綜合提升城建檔案管理水平思索

封曉霞

摘 要：城建檔案真實(shí)記錄著一個(gè)城市的各項(xiàng)建設(shè)活動，反映著這個(gè)城市在各個(gè)發(fā)展階段的客觀狀態(tài)，更是一個(gè)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要參考依據(jù)，在城市各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中發(fā)揮著尤為重要的作用。此外，城建檔案管理不僅彰顯著一個(gè)城市城建檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀與水平，更體現(xiàn)著一個(gè)城市的文明程度。因此研究探討如何提升城建檔案管理水平是非常有必要的，有助于城建檔案管理工作更好地為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理水平；存在問題；提升對策

每個(gè)城市在其發(fā)展的過程中均有著其特有的背景與特點(diǎn)，只有當(dāng)這些信息被記錄下來才能夠?yàn)槌鞘械奈磥戆l(fā)展提供參考依據(jù)。城建檔案管理工作是否高質(zhì)、高效，直接影響著城建資料的保留與保存，直接影響著城市的發(fā)展與傳承。然而伴隨我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)地區(qū)的城鎮(zhèn)化水平也在不斷提高，這也對城建檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，因此探討研究可行對策來綜合提升城建檔案管理水平，不僅僅是為了使其更好地服務(wù)城市建設(shè)發(fā)展，更是新時(shí)代背景下做好城建檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。

1 城建檔案管理工作的重要意義

城建檔案記錄了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動的真實(shí)情況和歷史過程，是歷史活動的真實(shí)寫照和反映，所以具有依據(jù)性，參考性和憑證性。表現(xiàn)在，首先，城建檔案為建設(shè)工程維修、改造、擴(kuò)建，城市的管理，城市規(guī)劃的修訂等方面，提供準(zhǔn)確、重要、系統(tǒng)依據(jù)材料。其次，城建檔案具有掌握歷史資料，查考既往情況，總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)，編史修志，創(chuàng)新工作方法，研究城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動的發(fā)展規(guī)律等廣泛的參考作用。最后，城建檔案是未經(jīng)任何人改動的原稿本，是原始形態(tài)的記錄，是令人信服的歷史證據(jù)，具有一定的法律效力。所以城建檔案管理工作具有廣泛的社會作用和價(jià)值。

2 城建檔案管理工作存在的問題

2.1 管理意識薄弱

近些年來，盡管各地對于城建檔案管理工作的認(rèn)識有了大幅度提高，但是還是有一些基層單位對編制、報(bào)送、利用城建檔案的意識還很薄弱，普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，片面地認(rèn)為城建檔案的編制不僅麻煩，而且無法給自己帶來政績，缺乏歷史責(zé)任感，沒有充分認(rèn)識到城建檔案對于一個(gè)城市發(fā)展的重要促進(jìn)作用。比如在建設(shè)施工的時(shí)候，由于施工任務(wù)多且繁重，建設(shè)施工單位往往將更多精力用于施工進(jìn)度、施工質(zhì)量、以及資金等問題上，對于檔案工作就選擇性地忽視了，等到工程需要竣工驗(yàn)收的時(shí)候，才會對檔案資料進(jìn)行突擊補(bǔ)充，以應(yīng)付竣工驗(yàn)收。這種突擊補(bǔ)充的方式無疑是無法保證工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及成套性的，也會對該工程檔案日后的利用產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.2 城建檔案管理機(jī)制尚不完善，還沒有形成有效的管理體系

存在著檔案形成單位（建設(shè)單位與施工單位）之間職責(zé)不清，檔案形成單位與城建檔案管理機(jī)構(gòu)之間缺乏溝通與配合，進(jìn)而造成管理渠道和資料運(yùn)行不暢通，資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，不能確保材料完整性等問題，對城建檔案的收集歸檔質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

2.3 由于從事城建檔案管理工作人員的不固定，引起從業(yè)人員整體業(yè)務(wù)水平不高

基于檔案管理工作的特殊性，一個(gè)缺乏建設(shè)工程文件歸檔知識，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人是很難適應(yīng)城建檔案管理工作需要的，很容易導(dǎo)致城建檔案歸檔不規(guī)范、歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差等問題，對城建檔案的歸檔質(zhì)量產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致許多地方的城建檔案存在空心化、虛擬化現(xiàn)象，這種情況將伴隨城市建設(shè)速度的加快而變得日益嚴(yán)重，讓城建檔案管理工作變得更加乏力。

