在信息時(shí)代下高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀和提升途徑研究

張洪江

摘 要：如何提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，是目前高校檔案管理工作面臨信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化亟待解決的問題。以信息化和網(wǎng)絡(luò)化為代表的新形勢給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也為檔案管理人員素質(zhì)提出了新的要求。本文在認(rèn)識(shí)面臨挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，歸納了新形勢下檔案管理人員基本素質(zhì)要求，并提出提升檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策途徑。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理人員；素質(zhì)；提升；途徑

1 高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀和面臨的挑戰(zhàn)

信息時(shí)代檔案管理人員的素質(zhì)是直接關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。信息社會(huì)中，檔案管理人員應(yīng)該是信息專業(yè)人員，是承擔(dān)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化資源的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。我們必須把提高檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)提到一個(gè)更高的層次來要求?？陀^地認(rèn)識(shí)檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀，是提高檔案管理人員素質(zhì)要求的起點(diǎn)。其業(yè)務(wù)素質(zhì)勢必嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。尤其在成人高校，檔案管理工作紛繁復(fù)雜，種類繁多，這就要求我們成人高校檔案工作者具備較高的專業(yè)技術(shù)水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。然而在成人高校，大多數(shù)從事檔案管理工作的人員都沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，多是非專業(yè)的“兼職”人員。高校檔案工作者的整體水平亟待提高。

新形勢下檔案管理工作的突出特點(diǎn)是技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。技術(shù)更先進(jìn)集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大地提高了檔案管理的效率和效果；內(nèi)容更豐富主要是由于知識(shí)爆炸時(shí)代衍生出更多的信息，許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內(nèi)；分工更專業(yè)意味著檔案管理作為一門專業(yè)化管理工作，已經(jīng)在眾多單位中得到重視和普及。然而，新形勢下的檔案管理也必然對(duì)工作人員提出更高要求，這都為檔案管理人員提升能力素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)。

2 信息時(shí)代對(duì)高校檔案管理人員素質(zhì)的要求

新形勢下檔案管理人員應(yīng)該具備更高的素質(zhì)，概括而言，需要在意識(shí)、能力、等多方面有新的提升。

一，樹立服務(wù)安全創(chuàng)新意識(shí)

1服務(wù)意識(shí)：隨著當(dāng)前形勢和社會(huì)發(fā)展的需要，檔案價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)學(xué)校整體發(fā)展。

2安全意識(shí)：有些檔案涉及到學(xué)校安全和社會(huì)穩(wěn)定，有些檔案影響到個(gè)人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。

3創(chuàng)新意識(shí)：創(chuàng)新是工作持續(xù)改進(jìn)、不斷再上新臺(tái)階的動(dòng)力，新形勢下，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的決策和辦法。

二，提升管理人員綜合能力

1操作能力：要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎(chǔ)的是要具備實(shí)際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等。

2管理能力：要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3學(xué)習(xí)能力：適應(yīng)新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學(xué)習(xí)的能力。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時(shí)代，信息的時(shí)代。檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動(dòng)學(xué)習(xí)將會(huì)成為新時(shí)代的“文盲”，將最終會(huì)被淘汰。

3 信息時(shí)代必須增強(qiáng)現(xiàn)代化信息工具運(yùn)用能力

這一能力要求檔案管理人員在現(xiàn)代化的信息檔案工作中，能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的信息工具，掌握計(jì)算機(jī)的理論和網(wǎng)絡(luò)管理的基本知識(shí)。這是信息時(shí)代的要求。只有掌握了這些基本的知識(shí)才能為更快、更好地開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)為學(xué)校所需要的現(xiàn)代化的檔案管理服務(wù)。

1、獲取網(wǎng)絡(luò)信息的能力

網(wǎng)絡(luò)信息在現(xiàn)代化檔案管理工作中的作用非常重要，網(wǎng)絡(luò)的溝通動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)了相關(guān)學(xué)科、專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域之間的信息交流，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的閱讀、交流、網(wǎng)上檢索等截取檔案與實(shí)現(xiàn)檔案職員互享的要求，這里必須指出的是，檔案管理人員是否具備及時(shí)獲取、及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)信息的能力是實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必然要求。。

