論檔案管理的本質(zhì)與核心

李洪偉

摘 要：檔案整理物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變規(guī)律表明，檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；核心；本質(zhì)

1 檔案歷史聯(lián)系綜述

（一）檔案歷史聯(lián)系的界定

檔案整理物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變規(guī)律表明，檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。檔案之間的歷史聯(lián)系指檔案在產(chǎn)生與處理的過程中，形成具有一定特征的內(nèi)部相互關(guān)系；換言之，檔案的形成與完善被特定規(guī)律所約束，因此具有獨(dú)特的形成過程和表征特點(diǎn)，但是某些檔案因形成特點(diǎn)相同而存在客觀的必然聯(lián)系，稱之為檔案歷史聯(lián)系。于此，闡述檔案歷史聯(lián)系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯(lián)系與社會(huì)實(shí)踐息息相關(guān)，即表現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系產(chǎn)生于檔案文件形成與完善過程中，而檔案的形成與完善則來自社會(huì)實(shí)踐的相應(yīng)行為；第二是檔案之間的歷史聯(lián)系具有客觀存在性，即表現(xiàn)因社會(huì)實(shí)踐而產(chǎn)生的檔案文件內(nèi)部的相互關(guān)系是真實(shí)存在的，不以個(gè)人的主觀意志發(fā)生轉(zhuǎn)移；第三是檔案是文件轉(zhuǎn)換的產(chǎn)物，檔案具備文件形成與完善的特點(diǎn)，檔案之間的歷史聯(lián)系來源于源文件之間的歷史聯(lián)系。

（二）檔案歷史聯(lián)系的特征

主、客觀統(tǒng)一性是檔案歷史聯(lián)系的特征之一，主要表現(xiàn)如下：其一是檔案歷史聯(lián)系的客觀特征來源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯(lián)系來源于社會(huì)實(shí)踐中文件的歷史關(guān)系，具有客觀存在性；其二是檔案歷史聯(lián)系源于文件卻高于文件，表現(xiàn)為人類思維意識(shí)對(duì)客觀實(shí)踐的主觀抽象，具有主觀描述性。因此，檔案歷史聯(lián)系是主觀與客觀的統(tǒng)一體，并因檔案整理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和認(rèn)知水平而存在差異，比如某些歷史聯(lián)系是客觀實(shí)踐的真實(shí)描述，而某些歷史聯(lián)系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應(yīng)經(jīng)客觀實(shí)踐和主觀意識(shí)的統(tǒng)一，將客觀歷史聯(lián)系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯(lián)系成為客觀與主觀的統(tǒng)一體，付諸于特定的物質(zhì)載體，固化或物化為具體的物質(zhì)形態(tài)以記錄檔案歷史聯(lián)系。

檔案的本質(zhì)在于記錄歷史的真實(shí)性，歷史聯(lián)系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過程，歷史聯(lián)系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此，來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)是檔案歷史聯(lián)系的特征之二，主要表現(xiàn)為：哲學(xué)維度的歷史具有清晰的嚴(yán)謹(jǐn)性、發(fā)散性和推理性，因此解析定義歷史由來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式組成的四維度架構(gòu)，并將社會(huì)實(shí)踐的踐行者界定為主體，將社會(huì)實(shí)踐的被踐行者界定為客體，以對(duì)應(yīng)時(shí)間為載體，將檔案歷史聯(lián)系界定為由來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)，使檔案歷史聯(lián)系的記錄與哲學(xué)維度的歷史一一對(duì)應(yīng)。

2 檔案整理的核心與本質(zhì)：歷史聯(lián)系性整理

（一）歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生

檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理，回顧近現(xiàn)代檔案整理實(shí)踐，檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下：民國(guó)初期因社會(huì)生產(chǎn)力和認(rèn)知局限性，并未形成完整的檔案學(xué)分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進(jìn)制”分類法，機(jī)械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系，不能真實(shí)地按照檔案的具體情況進(jìn)行分類；但是，部分有識(shí)之士指出檔案整理與圖書管理的本質(zhì)區(qū)別：檔案形成于特定的歷史實(shí)踐，是社會(huì)實(shí)踐系統(tǒng)性和積累性的歷史產(chǎn)物，其分類應(yīng)源于歷史并尊重歷史，必須“特有要?jiǎng)t”；于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點(diǎn)為基準(zhǔn)，按照檔案間歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，例如1933年文獻(xiàn)館明清檔案整理原則即為：分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書程序、檔案術(shù)語(yǔ)、職官衙署等因素，有機(jī)選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實(shí)體，并選擇不同的分類方案以體現(xiàn)歷史聯(lián)系的層面性。總之，歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期，主要體現(xiàn)了檔案四維度特征中的來源聯(lián)系，使檔案整理部分的體現(xiàn)歷史聯(lián)系的客觀結(jié)果，最終按照時(shí)間、內(nèi)容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續(xù)研究提供經(jīng)驗(yàn)和奠定基礎(chǔ)。

