淺談職工檔案管理工作要點

摘 要：隨著“大數(shù)據(jù)與信息化”時代的到來，在信息技術飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作手段變得越來越多樣化，其模式創(chuàng)新也是國家重點扶持研究對象。檔案管理的重要性不僅僅體現(xiàn)在國有企業(yè)、私有企業(yè)、行政部門三大方面，對于國防科技、軍事通信這樣特殊的行業(yè)來說，保持有序地檔案管理、減少安全隱患、加強數(shù)據(jù)保密與安全是第一要務。但是，隨著企業(yè)職工的頻繁調(diào)動與人事部門事務的增加，我國在檔案管理、數(shù)據(jù)保密與安全方面的發(fā)展情況卻始終不盡如人意。除了過程中遇到的不可避免的挑戰(zhàn)和困難外，監(jiān)管手段不足、標準法律法規(guī)的缺失也是兩大痛點所在。本文首先闡述了企業(yè)職工檔案管理工作面臨的問題，從內(nèi)部控制、監(jiān)管手段、法律法規(guī)、科學技術等方面分析產(chǎn)生問題的原因，并在此基礎上針對職工檔案管理的工作要點，提出幾點建設性意見，以期能盡快加強企業(yè)檔案管理工作發(fā)展，建立有序高效的職工檔案管理體系。

關鍵詞：檔案管理；企業(yè)職工；工作要點；公司發(fā)展；規(guī)范化

隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，信息技術以一種空前絕后的氣勢迅速在各大行業(yè)得到應用，不斷地改變?nèi)藗兊纳罘绞脚c思維模式。此時，面臨著社會上每天都能產(chǎn)生的難以統(tǒng)計的原始記錄與檔案調(diào)動的情況，以“文件記錄”為主的傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足人們?nèi)招略庐惖男枨?。因此，將信息技術軟件與檔案管理工作相結合是未來不可避免的發(fā)展趨勢。在時代背景所造就的大環(huán)境下，市場經(jīng)濟的發(fā)展推動了勞動合同制度的全面推行，這也為加強職工檔案管理工作增添了更多的挑戰(zhàn)和難關。如何抓準檔案管理工作的“痛點”、如何建設規(guī)范有序的管理流程、如何配備必要的檔案管理軟件、如何加強檔案管理監(jiān)管手段，這些已經(jīng)成為目前研究的主要課題。

1 當今企業(yè)職工檔案管理面臨的問題

職工檔案管理是企業(yè)人事部門一項非常重要工作。檔案中不僅包括了職工的個人履歷、個人學歷、工作經(jīng)驗和工作能力，同時也是反映其思想品德的重要依據(jù)之一，是公司選拔人才不可缺少的參考物。因此，加強企業(yè)職工檔案管理工作，不僅可以為公司源源不斷地輸送人才、提升公司整體人員的技術水平，從長遠角度來看，還可以極大地滿足公司人才戰(zhàn)略發(fā)展需要、提升公司競爭力，在促進企業(yè)發(fā)展過程中起到推動作用。因此，仔細分析當今企業(yè)職工檔案管理的“痛點”所在，并從根本上分析造成痛點的原因，以此來抓住今后的工作要點，是促進企業(yè)良好發(fā)展必不可少的措施。從近幾年來看，我國在職工檔案管理方面的發(fā)展是十分有限的，其現(xiàn)有模式下存在的問題大致可以分為以下幾點：

第一，職工檔案管理不嚴謹，可能導致部分員工檔案分散、材料不完整、材料偽造等現(xiàn)象。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國各大企業(yè)也在不斷壯大，越來越多的人員入職和人員調(diào)動大大增加了檔案管理的難度，職工檔案出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象屢見不鮮。比如說，對于部分中途跳槽的員工，他的檔案可能一直都分散在以前單位的檔案處，或者在轉交的過程中出現(xiàn)文件缺失、文件受損情況，對其日后的工作審批和退休審批造成嚴重影響；對于離職員工來說，一些企業(yè)為了省事，都讓員工自己帶自己的檔案去新單位，而不是按照法律規(guī)定寄過去。因為檔案管理“多頭”現(xiàn)象嚴重，有的職工在離職后甚至被迫選擇“棄檔”，使得自己的檔案長期存放在原單位，成為“無頭”檔案。而且，以文件方式記錄的檔案也存在偽造的可能性。職工利用某些不法手段刪減處分、降職等信息，并且在檔案中偽造對自己有利的內(nèi)容。