2、處理各方面信息的能力

高素質(zhì)處理信息的能力是檔案管理人員將知識(shí)綜合運(yùn)用的體現(xiàn)。這要求檔案管理人員在檔案管理上能科學(xué)地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關(guān)的檔案信息。傳統(tǒng)的信息僅停留于以紙介質(zhì)為基礎(chǔ)，而現(xiàn)有的信息則以電子數(shù)據(jù)、影音數(shù)據(jù)等多種表現(xiàn)方式，都要求管理人員有較高的處理各方面信息的能力。

3、生成數(shù)字信息的能力

要求檔案管理人員有能力運(yùn)用現(xiàn)代化的工具處理數(shù)據(jù)。對(duì)檔案管理人員的管理而言，體現(xiàn)為起碼能比較快捷的輸入、存儲(chǔ)數(shù)字信息。這一能力要求我們用敏銳的眼光去選擇和管理檔案。數(shù)據(jù)時(shí)代要求我們突破提供“原件”的檔案管理模式。在復(fù)雜的社會(huì)中能生成數(shù)字信息的能力，才能使檔案管理工作適應(yīng)信息化社會(huì)的有力保證。

4 新形勢下高校檔案管理人員素質(zhì)提升對(duì)策和途徑

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn)，提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個(gè)方面著手。

1營造良性競爭氛圍，以往檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭，檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對(duì)比，檔案管理部門內(nèi)部人員之間沒有競爭，這極大地制約了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。因此，必須營造良好的競爭氛圍。單位要改變對(duì)檔案管理部門的認(rèn)識(shí)，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位。要制定一系列相關(guān)的政策和措施，落實(shí)和保障競爭理念的實(shí)施。

2建立完善的激勵(lì)體系，理論上激勵(lì)包含正激勵(lì)和負(fù)激勵(lì)兩個(gè)方面，即獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。實(shí)踐中，激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)行可以極大地促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。

獎(jiǎng)勵(lì)措施針對(duì)檔案管理工作人員的表現(xiàn)，可以制定一系列的獎(jiǎng)勵(lì)措施。例如，對(duì)作出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式，具體方法可以在提拔晉升，評(píng)定職稱上落實(shí)。

懲罰措施對(duì)工作不思進(jìn)取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪等處罰措施，切實(shí)改變以往那種平均主義。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑。在培訓(xùn)方面：第一，促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)常化、制度化。實(shí)踐中，許多單位對(duì)于檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，或采取隨機(jī)培訓(xùn)的方式，這實(shí)際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高?？梢钥紤]將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計(jì)劃，有針對(duì)性地開展培訓(xùn)工作，確保實(shí)效。第二，培訓(xùn)方式多樣化。以往大多采取聽報(bào)告、講座的方式，內(nèi)容枯燥無味，應(yīng)用性不強(qiáng)。如果能夠結(jié)合參觀訪問、實(shí)踐交流等多種形式，培訓(xùn)的效果將會(huì)更加突出。第三，及時(shí)檢驗(yàn)培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織，輕視效果檢查，這難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度，及時(shí)鞏固培訓(xùn)成果。

在學(xué)習(xí)方面：第一是要以終身學(xué)習(xí)為目標(biāo)，倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、時(shí)刻學(xué)習(xí)。第二是要全員學(xué)習(xí)，帶動(dòng)全員參與，促進(jìn)成員間的互幫互助，提高整體素質(zhì)；第三是要全過程學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理工作的整個(gè)流程進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，改革創(chuàng)新；此外，單位或部門應(yīng)該創(chuàng)造一定的學(xué)習(xí)條件，例如，保證檔案管理人員的學(xué)習(xí)時(shí)間，報(bào)銷一定比例的學(xué)習(xí)費(fèi)用。

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