試析檔案管理歸檔整理分類技巧

韓鴻立

摘 要：檔案是社會(huì)發(fā)展中重要的組成部分，加強(qiáng)對(duì)檔案的有效管理，有助于在社會(huì)中建立起更加規(guī)范的秩序，并且作為今后的參考依據(jù)，所以需要對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理，這就要求掌握檔案的管理技巧，尤其是在對(duì)其進(jìn)行歸檔以及分類的過程中，掌握科學(xué)的技巧，往往可以讓檔案管理取得事半功倍的效果。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，主要分為幾個(gè)必要的程序。先是要將檔案進(jìn)行收集，然后裝訂成冊(cè)，緊接著對(duì)檔案的歸檔方向進(jìn)行判斷，再加以分類以及有序的排列，最后進(jìn)行編目以及裝盒的活動(dòng)。在經(jīng)過上述的幾個(gè)環(huán)節(jié)以后，檔案才算是最終整理完成，下面筆者就專門針對(duì)檔案管理的問題展開了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理 歸檔 分類

在檔案管理的過程中，要想將這項(xiàng)工作做好，就必須要堅(jiān)持按照相關(guān)規(guī)定的要求進(jìn)行管理，在檔案進(jìn)行基本分類時(shí)，這是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，是對(duì)檔案管理進(jìn)行明確區(qū)分的首要前提，所以應(yīng)該引起檔案管理人員的重視，但是現(xiàn)階段的工作中，主要存在的問題是沒有合理的公文立卷以及檔案管理加以明確的區(qū)分，二者經(jīng)常是相互混淆的，這樣就會(huì)為后續(xù)的工作帶來一定的難度，在相關(guān)規(guī)定中，對(duì)于檔案文件整理提出了更加清晰的規(guī)定，也就是要求將文件之間緊密的聯(lián)系在一起，這樣不但可以將自身所具有的價(jià)值區(qū)分開來，同時(shí)還能便于保管，下面筆者就對(duì)這方面的工作展開探討。

1、文書檔案管理基本概念

在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的過程中，首先應(yīng)該對(duì)其概念進(jìn)行明確的了解，文書檔案管理的歸檔文件主要是針對(duì)立檔單位而言的，在進(jìn)行歸檔的過程中，經(jīng)過一系列的活動(dòng)最終形成的文件，并且采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存。而在對(duì)文書檔案進(jìn)行分類的過程中，主要是根據(jù)問題或者是機(jī)構(gòu)的不同進(jìn)行分類的，這樣做的主要目的是為了保證檔案可以變得更加有序，這樣在后續(xù)查找的過程中也可以變得更加簡(jiǎn)便，隨著我國對(duì)檔案管理工作的愈發(fā)重視，加強(qiáng)對(duì)檔案的歸檔保管是十分有必要的。

2、文書檔案管理分類及保管年限

在進(jìn)行文書檔案管理的過程中，文件類別的不同，保管單位也會(huì)存在一定的差異性，并且對(duì)于保管期限不同的文書檔案，也不能將其放在同樣的案卷中進(jìn)行保管。一些檔案需要進(jìn)行永久性的保管，除此之外，剩余的文書檔案應(yīng)該根據(jù)時(shí)限的不同分門別類的進(jìn)行歸檔以及保管，通常情況下，可以分為永久性的保管、30年以及10年等。在將保管年限進(jìn)行明確的區(qū)分以后，再將其分別放置在不同的檔案盒中，根據(jù)立卷方法的不同，文書檔案也不能放置在同一個(gè)檔案盒中，有些工作報(bào)表，會(huì)議記錄以及計(jì)劃總結(jié)等，都需要將其與其他部門的檔案區(qū)分開來。尤其是會(huì)議文件，應(yīng)該與其他文件進(jìn)行區(qū)分，具有排異性的特點(diǎn)。

在實(shí)際檔案歸檔的過程中，掌握合適的方法，并且與自身的經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，可以讓工作變得更加簡(jiǎn)便，筆者在對(duì)檔案文件進(jìn)行歸檔時(shí)，總結(jié)了一些歸檔方法，下面對(duì)此進(jìn)行闡述，希望對(duì)今后的檔案歸檔工作帶來一定的幫助。

2.1黨委工作

黨委工作檔案主要包含兩個(gè)保管年限，一個(gè)是永久性的，一個(gè)是保管時(shí)間為30年的，在對(duì)永久檔案進(jìn)行保管的過程中，主要包含以下幾方面的內(nèi)容：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的指示以及通報(bào)等；（2）黨委在一年中對(duì)工作的安排以及總結(jié)，并且在此基礎(chǔ)上撰寫的報(bào)告；（3）在黨委會(huì)議中的相關(guān)記錄以及會(huì)議中最終的決議；（4）在黨代會(huì)和團(tuán)代會(huì)中出現(xiàn)的文件；（5）在學(xué)習(xí)相關(guān)思想政治建設(shè)以及管理監(jiān)督等方面內(nèi)容時(shí)所采用的文件資料等；除此之外，還包括在進(jìn)行黨風(fēng)廉政建設(shè)的過程中對(duì)于責(zé)任制進(jìn)行考核的統(tǒng)計(jì)表等。

