淺談青河縣地稅局檔案管理工作

哈米達?巴扎爾別克

做好檔案管理是地稅工作的一項重要內(nèi)容，是提高稅收征管水平的重要保障，是落實機關(guān)保密工作的重要抓手。青河縣地稅局將檔案管理工作作為一項重要的、日常的、長期的工作來抓，檔案管理工作得到有效提升，但是，稅務(wù)檔案管理工作中還存在一些問題，如何做好地稅檔案工作，探討如下：

1 青河縣地稅局檔案管理工作基本情況

青河縣地稅局2012年1月7日掛牌成立，當(dāng)時的青河地稅明顯的特點是人員少，而且大部分干部為新進年輕干部，剛勝任地稅工作，沒工作經(jīng)驗。剛成立不久的青河縣地稅局受客觀辦公環(huán)境和人員素質(zhì)的影響沒有配備檔案工作人員，對檔案收集與歸檔管理缺乏經(jīng)驗，但該局局領(lǐng)導(dǎo)深知檔案工作對稅收征管工作的重要性，從2013年開始高度重視檔案管理工作，配備檔案專干并積極參加地稅系統(tǒng)和縣、地區(qū)檔案局安排的各項培訓(xùn)，派送檔案員到福?？h地稅局學(xué)習(xí)，采取各種措施提升檔案管理員素質(zhì)并逐步規(guī)范了該局檔案管理工作。2014年地區(qū)地稅局配備專門檔案管理人員至該局進行了教學(xué)，進一步提高了該局檔案管理人員的檔案管理意識能力和檔案管理的水平，使該局的檔案管理更加規(guī)范，為創(chuàng)建自治區(qū)特級標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)全局上下穩(wěn)步?jīng)_刺。

由于該局領(lǐng)導(dǎo)檔案意識強，重視和支持檔案工作，舍得花氣力狠抓檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，對檔案室設(shè)備也加大了資金的投入，配備了密集架、防蟲劑、溫濕度計等設(shè)備，這些都是檔案長期保存必不可少的設(shè)備，使檔案管理工作不斷向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。該局、同時堅持與時俱進，努力探索和實踐稅務(wù)檔案管理的新思路、新舉措、新辦法，從加強檔案的監(jiān)督指導(dǎo)、整合資源和數(shù)字化管理等方面都取得了一定成效，均通過自治區(qū)、地區(qū)檔案局的組織驗收。截至2016年6月止，共整理歸檔文書檔案2012件、行政會計檔案196卷、稅收會計檔案1395卷、照片檔案322張、實物檔案12個。并依據(jù)該局實際情況撰寫了青河縣地方稅務(wù)局大事記、組織機構(gòu)沿革、全宗介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯集，重要文件匯編等編研資料。檔案管理隊伍不斷充實，目前共有兼職檔案員6人。檔案室均做到存檔庫、閱覽室、辦公室三室分設(shè)，檔案工作的軟硬件建設(shè)近幾年不斷得到加強。

2 檔案管理存在的問題

（一）思想不重視，檔案管理意識單薄。上到領(lǐng)導(dǎo)下到檔案管理人員檔案意識單薄，對檔案和檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識不到位，在軟硬件配置和檔案人員的配備上未做長期考慮，有的單位檔案員兼職過多，工作繁重，精力分散，造成檔案工作人員工作相對被動，缺乏對檔案及檔案管理相關(guān)知識的了解，簡單地認(rèn)為檔案管理工作可有可無。因而不能充分認(rèn)識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。

（二）檔案信息化程度不高，檢索工具較為單一，不利于檔案利用。檔案工作人員更多注重的是檔案的保管而不是利用，沒有很好的履行檔案服務(wù)義務(wù)。檔案管理多數(shù)停留在組織建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、業(yè)務(wù)建設(shè)等基礎(chǔ)階段，檔案的開發(fā)利用和現(xiàn)代化建設(shè)存在應(yīng)付了事的現(xiàn)象。檔案工作人員的編研水平和信息資源開發(fā)利用水平不高，沒法使檔案的重要性體現(xiàn)出來。檔案信息化程度不高，檢索工具較為單一，導(dǎo)致了檔案利用效果難以最大限度地服務(wù)于稅收工作實際。

