檔案利用和檔案價值的反思

李群

摘要：對于企業(yè)或者單位內(nèi)部的信息資源存檔工作而言，必須要加強利用和保存，這對于企業(yè)或者單位的發(fā)展過程具有重大的意義。檔案的利用與檔案的價值之間關(guān)系密切，需要相關(guān)人員認(rèn)真思索，合理開發(fā)和利用檔案的資源，并發(fā)揮重大的作用。

關(guān)鍵詞：檔案；價值；利用

作為信息資源的重要載體，檔案在企業(yè)以及單位在發(fā)展過程中的作用是十分巨大的?，F(xiàn)代企業(yè)或者單位在發(fā)展過程中，無論是對檔案的保存還是對檔案的實際利用，都要求企業(yè)或者單位內(nèi)部人員從實際出發(fā)，充分對檔案存儲進行合理的利用。反思如何做好檔案的價值和利用工作，通過合理的方法和手段真正讓檔案的價值最大化。

一、檔案的價值

檔案屬于企業(yè)單位的重要資料。在企業(yè)以及單位中不斷進行工作的記錄，對企業(yè)或者單位當(dāng)前及今后的發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用[1]。在檔案材料的管理中，價值是非常主要的活動主體，包括個人以及集體國家等方面。做好檔案的信息材料的整體和采集、收納工作是非常重要的。在主體被利用的前提下，檔案材料的積極作用能否得到發(fā)揮，是要看價值能否被充分體現(xiàn)。檔案的材料如果能被充分地加以體現(xiàn)，則說明檔案的相關(guān)主體被利用得較為充分。但是在檔案的價值體現(xiàn)的過程中，人們需要不斷地進行檔案的整理和采集工作，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，都會造成檔案的價值不能得到充分的體現(xiàn)。

對于檔案的價值，應(yīng)按照其等級標(biāo)準(zhǔn)進行分類，第一類檔案的價值，具有長遠(yuǎn)的存儲價值，這部分的檔案材料應(yīng)發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用，在檔案的價值的體現(xiàn)上，不僅發(fā)揮其保存的價值，也讓檔案的保存意義得到體現(xiàn)。價值在檔案的主體中的作用，體現(xiàn)在價值的顯示以及長遠(yuǎn)的作用上。這就是檔案保存的意義所在。保存的時間主要取決于檔案的資料以及檔案的作者所具備的重要的意義。同時，檔案的資料以及其他相關(guān)人員的意義以及具有的價值，體現(xiàn)在當(dāng)前的社會活動中，所謂檔案資料，是需要對相關(guān)人員進行指導(dǎo)后，才能更好地發(fā)揮各種活動的應(yīng)有作用的。長遠(yuǎn)來看，檔案資料經(jīng)過長時間的保存以后，社會發(fā)展過程中的有關(guān)實踐活動是具有重要的作用的[2]。

二、檔案利用的有效措施

首先，當(dāng)今社會的信息技術(shù)日益成熟，現(xiàn)代化檔案服務(wù)水平不斷提升，人們的生產(chǎn)、生活以及學(xué)習(xí)等在信息技術(shù)的幫助下，不斷地進行著改進和完善。包括分析問題解決問題，處理問題的方法。實際工作過程中，為了節(jié)約時間，人們開始利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行資料的查找，資料的運用等，將檔案工作服務(wù)水平不斷地提高。檔案的信息資源在信息化和電子化上建設(shè)的日臻成熟。所有的資料都被存儲在計算機的內(nèi)存里，使得檔案的資料存儲的地點減少，但是真實性和完整性提高了。而且人員得到檔案資料的權(quán)限也被大多數(shù)檔案資料管理中心逐步放開。一些檔案在涉及到隱私或者相關(guān)機密的時候，可以被轉(zhuǎn)化為信息資料或者數(shù)據(jù)化資料，并且可以進行嚴(yán)密的處理和加工[3]。

其次，為了能夠?qū)n案資料進行有效的利用，建立檔案資源中心加強檔案管理，是非常必要的。相關(guān)工作人員要加強檔案的管理，在檔案的真實性和完整性加以完善。同時不斷引進高素質(zhì)的人才，通過定期培訓(xùn)等工作，使得工作人員能夠?qū)n案的管理方法和技術(shù)加以掌握，管理好檔案。對于檔案的管理要加大管理力度，首先要注意檔案的資料性質(zhì)的審核，然后將相關(guān)檔案進行適度的開放，讓更多的人能夠?qū)W會利用檔案[4]。

對檔案資料進行利用，首要的就是要強化檔案的資源的交流和共享受。檔案資料的利用效率能夠得到提高，價值能夠得到發(fā)揮，進行檔案管理部門的交流和溝通是必不可少的，檔案資源的利用應(yīng)給予加強和重視，檔案的利用率得到不斷的提高，檔案的資源能夠被認(rèn)可，并且具有社會影響力，檔案的資源作用及價值能夠得到和很好的發(fā)揮[5]。

第三，檔案資源包括民生、電子健康、電子信用檔案等，在信息資源呈爆炸式增長狀態(tài)的同時，用戶對這些新類型檔案的利用需求也在逐年上升。檔案資源的過程中注意豐富新類型檔案的數(shù)量檔案資源是檔案信息資源利用工作的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提，沒有數(shù)量豐富的做支撐，檔案利用工作就是水中月、鏡中花，及時調(diào)整檔案收集策略，檔案信息資源的種類和檔案服務(wù)機構(gòu)也與檔案利用工作能否順利進行掛鉤[6]。

三、結(jié)語

現(xiàn)代社會的重要信息資源就是檔案的資源。在企業(yè)或者單位的發(fā)展過程中，檔案管理以及價值始終是值得深思的，對檔案加以利用并且深刻的討論，采用積極的方法提高檔案的資源利用率，使得檔案的資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于發(fā)展，在企業(yè)和單位發(fā)展過程中發(fā)揮不可替代的作用[7]。

參考文獻：

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[3]沈志華.中蘇關(guān)系史研究與俄國檔案利用[J].社會科學(xué)，2014，（8）：131-145[4]李雪梅.論后PC時代檔案利用中的問題及對策[J].蘭臺世界，2015（29）：82-84.

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[6]王晨.微信在檔案利用服務(wù)中的新策略研究[J].北京檔案，2015（11）：30-31

[7]馬仁杰，蔡璇，孟璐等.論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下影響檔案利用行為的因素[J].檔案與建設(shè)，2016（6）：10-13.