淺談如何做好辦公室日常行政事務(wù)

陸海榮

摘要：辦公室是一個(gè)單位的綜合的、全面的辦事機(jī)構(gòu)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通四方的樞紐地位，是一個(gè)單位的參謀總部、信息中心和后勤基地。辦公室日常行政事務(wù)工作的好壞，對內(nèi)直接影響到一個(gè)單位工作質(zhì)量和工作效率的高低，對外影響一個(gè)單位的社會形象。本文分析了辦公室日常事務(wù)的內(nèi)容及其重要性，并闡述了做好辦公室日常事務(wù)的具體措施，以此來充分發(fā)揮行政事務(wù)部門的工作職能，保障單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政事務(wù)；內(nèi)容；措施

辦公室是一個(gè)單位的綜合的、全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行、調(diào)研、智囊等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦、協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)接待、通訊、收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通四方的樞紐地位，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六大職能。辦公室日常行政事務(wù)工作的好壞，對內(nèi)直接影響到一個(gè)單位工作質(zhì)量和工作效率的高低，對外影響一個(gè)單位的社會形象。如何才能真正做好國辦公室的行政事務(wù)工作，卻面臨著許多的困惑，本文結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)剛€(gè)人的看法。

一、辦公室日常行政事務(wù)的內(nèi)容

（一）管理服務(wù)工作

管理服務(wù)職能是辦公室工作的重要組成部分，主要包含公文管理、事務(wù)管理、信息處理、文件檔案的歸檔管理、文件資料收發(fā)、報(bào)送管理、公章管理、搞好服務(wù)。

（二）綜合協(xié)調(diào)工作

綜合協(xié)調(diào)工作是辦公室重要的職能之一，要保證一個(gè)單位統(tǒng)一步調(diào)，保證領(lǐng)導(dǎo)班子的正確決策能夠認(rèn)真貫徹落實(shí)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)班子安排好決策實(shí)施過程中的人和事，將矛盾解決在萌芽之中。

（三）監(jiān)督指導(dǎo)工作

監(jiān)督指導(dǎo)職能是指對工作人員的檢查、考核、督促和指導(dǎo)，其目的是使他們迅速、準(zhǔn)確、有效地完成決策目標(biāo)。

（四）參謀咨詢工作

辦公室是一個(gè)單位的參謀總部、信息中心，其參謀咨詢工作的內(nèi)容有：一是通過各種現(xiàn)代化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策搜集提供各種信息；二是協(xié)助決策，發(fā)揮參謀、助手作用。

二、充分認(rèn)識辦公室日常行政事務(wù)在單位行政管理中的重要地位

辦公室是一個(gè)單位的窗口，體現(xiàn)了一個(gè)單位的綜合素質(zhì)，也代表了一個(gè)單位的外面形象，其地位是特殊的，其作用是非常重要的。辦公室日常行政事務(wù)的重要性主要體現(xiàn)在二個(gè)方面：

（一）外樹形象

從辦公室的地位看，辦公室是一個(gè)綜合的、全面的辦事機(jī)構(gòu)，大量地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的，這些日常行政事務(wù)工作不僅僅代表和影響一個(gè)單位的行政管理，而且直接影響到單位的社會形象和威信。

（二）內(nèi)提效率

從單位的內(nèi)部來看，業(yè)務(wù)部門之間的及時(shí)溝通、準(zhǔn)確銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)處理解決。只有充分認(rèn)識到行政管理工作特定的位置和職能，才能促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展。

三、如何做好辦公室的日常行政事務(wù)

要高水平、高質(zhì)量、高效率地做好行政事務(wù)部門的工作，充分發(fā)揮辦公室的承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障作用，從以下幾個(gè)方面著手：

（一）要做好公室的日常行政事務(wù)首先要有一批素質(zhì)高、作用正、原則強(qiáng)、服務(wù)優(yōu)的辦公室工作人員

1.素質(zhì)高是指辦公室人員要要把加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高素質(zhì)作為履行工作職責(zé)的基本前提。針對單位管理政策出臺多、變化快、政策性強(qiáng)的特點(diǎn)，堅(jiān)持學(xué)習(xí)的針對性、廣泛性、創(chuàng)新性和經(jīng)常性。

2.作風(fēng)正是指行政事務(wù)部門工作較苦較累，要提高思想覺悟，養(yǎng)成良好地工作作風(fēng)。要愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。

3.原則強(qiáng)是指行政事務(wù)部門工作人員必須要有大局意識，注重協(xié)調(diào)。做人、辦事都要講原則。

4.服務(wù)優(yōu)是指行政事務(wù)部門的同志一定要牢固樹立服務(wù)的宗旨意識，努力提高服務(wù)的質(zhì)量和水平。

（二）要做好辦公室的日常行政事務(wù)，就要發(fā)揮好“三個(gè)作用”

1.發(fā)揮好參謀助手作用。作為辦公室工作人員要有政治敏感性和洞察力，注意形勢的發(fā)展和社會的動態(tài)，超前思考，提出具有前瞻性的的思路、措施和辦法，為領(lǐng)導(dǎo)解決問題、推動工作提出有價(jià)值的建議。

2.發(fā)揮好督促檢查作用。辦公室要注意加強(qiáng)督促檢查，督促、提醒各科室或有關(guān)部門及時(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)作用。辦公室要著眼全局，統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好各科室之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好上下級之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好干部之間的關(guān)系，促進(jìn)團(tuán)結(jié)與合作，充分調(diào)動好各個(gè)方面的積極性。

（三）要做好辦公室的日常行政事務(wù)，就要搞好“三個(gè)服務(wù)”

1.為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室人員除了做好日常服務(wù)之外，還要圍繞中心工作和重點(diǎn)工作，主動站在領(lǐng)導(dǎo)的角度多些思考問題，善于為領(lǐng)導(dǎo)決策或開展工作提供參謀性的服務(wù)。

2.為單位服務(wù)。辦公室人員要主動與各科室加強(qiáng)聯(lián)系，互通情況，及時(shí)了解他們在工作中的問題和要求，積極為各科室排憂解難，為單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供可靠的保障。

3.為基層服務(wù)。對基層的工作要多些給予關(guān)心和指導(dǎo)；對基層上報(bào)的材料要根據(jù)不同的情況及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或組織有關(guān)科室辦理。

（四）要做辦公室的日常行政事務(wù)，就要努力完成“三大任務(wù)”

1.處理公文。處理公文要“準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范”。起草文稿語言表達(dá)要準(zhǔn)確；收發(fā)文件要及時(shí)，下發(fā)文件要規(guī)范。

2.安排會議。安排會議要“細(xì)致、周密、協(xié)調(diào)”。會議方案要細(xì)致，議程安排要周密，會議組織要協(xié)調(diào)。

3.處理事務(wù)。處理事務(wù)“嚴(yán)謹(jǐn)、高效、靈活”。辦事程序要嚴(yán)謹(jǐn)，辦事效率要高效，辦事方式要靈活。

總之，辦公室的日常行政事務(wù)是瑣碎的、重復(fù)的服務(wù)性工作，辦公室的人員勞心又勞力，還會受一些委屈和埋怨，但辦公室的日常行政事務(wù)又具有很重要的地位，事關(guān)單位的工作成效和社會形象，所以必須認(rèn)真的做好這些日常行政事務(wù)，為單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提供可靠保障。

參考文獻(xiàn)：

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