以制度化促基層檔案管理工作邁上新臺(tái)階

盧先娥

摘要：對(duì)于個(gè)人、企業(yè)和事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及國(guó)家機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，檔案是在從事各種活動(dòng)時(shí)直接形成的一種歷史性的記錄材料。基層檔案真實(shí)的記錄和反映了基層單位在黨政工團(tuán)等各方面的工作活動(dòng)，它是一種不可再生的財(cái)富，在我國(guó)的檔案資源中占據(jù)了重要的地位。開(kāi)展科學(xué)的基層檔案管理工作有利于將基層單位內(nèi)的業(yè)務(wù)或人事工作發(fā)展情況全面反映出來(lái)，也有利于對(duì)檔案資源進(jìn)行更好的開(kāi)發(fā)和利用。

關(guān)鍵詞：制度化 基層檔案 管理 環(huán)境 對(duì)策

一、有利于對(duì)基層檔案實(shí)施制度化管理的環(huán)境條件

（一）法制環(huán)境不斷完善

近幾年，我國(guó)逐漸為檔案管理建立起一套比較完善的法規(guī)體系。其中最早制定的是《檔案法》，隨后又制定了5部檔案相關(guān)的行政法規(guī)以及50部國(guó)務(wù)院部門(mén)的檔案規(guī)章，并且各個(gè)地方也逐漸發(fā)布了地方性的檔案法規(guī)。作為法規(guī)體系中重要的組成部分，這些法律法規(guī)對(duì)以制度化推進(jìn)檔案管理提出了新的要求。例如，《檔案法》提出機(jī)關(guān)團(tuán)體或者企事業(yè)單位內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全的管理制度來(lái)開(kāi)展檔案管理工作?！稒n案法實(shí)施辦法》提出縣級(jí)以上的地方政府應(yīng)當(dāng)為管轄范圍內(nèi)的檔案事業(yè)制定相應(yīng)的發(fā)展計(jì)劃以及為檔案工作制定規(guī)章制度。機(jī)關(guān)團(tuán)體以及企事業(yè)單位內(nèi)的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)與方針政策，對(duì)本單位內(nèi)檔案工作的規(guī)章制度加以完善。檔案相關(guān)的法律法規(guī)逐漸完善給基層檔案的制度化管理工作創(chuàng)造了有利的環(huán)境。

（二）工作標(biāo)準(zhǔn)有規(guī)可依

近年來(lái)，國(guó)家的檔案局逐漸制定并出臺(tái)了40多個(gè)工作規(guī)范，包括《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》《檔案著錄規(guī)則》《檔案編制規(guī)則》等等。與檔案工作相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也有10多個(gè)，包括《文書(shū)檔案案卷格式》《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》以及《文書(shū)檔案案卷格式》等等。另外地方也制定了很多檔案的工作規(guī)范與工作標(biāo)準(zhǔn)，為開(kāi)展檔案工作提供了科學(xué)的依據(jù)。例如，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《文書(shū)類電子文件數(shù)據(jù)方案》以及《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》等規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)如何接收和管理電子文件進(jìn)行了明確。

（三）制度管理達(dá)成共識(shí)

隨著我國(guó)法治進(jìn)程的不斷推進(jìn)，實(shí)施制度化管理逐漸成為全體社會(huì)公民的愿望。以制度化推進(jìn)基層檔案管理工作有利于發(fā)揮出基層檔案的整體優(yōu)勢(shì)，避免由于檔案人員在能力與個(gè)性上的差異而對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量產(chǎn)生影響。制定完善的規(guī)章制度可以讓檔案人員明確自身的職責(zé)，認(rèn)認(rèn)真真的完成自己的本職工作，推動(dòng)基層檔案事業(yè)更好發(fā)展。

二、以制度化推進(jìn)基層檔案管理工作的對(duì)策

（一）建立健全的制度體系

要以制度化來(lái)推動(dòng)基層檔案管理工作更好發(fā)展，就需要建立一套科學(xué)合理的規(guī)章制度，并將其傳達(dá)到各個(gè)基層單位，讓基層單位嚴(yán)格按照規(guī)章制度中的要求來(lái)對(duì)單位內(nèi)的管理制度進(jìn)行完善。這些制度應(yīng)包括以下幾方面：

1.關(guān)于檔案資源的制度：（1）文件材料歸檔的制度。該制度主要用于明確文件的歸檔范圍以及保管期限，讓檔案的形成者與收集者可以有所參照，這是核心制度。（2）下屬機(jī)構(gòu)繳送和備案檔案目錄的制度。該制度主要用于監(jiān)督與指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案資源的建設(shè)工作。（3）重大活動(dòng)的檔案管理相關(guān)制度及照片聲像的檔案管理相關(guān)制度等，主要用于管理專項(xiàng)的檔案資源。