2.4 對城建檔案缺乏開發(fā)利用

我們保管城建檔案的最終目的就是為了利用城建檔案為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)，利用也是城建檔案生命價(jià)值得以再次體現(xiàn)的重要途徑，尤其是在城市建設(shè)如火如荼進(jìn)行的過程中，城建檔案更應(yīng)該發(fā)揮巨大的作用，然而許多地方都沒有一個(gè)健全的、完善的、有關(guān)城建檔案開發(fā)利用的機(jī)制，特別是修史編志、信息編研、借閱利用等方面，還存在諸多不便。對現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)更缺乏有效利用。

3 綜合提升城建檔案管理水平的具體對策

3.1 增強(qiáng)城建檔案管理意識

城建檔案管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作的重視程度將直接影響全體成員對城建檔案管理工作的重視程度，直接影響城建檔案管理工作能否做好，尤其是在各個(gè)城市加速發(fā)展，大力建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層更應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到城建檔案管理工作在城市建設(shè)發(fā)展過程中發(fā)揮的重大作用，從而對城建檔案管理工作引起充分重視，并積極采取可行措施來提高全體成員的檔案管理意識，要求機(jī)構(gòu)各部門、各成員必須積極配合，進(jìn)而在內(nèi)部形成一個(gè)良好的氛圍。此外，城建檔案管理部門還可以通過做好城建檔案的宣傳教育工作，以提高全員檔案意識，消除其重建設(shè)輕檔案，重使用輕管理思想，使全員深刻認(rèn)識到城建檔案是關(guān)系到人們的正常生產(chǎn)、生活和造福子孫后代的大事，功在當(dāng)代，利在千秋，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)城建檔案工作管理的加強(qiáng)。

3.2 完善城建檔案管理機(jī)制

健全完善的檔案管理機(jī)制是提升城建檔案管理工作水平的根本舉措，同時(shí)也是加強(qiáng)城建檔案管理制度約束力度的重要手段。一是要加強(qiáng)城建檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，依法治檔，形成自上而下的城建檔案管理法律法規(guī)體系；二是要完善內(nèi)部各項(xiàng)制度，建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關(guān)城建檔案管理機(jī)制，并用業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度規(guī)范檔案管理工作，使各項(xiàng)工作做到了有法可依，有章可循，為進(jìn)一步建立健全體制機(jī)制，不斷加強(qiáng)城建檔案管理，促進(jìn)工作健康發(fā)展。為此，我們先后制定了檔案管理工作人員崗位職責(zé)、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，對檔案庫房實(shí)行專人管理；建立和落實(shí)檔案實(shí)體清點(diǎn)制度，每年對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)登記；對特別重要珍貴的檔案逐件進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí)，做好記錄，保障各項(xiàng)安全管理措施落實(shí)到位，逐步形成了上級分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、單位負(fù)責(zé)人牽頭抓、全體人員負(fù)責(zé)落實(shí)的管理檔案的工作機(jī)制，做到工作有人管、事情有人辦、質(zhì)量有監(jiān)督保障的格局。

3.3 做好城建檔案保密工作

做好保密工作主要從以下幾個(gè)方面著手：一、建立聯(lián)動機(jī)制。成立檔案保密小組，明確各自分工，協(xié)調(diào)配合，相互監(jiān)督，形成上下一盤棋的保密聯(lián)動機(jī)制。二、完善培訓(xùn)機(jī)制。組織檔案管理工作人員進(jìn)行保密知識學(xué)習(xí)，并不定期進(jìn)行檔案保密知識測試、開展檔案保密檢查，做到常灌輸，勤提醒，進(jìn)一步提升檔案管理工作人員保密意識。三、強(qiáng)化保障機(jī)制。加大硬件設(shè)施投入，建立了密級檔案柜，并要求相關(guān)人員借閱檔案時(shí)必須在閱檔室進(jìn)行，不能直接觸密級檔案柜，限定了檔案室的人員流動范圍，檔案員要定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，從每一細(xì)節(jié)抓起，確保檔案不存在泄密隱患。四、嚴(yán)格分類歸檔機(jī)制。按照檔案歸檔的保密期限，細(xì)致嚴(yán)格的進(jìn)行檔案的歸檔工作，仔細(xì)審查檔案保密期限，按10年、20年、30年三種歸檔期間分門別類進(jìn)行歸檔，保證了檔案的保密性和可利用性。五、做好檔案利用過程中的保密制度，做好檔案的審查工作，做好檔案的解密工作，做好監(jiān)督措施。