（三）檔案結(jié)構(gòu)單一，管理責(zé)任不明，人為割裂了各門類檔案間的內(nèi)在聯(lián)系。許多基層檔案室基本上是文書檔案歸檔較為齊全，而反映稅收征管實際的稅收征管檔案資料在質(zhì)量、規(guī)模上有所欠缺。從總體上來說，現(xiàn)存的稅收征管檔案還不夠完整，在一定程度上難以實現(xiàn)檔案利用者的多種需求，如科技檔案、實物檔案、聲像檔案等則不注重日常收集整理，未形成統(tǒng)一和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，個別單位還停留在只是簡單、散亂的封存狀態(tài)。

（四）重教育培訓(xùn)，輕培訓(xùn)效果，檔案培訓(xùn)目的和效果不對等。檔案管理工作是一項專業(yè)性技術(shù)性較強的工作，各單位普遍重視檔案人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，上級單位和檔案管理部門每年也都會組織開展檔案培訓(xùn)，但缺乏激勵競爭機制和自該提高意識。檔案繼續(xù)教育未與檔案人員的取證、使用、考核切實有效地掛鉤，對受教育者起不到激勵作用，缺乏“該要學(xué)”的內(nèi)在動力，缺少學(xué)習(xí)的緊迫感和自該提高的意識。

3 做好檔案管理工作的建議

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)觀念，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。一是強化檔案管理意識，作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不該待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進，檔案管理部門既要注重引進具有豐富檔案專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，精通業(yè)務(wù)的各種人才，又要注意引進相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。同時還應(yīng)該提高檔案管理工作的服務(wù)意識，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。二是充分利用電視、報刊雜志及檔案信息網(wǎng)等宣傳媒體，宣傳稅務(wù)檔案的有關(guān)法律法規(guī)和信息，進一步提升全社會的稅務(wù)檔案意識，使稅務(wù)檔案管理工作的開展有一個良好的輿論氛圍。

（二）加強對檔案的開發(fā)和利用，為稅收工作提供保障。檔案管理不是單純的將資料和檔案進行收集，而是在有用的時候，這些檔案和資料能夠被更好的利用，為稅收部門保存更多重要的材料。首先要幫助檔案用戶增強檔案信息的接收和利用能力，檔案信息的接收和利用能力是指人們對檔案信息的收集、整理、加工、利用等工作實踐的本領(lǐng)，檔案信息的接收和利用能力因人而異，與個人的文化水平、知識結(jié)構(gòu)、工作性質(zhì)、實踐條件等因素密切相關(guān)，對用戶接收與利用能力的分析研究，有助于檔案工作者根據(jù)檔案用戶的具體情況，通過適當(dāng)途徑，采取有效措施，幫助檔案用戶增強接收與利用能力，提高檔案利用效率。建立與檔案指導(dǎo)部門、檔案兄弟單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，通過實地參觀、電話交流等多種途徑開展業(yè)務(wù)探討，交流借鑒檔案管理經(jīng)驗，努力實現(xiàn)檔案管理工作綜合效益的最大化。

（三）逐步完善檔案管理機制。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》、《檔案管理辦法》、《不歸檔文件銷毀辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，打造一套符合地稅系統(tǒng)實際的檔案法律法規(guī)，將檔案管理制度正式納入日常管理制度，明確管理檔案的部門或人員。建立健全檔案工作的各項制度，依據(jù)制度對有關(guān)科室進行檔案目錄匯集和使用調(diào)控，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。辦公室檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入機關(guān)管理運行程序，這樣有利于文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行，從而切實把檔案管理納入績效管理，同時，建立配合管理制度，穩(wěn)固執(zhí)行力的“問責(zé)制”“聘任制”、“考評制”等各種激勵機制，確保檔案收集及時、完整，檔案充分有效利用。

（四）加強檔案人員實施教育培訓(xùn)，使培訓(xùn)收到事半功倍的效果。加強師資和教材建設(shè)，由于接受教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)者大都是處于檔案管理、科研第一線的在職人員，因此教育培訓(xùn)要求理論聯(lián)系實際，學(xué)以致用，既要反映當(dāng)前新知識、新方法、新內(nèi)容，具有理論性和先進性，又要切合實際情況，具有針對性和實用性。要達到這一點，一要有高水平的師資，二要有高質(zhì)量的教材。同時要注重探索辦班培訓(xùn)的新形式、新途徑，靈活組織安排，提高實效性，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是職業(yè)化培訓(xùn)，必須杜絕學(xué)而無用的形式主義，改變過去“突擊式”、“填鴨式”等僵化的教學(xué)方法。要充分利用好各種培訓(xùn)資源，采取行之有效的培訓(xùn)方式，使培訓(xùn)收到事半功倍的效果。