第二，監(jiān)管手段缺失，部分企業(yè)未建立完整的檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)有的法律體系中，關于“職工檔案管理”的法律非常少，除了一份《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》之外，幾乎沒有相關可以保障職工合法權益的法律規(guī)定，這就造成了監(jiān)管手段單一、檔案管理可有可無的現(xiàn)象。在這種情況下，部分企業(yè)甚至都沒有建立職工檔案系統(tǒng)，這對職工的合法待遇造成巨大損害。

第三，傳統(tǒng)的管理技術逐漸不再適用于信息時代，職工檔案管理缺乏先進的現(xiàn)代化技術。計算機網(wǎng)絡的一個重要的用途便是進行信息登記、信息交流與信息傳遞。目前，雖然有很多企業(yè)已經(jīng)采用專門的檔案管理軟件進行職工的檔案管理。但是，大多數(shù)都僅限于簡單的檔案號的錄入和檢索，記錄存放檔案的地址，不對檔案內(nèi)容的個人信息進行登記。這樣的做法并沒有發(fā)揮檔案管理軟件的作用，只是方便了檢索過程，翻看檔案還是要去檔案管理處查找原始記錄。所以，實現(xiàn)真正意義上的檔案管理信息化，增強檔案利用效率是非常必要的。在此基礎上，安全因素也是必須要考慮的因素。對于傳統(tǒng)檔案管理方式來說，需要做好檔案庫的安全管理；對于數(shù)字檔案管理來說，防止非法用戶繞過安全內(nèi)核、竊取信息，防止數(shù)據(jù)庫被破壞和非法存取，確保服務器的安全性是重要工作。

本文將在下節(jié)從職工檔案管理工作中的問題點出發(fā)，抓住工作中的要點所在，并在這些分析的基礎上，提出一系列具體的解決方法。

2 職工檔案管理的工作要點及建議

（一）完善檔案管理相關法律法規(guī)，建立健全的監(jiān)管體系。

針對檔案管理工作監(jiān)管不足的現(xiàn)象，盡早推出完整的檔案管理法律法規(guī)、建立健全的監(jiān)管體系顯得迫在眉睫。國家應發(fā)布完整的法律制度，明確規(guī)定應該如何進行檔案的登記、轉交，對所有的工作進行詳細闡述，全國統(tǒng)一與職工檔案工作有關的法規(guī)及業(yè)務標準，以避免各地各行其是、各行其政，這樣才能真正地解決監(jiān)管不足的問題。

（二）加強對檔案管理人員的技能培訓，完善職工檔案管理制度，對每一份檔案進行規(guī)范化整理。

除去對監(jiān)管體系的完善之外，企業(yè)內(nèi)部也必須明確自己的職工檔案管理制度。首先，應該對企業(yè)全體職工普及檔案管理的重要性，讓他們知道這是與他們未來的退休審核、養(yǎng)老優(yōu)待等事情息息相關的，是與自身的合法權益密切相連的，不可以因為一時的省事而對自己的檔案漠不關心；其次，需要加強檔案管理人員的技能培訓，部分企業(yè)里的檔案管理人員沒有受到過專業(yè)的培訓，對自己從事的檔案工作存在一些誤區(qū)，因此需要定期對企業(yè)檔案管理職工進行知識與技能的培訓，從檔案的整理、登記、檢索、傳遞、查閱、保管等方面進行技能評測，以達到檔案分類有序、目錄清楚、裝訂整齊的目的。

（三）與時代相契合，加快企業(yè)職工檔案管理信息化進程

上文中也有提到，網(wǎng)絡的快速發(fā)展使得所有的行業(yè)都在往信息化方向轉型，職工檔案的信息化管理成為未來發(fā)展不可避免的趨勢。因此，在完善現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理制度的同時，應該逐漸向信息化管理過渡，建立包含詳細信息的檔案管理數(shù)據(jù)庫，加強職工運用檔案管理軟件的能力，提高檔案部門的科學管理水平與安全保護措施，促進檔案規(guī)范化、信息化進程。

3 結語

雖然現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)有了自己單獨的檔案管理工作流程，但是，隨著信息時代的快速發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理措施可能明天就無法滿足公司需求。在提高核心技術的基礎上，仍然需要重視檔案管理工作的要點，減少操作中存在的漏洞，對重要的設施與系統(tǒng)配備必要的安全管理軟件，建立完善的職工檔案管理制度。職工檔案管理比起其他工作也許顯得較為枯燥和簡單，但是，它確是公司中不可小覷的重要工作。對于每一名檔案管理人員來說，都必須以最嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度認真對待檔案管理工作，加強對公司人員流動與人才輸入的管理，促進公司快速發(fā)展。

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作者簡介

李曉（1992-），山西省呂梁市興縣人才交流服務中心。