而在Windows的“開始”菜單中，“文檔”子菜單會(huì)展示出用戶最近使用過(guò)的所有文件，因此需要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的清除。頻繁的清除操作過(guò)于繁瑣，我們可以通過(guò)注冊(cè)表中刪除“開始”菜單中的“文檔”來(lái)實(shí)現(xiàn)。

2. 為文檔設(shè)置密碼。文檔如果僅想授權(quán)給部分用戶，那么可以為其設(shè)置密碼，選擇“文件”→“另存為”→“工具”中的“常規(guī)選項(xiàng)”，在密碼框中輸入密碼，之后進(jìn)行確認(rèn)即可。在Word軟件中提供了“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”這兩種類型的密碼用于保護(hù)文檔。

3. 宏病毒防范。Word軟件中提供了對(duì)宏病毒的警告和保護(hù)，用戶可以在“工具”→“宏”→“安全性”中的對(duì)話框里設(shè)置安全的級(jí)別，建議將其設(shè)置為“高”或者“中”。還要注意的是，Word只能在一定程度上起到預(yù)防宏病毒的作用而不能殺毒，因此要真正杜絕宏病毒，需要安裝防病毒的軟件。

4. 突發(fā)事件的文檔保護(hù)。一些突發(fā)事件，比如停電、死機(jī)等，會(huì)導(dǎo)致文檔沒(méi)能保存，這就需要我們充分利用“自動(dòng)保存”的功能，在“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”中設(shè)置“自動(dòng)保存的間隔時(shí)間”。之后再遇到突發(fā)事件，Word會(huì)在再次使用時(shí)自動(dòng)打開恢復(fù)的文件。

三、小結(jié)

Word表格在文檔的制作過(guò)程中應(yīng)用的很廣泛，需要用戶熟練掌握表格制作的方法和技巧，提升文檔處理的質(zhì)量和效率。當(dāng)然，在實(shí)際工作過(guò)程中，還會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多Word表格的應(yīng)用技巧和文檔的安全保護(hù)方法，這就要我們?cè)诰唧w的操作中不斷去探索和學(xué)習(xí)，認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)和積累，讓軟件應(yīng)用地更安全，更好地為我們服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]周佩娟. Office辦公軟件的Word表格應(yīng)用與文檔安全

[J].電腦迷，2016，（10）：185.