2.關(guān)于檔案利用的制度：（1）檔案統(tǒng)計(jì)相關(guān)制度。將檔案的保管、進(jìn)出以及利用等多方面情況統(tǒng)計(jì)起來(lái)以供檔案單位全面了解和掌握，為開(kāi)展科學(xué)管理提供保障。（2）借閱制度。結(jié)合檔案的機(jī)密等級(jí)來(lái)確定其具體的利用范圍與審批手續(xù)。（3）檔案開(kāi)發(fā)與利用的規(guī)章制度。該制度主要用于保障檔案得以合理利用。

3.關(guān)于檔案安全的制度：（1）檔案的安全防范與應(yīng)急處置相關(guān)制度。人防、技防以及物防是安全防范相關(guān)制度的主要方面，應(yīng)急處置相關(guān)制度的使用必須以簡(jiǎn)捷為主。（2）檔案的保密管理相關(guān)制度。對(duì)于涉密的信息系統(tǒng)，應(yīng)做好保密管理工作，防止在傳輸?shù)倪^(guò)程中導(dǎo)致檔案泄露。（3）檔案的異地備份相關(guān)制度。對(duì)于重要的電子檔案可以采取異地或異質(zhì)備份的保管方式，確保重要檔案的安全。（4）鑒定銷毀相關(guān)制度。根據(jù)規(guī)定來(lái)建立鑒定與銷毀小組，對(duì)超過(guò)保管期的部分檔案進(jìn)行定期鑒定，并將銷毀的檔案登記下來(lái)。

（二）強(qiáng)化配套工作，嚴(yán)格執(zhí)行制度

1.加強(qiáng)制度的動(dòng)態(tài)管理。各基層單位應(yīng)當(dāng)具有前瞻性和創(chuàng)新意識(shí)，在建立相關(guān)制度時(shí)保留一定的空間用于日后的修訂和完善，并加以創(chuàng)新。在將制度落于實(shí)處的過(guò)程中，應(yīng)時(shí)刻關(guān)注檔案工作的環(huán)境變化與發(fā)展動(dòng)態(tài)，以便及時(shí)修改和調(diào)整制度的內(nèi)容。

2.建立完善的考核制度。通過(guò)考核可以全面了解規(guī)章制度的優(yōu)缺點(diǎn)以及落實(shí)情況。建立相關(guān)制度有利于保障考核工作的規(guī)范化，考核指標(biāo)的客觀化。各基層單位應(yīng)嚴(yán)格開(kāi)展考核工作，不能流于形式，并建立相關(guān)檔案來(lái)為考核工作提供依據(jù)。

3.嚴(yán)格實(shí)施問(wèn)責(zé)制度?！稒n案違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》中提出，對(duì)于工作中不負(fù)責(zé)任和沒(méi)有嚴(yán)格遵守工作制度來(lái)使得檔案被損毀或丟失的；對(duì)于應(yīng)未建立檔案的安全管理相關(guān)制度來(lái)使得檔案出現(xiàn)安全事故的一些行為應(yīng)當(dāng)嚴(yán)厲追究責(zé)任，提高制度的約束力。

（三）做好宣傳、引導(dǎo)與保障工作

對(duì)基層檔案實(shí)施制度化管理需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用。檔案部門(mén)應(yīng)定期將工作情況上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)全面深入的了解檔案工作，消除某些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的偏見(jiàn)，充分認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案收集、整理以及保管等多項(xiàng)工作的積極意義，了解到開(kāi)發(fā)和利用檔案對(duì)促進(jìn)整體工作發(fā)展的重要作用，從而對(duì)基層檔案管理提高重視。

加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)推動(dòng)基層檔案的制度化管理具有一定的積極意義?；鶎訂挝粦?yīng)對(duì)檔案的管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，讓他們掌握豐富的檔案管理相關(guān)知識(shí)和技能，學(xué)會(huì)對(duì)現(xiàn)代化的管理技術(shù)與手段進(jìn)行靈活運(yùn)用，從而提高他們的管理水平?；鶎訂挝贿€應(yīng)制定嚴(yán)格的招聘制度，挑選出高素質(zhì)的人員來(lái)為管理隊(duì)伍注入新的活力。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)基層檔案實(shí)施制度化管理是需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的、復(fù)雜的工程。一方面，需要建立起完善的法規(guī)體系；另一方面，需要相關(guān)部門(mén)的大力配合，嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)，認(rèn)真開(kāi)展管理工作，充分發(fā)揮出制度的積極作用，以促進(jìn)基層檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]田萌.更新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化[J].法制與社會(huì)，2012，（31）.

（作者單位：鄄城縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局）