（二）歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善

歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善主要經(jīng)歷兩個(gè)階段，第一階段是“來源原則”和“全宗理論”在檔案整理領(lǐng)域中的運(yùn)用；第二階段是電子檔案的元數(shù)據(jù)整理在檔案實(shí)踐的應(yīng)用。“來源原則”是檔案學(xué)理論的基石，指按照檔案來源或形成進(jìn)行整理與分類的原則，其特點(diǎn)是斷定檔案來源差異并保持原有整理次序；“全宗理論”是檔案學(xué)的最高原則，指將來源相同的檔案作為統(tǒng)一整體進(jìn)行保存與整理。但是，不論是“來源”還是“全宗”，其本質(zhì)均為檔案整理的歷史聯(lián)系而且均來自檔案整理實(shí)踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)并維護(hù)歷史聯(lián)系檔案的客觀規(guī)律和客觀事實(shí)，以歷史聯(lián)系為載體，在特定的統(tǒng)一的原則下，辨析來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等諸方面因素，為歷史聯(lián)系檔案整理提供理論依據(jù)和指導(dǎo)方向。

另外，電子檔案的元數(shù)據(jù)整理產(chǎn)生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實(shí)完整的描述電子文件形成的條件、內(nèi)容、架構(gòu)和過程，并為計(jì)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供自動(dòng)變細(xì)、分析、分解、提取、歸納的數(shù)據(jù)信息，將其內(nèi)容特征、文件形成、處理利用等過程用元數(shù)據(jù)記錄，具備真實(shí)性、時(shí)效性、完整性和高價(jià)值性。元數(shù)據(jù)整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理，通過整理元數(shù)據(jù)集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對(duì)應(yīng)和還原相應(yīng)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，反映電子檔案記錄社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過程與形成背景。

3 歷史聯(lián)系整理技術(shù)：”虛擬整理”技術(shù)

（一）“虛擬整理”技術(shù)綜述

“虛擬整理”指與文件實(shí)體排列順序無關(guān)，以符號(hào)或符號(hào)的語(yǔ)法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯(lián)系的一種整理技術(shù)。“虛擬整理”技術(shù)的結(jié)果是形成檔案歷史聯(lián)系記錄，揭示并固化檔案歷史聯(lián)系，合理真實(shí)的表達(dá)檔案物質(zhì)實(shí)體本質(zhì)構(gòu)成部分?！碧摂M整理“技術(shù)優(yōu)于“實(shí)體整理”技術(shù)表現(xiàn)于其不僅實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多為整理，而且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實(shí)踐環(huán)境下的統(tǒng)一，換言之，“虛擬整理”技術(shù)能以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者計(jì)算機(jī)整理軟件為載體，通過對(duì)檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實(shí)體排列為準(zhǔn)則，全面、真實(shí)記錄實(shí)體記錄中所不能表現(xiàn)的檔案歷史聯(lián)系?！疤摂M整理”技術(shù)應(yīng)完善為以人工干預(yù)為主，以計(jì)算機(jī)模擬為輔助的全新檔案整理技術(shù)，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯(lián)系性，保證檔案歷史聯(lián)系的可檢索功能。

（二）“虛擬整理”技術(shù)的使用意義

“虛擬整理”技術(shù)具備多向歷史聯(lián)系記錄、豐富檔案整理實(shí)踐意義及理論等特點(diǎn)，現(xiàn)將“虛擬整理”技術(shù)詳細(xì)闡述如下：其一是擺脫非歷史聯(lián)系因素對(duì)檔案整理的影響，即擺腿檔案實(shí)體排列順序的歷史聯(lián)系記錄，注重檔案文件與社會(huì)實(shí)踐過程的一一對(duì)應(yīng)，使檔案歷史聯(lián)系性整理免受保管期限、密級(jí)、載體種類等非歷史因素的影響；其二是完善檔案整理的實(shí)踐原則，“來源原則”不是檔案學(xué)的至善原則，也并非歷史性原則，而“虛擬整理”技術(shù)能實(shí)現(xiàn)檔案整理從“來源原則”向歷史性原則的過渡，使歷史性原則真實(shí)完整的包容“來源原則”以保證歷史性原則的適用性；其三是檔案整理實(shí)踐重心偏向信息整理，即檔案實(shí)體管理向以檔案歷史聯(lián)系整理為核心和本質(zhì)的檔案信息整理便宜，“虛擬整理”技術(shù)作為其過程的加速器和助推器，保證此過程的穩(wěn)定與合理。

4 小結(jié)

檔案整理的本質(zhì)與核心是歷史聯(lián)系性檔案整理，其是檔案管理學(xué)理論與實(shí)踐的豐富內(nèi)容，也是正確認(rèn)知、分析、處理檔案管理其他工作的關(guān)鍵所在。因此，必須正確界定檔案整理歷史聯(lián)系的界定內(nèi)涵與表觀特征，于檔案整理實(shí)踐中正確應(yīng)用“來源原則”和“全宗理論”，輔之以電子檔案元數(shù)據(jù)整理技術(shù)，并適時(shí)采取“虛擬整理”技術(shù)，保證檔案整理的合理過渡與穩(wěn)定發(fā)展。