3.4 加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)工作

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠多方配合為前提，眾所周知，城市建設(shè)檔案管理工作不僅涉及到城市規(guī)劃建設(shè)部門，而且還要涉及交通運(yùn)輸、水務(wù)、園林、代建、行政執(zhí)法管理等行政管理部門，僅僅依靠城建檔案管理機(jī)構(gòu)開展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為，因此，加強(qiáng)與這些行政管理部門的溝通協(xié)調(diào)是搞好城建檔案收集的重要前提。具體措施如下：一是與規(guī)劃部門協(xié)調(diào)好，在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)必須簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》，明確建設(shè)單位的責(zé)任和義務(wù)，保證建設(shè)單位從一開始就把城建檔案的收集納入工程建設(shè)管理的重要環(huán)節(jié)。二是建立了城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)主管部門受理工程竣工驗(yàn)收時(shí)，依法查驗(yàn)城建檔案管理機(jī)構(gòu)核發(fā)的《建設(shè)工程城建檔案接收證明書》，并作為辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案的必備手續(xù)的制度，用完備的行政審批程序來保證歸檔。三是城建檔案管理機(jī)構(gòu)要積極主動地深入施工現(xiàn)場，對建設(shè)工程檔案產(chǎn)生的全過程進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，在城建檔案的收集工作中改變那種坐等檔案上門的傳統(tǒng)落后作法，變消極被動為積極主動，把問題解決在檔案接收進(jìn)館之前。

3.5 重視城建電子文件管理

在城建電子文件（檔案）管理中，信息安全建設(shè)工作是重中之重，是城建電子文件（檔案）管理和各項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行的基本保障。作為城建檔案管理單位，應(yīng)當(dāng)積極探尋有效措施，創(chuàng)新先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用手段，確保城建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：一是建立檔案數(shù)據(jù)備份機(jī)制以及災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)在遭到破壞后能夠有效恢復(fù)。比如可以借助云計(jì)算技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)備份到云空間，取用方便，費(fèi)用低廉，而且安全系數(shù)高。二是針對城建檔案數(shù)據(jù)庫管理、城建檔案數(shù)字化等各項(xiàng)涉及到檔案信息安全的環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。三是根據(jù)城建檔案內(nèi)容以及利用價(jià)值，將其分為不開放檔案和開放檔案兩種，不開放檔案僅供部門內(nèi)網(wǎng)用戶且具有相關(guān)權(quán)限的人員才能查詢調(diào)用，開放檔案則放入互聯(lián)網(wǎng)供社會需要人士查詢使用，通過這一途徑來有效保障不開放檔案的信息安全。四是繼續(xù)開展通過應(yīng)用軟件對文書檔案實(shí)行文件集錄入，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。

3.6 提升工作人員綜合素質(zhì)

提升城建檔案管理工作人員綜合素質(zhì)主要可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行：首先，加強(qiáng)管理人員的政治思想培訓(xùn)。城建檔案管理工作要求管理人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，必須具備愛崗敬業(yè)的工作精神和嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，城建檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過開展各類政治思想培訓(xùn)活動來提高全員的政治思想覺悟，讓他們將檔案管理這項(xiàng)平凡的工作當(dāng)成一項(xiàng)不平凡的事業(yè)來對待，將愛黨、愛國、愛城市、愛單位的熱情體現(xiàn)在城建檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)上。只有當(dāng)城建檔案管理人員深深熱愛上這項(xiàng)工作，才會形成較強(qiáng)的內(nèi)在動力，愛崗敬業(yè)，自覺做好城建檔案管理工作。其次，加強(qiáng)城建檔案管理知識技能培訓(xùn)，使管理人員熟練掌握檔案收集、整理、審核、歸類、存檔等具體工作程序，通過開展各類專業(yè)知識技能培訓(xùn)活動或者學(xué)術(shù)交流活動，開拓視野，了解行業(yè)發(fā)展新動向，提高專業(yè)技能，經(jīng)常組織員工到周邊城建檔案管理先進(jìn)地區(qū)觀摩學(xué)習(xí)，借鑒他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提升工作能力，造就一支與城建發(fā)展水平相適應(yīng)的城建檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。對城建檔案管理人員加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)。伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息的載體也逐漸呈現(xiàn)出了多樣化的局面，紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，而電子檔案因其存儲性強(qiáng)、便利化等優(yōu)勢在檔案管理工作中所占的比例越來越重，在對檔案管理人員進(jìn)行常規(guī)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)城建檔案管理人員的電子檔案信息管理能力，更好地滿足城建檔案信息化建設(shè)的需求。

4 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)城建檔案管理，綜合提升城建檔案管理水平對于一個(gè)城市的建設(shè)與發(fā)展有著極其重要的作用。本文從增強(qiáng)城建檔案管理意識、完善城建檔案管理機(jī)制、做好城建檔案保密工作、加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)工作、重視城建電子文件管理、提升人員綜合素質(zhì)提出了綜合提升城建檔案管理水平的具體對策，希望能借此給予相關(guān)人員一定參考借鑒，共同提升城建檔案管理工作水平，讓城建檔案更好地為城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

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