在30年保管期限的檔案文書中，主要包含以下幾方面的內(nèi)容：（1）黨委關(guān)于精神文明建設(shè)、宣傳報(bào)道、理論學(xué)習(xí)、思想政治工作安排意見的報(bào)告、通知。（2）關(guān)于落實(shí)干部政策、重要來信來訪材料。（3）關(guān)于開展黨風(fēng)廉政建設(shè)、黨紀(jì)教育活動(dòng)的文件材料。（4）關(guān)于表彰、獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀黨（團(tuán)）員、先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等方面的文件材料。（5）紀(jì)委關(guān)于案件控告檢舉、調(diào)查處理、政策法規(guī)的通報(bào)、報(bào)告、通知。（6）關(guān)于紀(jì)檢、監(jiān)察工作會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗(yàn)交流文件材料。

2.2勞動(dòng)人事

永久：（1）關(guān)于人員編制的文件、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、職工花名冊(cè)、年度勞動(dòng)工資計(jì)劃、勞動(dòng)工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)。（2）關(guān)于招聘、復(fù)職、轉(zhuǎn)正定期的決定、通知。（3）上級(jí)單位關(guān)于調(diào)整工資的文件、技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘用的文件。（4）關(guān)于職工辭職、離退休、退養(yǎng)、撫恤及生活待遇問題的規(guī)定、通知。（5）形成的干部考核材料、專業(yè)職稱評(píng)定聘任的通知。（6）關(guān)于職工教育、培訓(xùn)計(jì)劃管理等文件材料。

30年：（1）關(guān)于職工的處分決定、獎(jiǎng)勵(lì)的通知、通報(bào)。（2）關(guān)于工資、津貼等問題的通知。（3）省職改辦、省局職改辦關(guān)于職稱改革工作安排、專業(yè)職務(wù)評(píng)聘規(guī)定辦法、任職資格的通知。

2.3財(cái)務(wù)

永久：（1）關(guān)于審計(jì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)。（2）關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)干部任期、財(cái)務(wù)收支效益、資產(chǎn)經(jīng)營等審計(jì)意見的報(bào)告、通知。（3）關(guān)于在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)生的違紀(jì)違規(guī)問題作出的審計(jì)結(jié)論和處理意見。（4）上級(jí)單位和本單位關(guān)于年度財(cái)務(wù)預(yù)算、決算的報(bào)告、通知、批復(fù)。（5）上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的關(guān)于事業(yè)費(fèi)用計(jì)劃、調(diào)整計(jì)劃、基本建設(shè)計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等方面的文件。（6）關(guān)于會(huì)計(jì)工作制度、財(cái)務(wù)管理的重要文件。（7）關(guān)于國有資產(chǎn)登記、評(píng)估、核查清算、交接、債權(quán)債務(wù)等問題的文件材料、設(shè)備年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（8）關(guān)于年度基本建設(shè)財(cái)務(wù)決算、固定資產(chǎn)報(bào)廢等的請(qǐng)示、批復(fù)、通知。（9）關(guān)于會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、請(qǐng)示、批復(fù)。（10）編制年度計(jì)劃、年度決算、年度統(tǒng)計(jì)表。

30年：（1）關(guān)于審計(jì)工作程序、制度、規(guī)定辦法等文件材料。（2）關(guān)于設(shè)備購置、審批手續(xù)、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓等文件材料。（3）關(guān)于合同管理規(guī)定、執(zhí)行情況等匯報(bào)材料。（4）醫(yī)院關(guān)于費(fèi)用計(jì)劃預(yù)算調(diào)整的通知。（5）省局和本院關(guān)于財(cái)務(wù)工作管理、費(fèi)用開支規(guī)定、辦法的通知。

10年：（1）上級(jí)關(guān)于綜合統(tǒng)計(jì)規(guī)范、統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度、執(zhí)法檢查的通知。（2）關(guān)于開展財(cái)務(wù)、稅收、物價(jià)大檢查等文件材料。（3）關(guān)于審計(jì)工作情況匯報(bào)、通知、通報(bào)等文件材料。

3、結(jié)語

綜上所述，本文主要對(duì)檔案文書管理工作中的歸檔整理問題展開了論述，同時(shí)探討了一些分類技巧，這對(duì)于我國今后檔案管理工作十分有幫助的，希望在本文的論述下，相關(guān)檔案管理單位或者部門能夠進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取合適的方法對(duì)檔案進(jìn)行分類與整理，促進(jìn)我國檔案管理水平的進(jìn)一步發(fā)展，為相關(guān)工作帶來便利。

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