探析檔案信息化建設的重要性及管理對策

黃悅芝

摘要：無紙化辦公已經(jīng)成為當前辦公的主要形式，在相關技術的影響下，單位在文件簽收、催發(fā)等過程中的工作方式被進一步優(yōu)化，有效滿足了辦公自動化管理的要求。檔案管理是辦公管理的重點，也是信息技術主要的應用方向，不僅簡化了檔案管理的應用方向，還顯著提高了檔案管理效率。由此可判斷，將信息技術應用到檔案管理中具有重要意義。

關鍵詞：檔案；信息化建設；對策

一、檔案管理信息化建設原則

所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體管理保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向企業(yè)以及社會提供服務為重心的轉(zhuǎn)變過程。這樣一來，不僅可以使檔案本身的原則不發(fā)生改變，還可以實現(xiàn)資源共享、檔案信息社會化的目的。信息化建設必須依靠一些正確的基本原則，而主要信息化建設的主要原則有以下幾項：（1）實用性原則。只有信息化的建設以實用性作為基本原則，才就能夠保證業(yè)務能夠更加規(guī)范化，工作更加有效率；（2）安全性原則。在信息化的建設中，安全性也是極其重要的一個環(huán)節(jié)。因此我們必須要提高計算機軟件信息的加密機制，此外還要建立信息防火墻來對重要信息資源權限進行管理，保證操作的合理性；（3）可靠性原則。在使用信息資源中要對所有信息用戶的權限進行分級，除此之外還要及時地進行信息數(shù)據(jù)的備份；（4）易用性原則。信息系統(tǒng)的設計要以實用、易用、簡單作為宗旨。系統(tǒng)使用人員不需經(jīng)過培訓，便可靈活、方便地使用，使辦公方式真正的自動化；（ 5）先進規(guī)范原則。使用先進、成熟的計算機硬軟件技術，在使用OA 與Internet /Intranet 技術之前，就必須充分對其的可繼承性、可擴展性與可伸縮性進行考慮，延長其生命周期及提高其技術含量。

二、檔案信息化建設的重要性

檔案資源作為當前企業(yè)的寶貴財富之一，檔案資源如何有效管理及利用，如何更好的為企業(yè)提供服務，檔案信息化建設是勢不可擋的。檔案信息化的重要性體現(xiàn)在以下幾點：（1）檔案信息化使檔案存貯無限化。充分利用電子空間的無限性，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機；（2）檔案信息化使檔案的檢索和使用更便捷。電子智能化檢索速度快、效率高、范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理；（3）提高檔案的運行效率。檔案信息化使檔案信息更加形象、直觀，大限度地提高檔案利用率，并節(jié)省儲存空間、人力和財力資源，同時又保障了檔案的安全備份，可極大限度地提高檔案的運行效率；（4）實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息資源主要體現(xiàn)在檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和完整性，其目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案信息順應社會信息化發(fā)展的趨勢所在。

三、檔案信息化建設的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)管理人員檔案信息化建設意識不強

在大多數(shù)的企業(yè)之中，企業(yè)管理人員沒有徹底認清檔案管理的重要性，仍傳統(tǒng)的認為它只是文字工作，并沒有真正意識到檔案管理工作的重要意義，更不會把這項工作歸結到企業(yè)的信息化發(fā)展規(guī)劃當中，使得企業(yè)對于這項管理工作的重視程度不夠，財力投資不足，造成了企業(yè)檔案信息化的落后。

（二）檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

由于計算機型號規(guī)格各異，各自開發(fā)軟件不易兼容合并，制約了檔案信息電子化進程。

（三）檔案信息化建設尚無統(tǒng)一標準

檔案信息化建設本階段僅著眼于某個企業(yè)或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施和推廣統(tǒng)一標準，制約了檔案信息化建設。

（四）檔案管理人員現(xiàn)代技術水平偏低

目前檔案管理人員不僅對自己工作的認識不健全，沒明白建設檔案信息化給企業(yè)所帶來的巨大利益，也沒能夠真正認識到建設檔案信息化對邁向現(xiàn)代化企業(yè)的重要意義，而且本身檔案信息化建設技術水平偏低，也給檔案信息化建設進程造成一定影響。

四、檔案信息化管理對策研究

（一）健全優(yōu)化檔案管理制度

隨著檔案信息化程度的不斷加深，從本質(zhì)上改變了收集、保存信息的方式以及檔案管理的模式。這就要求檔案管理制度需要隨著時代的變化而進行革新和完善。所謂無規(guī)矩不成方圓，加強檔案管理的制度建設，才能使管理目標更加明確，使管理的流程更加高效、科學，從而使檔案管理的信息化水平更上一層樓。檔案管理人員要根據(jù)國家的法律法規(guī)，更新檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理體系，推進檔案管理的目標與提高信息化水平的連接程度。

（二）樹立檔案信息意識，加強檔案信息素質(zhì)教育

檔案管理人員是對檔案進行科學管理的主要力量，他們的主觀能動性在信息化的建設中起著關鍵性的作用。因此，對于檔案管理人員而言，不僅需要樹立檔案信息化意識，還需提高業(yè)務素質(zhì)，這樣才能夠盡心盡職的完成自己的工作任務，而不是死板的進行管理。加強檔案信息素質(zhì)教育，促使檔案管理人員要從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。

（三）加大檔案信息化建設投入

企業(yè)有時候為了發(fā)展，需要和國際進行接軌，因此，對于企業(yè)的檔案管理而言也是一樣的。為了使企業(yè)更好的發(fā)展，需要盡快完善檔案信息化的相關工作，加大對其的資金投入，使企業(yè)的相關管理配置能夠滿足管理的需要，建設本企業(yè)的檔案管理查詢、存儲和檢索模式。此外，要盡量保證檔案信息平臺與企業(yè)數(shù)據(jù)平臺保持聯(lián)網(wǎng)，減少甚至是完全取代紙質(zhì)檔案，使得檔案的管理不再出現(xiàn)紙質(zhì)檔案所帶來的問題，真正的實現(xiàn)電子化管理模式，使企業(yè)的檔案管理逐漸發(fā)展為企業(yè)的內(nèi)部財富。對于企業(yè)的檔案信息化建設需要成立專門的管理部門對其進行管理，同時，還要嚴格要求管理人員，不僅要定期接受技術培訓，還需提高責任意識，使檔案的管理工作真正得到落實，真正做到專業(yè)化、信息化的管理，實現(xiàn)信息資源之間的共享。

五、結束語

綜上所知，檔案管理信息化是企業(yè)適應社會發(fā)展的必然選擇，同時也是企業(yè)需要長期堅持的一項工作，是提高社會服務能力所必不可少的手段。檔案管理工作者要根據(jù)實際情況，實事求是的開展工作，明確工作目標并不斷改進和完善檔案管理制度，慢慢將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉蠒r代特征的新的模式。

參考文獻：

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