淺議蘇州水運工程建設(shè)檔案管理

摘 要：楊林塘整治工程是我國重要工程中的一個項目，但是楊林塘整治工程影響范圍廣，涉及許多方面，所以檔案收集和整理工作困難。首先，由于太倉市水利局、太倉市交通運輸廳航道局和太倉市政府多個國家部門參與楊林塘整治工程建設(shè)，導(dǎo)致歸類困難，太過分散，各個部門檔案混亂重復(fù)。同時，工程檔案管理工作的專業(yè)人員十分缺乏，有些施工企業(yè)甚至缺少資料整理員，導(dǎo)致工程檔案規(guī)范性管理較差，人員調(diào)動和工程檔案丟失現(xiàn)象時常發(fā)生。因此，工程檔案管理的工作需要進一步改善和落實。

關(guān)鍵詞：檔案管理；楊林塘整治工程；促進

毫無疑問的是，檔案管理工作是與時俱進的，隨著時代和科技的發(fā)展，檔案管理工作的各個方面都已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，以往的低效率的檔案記錄方式漸漸無法適應(yīng)時代的現(xiàn)實要求，傳統(tǒng)的手工檔案漸漸不再適應(yīng)現(xiàn)實的工程需要。而工程檔案則是評判工程質(zhì)量好壞的憑據(jù)，需要完整系統(tǒng)的檔案資料留下并且長期保存，我們需要注意的是，不是工程結(jié)束了，檔案就沒有存在的價值了，相反的是，進行好工程檔案管理工作也有利于工程結(jié)束后的維護工作。上級部門和領(lǐng)導(dǎo)也可以通過對工程檔案的檢查，發(fā)現(xiàn)不足，彌補缺點，借鑒工程的優(yōu)點和長處，從而更好的制定同類工程的建設(shè)方案。

本來楊林塘整治工程建設(shè)時間就特別長，投入資金多，工程十分復(fù)雜，相關(guān)的檔案資料容易丟失，很難及時全部歸檔并進行合理的整理。而且由于太倉市水利局、太倉市交通運輸廳航道局和太倉市政府多個國家部門參與楊林塘整治工程建設(shè)，導(dǎo)致檔案資料歸類困難，太過分散，各個部門檔案混亂重復(fù)。同時，缺乏足夠的擅長進行工程檔案管理工作的專業(yè)人員也是楊林塘整治工程檔案工作出現(xiàn)失誤的一大原因，有些施工企業(yè)甚至缺少資料整理員，一味追求經(jīng)濟利益，導(dǎo)致工程檔案規(guī)范性差，工程結(jié)束后，由于企業(yè)進行人員調(diào)動，工程檔案丟失嚴(yán)重，在工程進行中，檔案管理不規(guī)范，很難合理地和項目進度相結(jié)合，也很難為項目進一步進行提供科學(xué)參考。

1 楊林塘整治工程簡要介紹

巴城鎮(zhèn)楊林塘整治工程包括楊林塘主線航道、楊林船閘、聯(lián)絡(luò)航道金雞河、吳塘河，整治航道里程長達65.4km，全線改建橋梁41座。項目總預(yù)算為49.96億元。

楊林塘整治工程浩大，歷時久，資金投入大，階段眾多，其中楊林船閘是楊林塘整治工程的重要組成部分，包括船閘主體工程、引航道工程、遠調(diào)站碼頭、停泊錨地、船閘附屬設(shè)施、楊林節(jié)制閘、跨閘公路橋和玖龍橋等，而且楊林船閘是按三級船閘標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的，目前我們可以了解到的是，楊林船閘建成后能夠通過1000噸級船舶，這無疑意味著楊林塘整治工程將有效的改善現(xiàn)狀。

2 楊林塘整治工程的檔案管理

2.1 檔案管理的內(nèi)涵

首先，我們需要了解檔案管理的內(nèi)涵，檔案管理并不復(fù)雜，檔案管理其實就是對檔案信息以及檔案實體進行管理并提供檔案服務(wù)的一種工作。很久以前，中國已經(jīng)有對檔案的記錄，但是由于種種原因，學(xué)術(shù)界對檔案管理工作重視度不夠。近代以來，西方思想傳入中國，現(xiàn)代的檔案管理思想才漸漸被人們接受，由于發(fā)展時間短，適合中國現(xiàn)實的、先進的檔案管理思想不夠成熟，研究現(xiàn)代檔案管理思想的學(xué)者較少，真正了解現(xiàn)代檔案管理思想作用的人員不足。但是，我們需要注意的是，檔案管理工作是始終協(xié)同時代而發(fā)展的。隨著時代的變革與人們生活方式的改變，檔案管理工作也日益凸顯重要性。相比過去，通過人力來低效率地進行檔案記錄無法滿足人們的現(xiàn)實生活要求。工程檔案是評判工程質(zhì)量，記錄工程實施的一項重要憑據(jù)，對國家建設(shè)和人民利益都具有重大的意義，必須要得以長期地保存。一般情況下，我們需要注意的是，工程檔案的記錄過程是從一個工程開始至結(jié)束，但是其意義的顯現(xiàn)往往是在工程結(jié)束后長達幾十年或者幾百年的時間里。工程檔案的長期保存和有力使用可以幫助該工程進行后期維修工作，甚至當(dāng)該工程不存在之時，也可方便未來其他工程借鑒該工程的優(yōu)良技術(shù)和避免該工程實施時產(chǎn)生的問題。了解到以上原因，我們可以發(fā)現(xiàn)工程檔案管理工作的重要性毋庸置疑。

2.2 楊林塘整治工程進行檔案管理出現(xiàn)的問題

工程的檔案管理工作由于工程本身的特殊性，一向任務(wù)繁重，檔案工作很容易出問題。由于種種現(xiàn)實方面的原因，工程項目的許多基本資料例如施工圖、設(shè)計圖等很難順利完整的保存下來，和項目本身互相映照，經(jīng)過整理形成規(guī)范的工程檔案。

而楊林塘整治工程中的施工單位沒有很好的認(rèn)識到工程檔案的重要性，前期對保存檔案的投入資金和人力物力不足，少部分施工企業(yè)甚至過于看重經(jīng)濟效益，認(rèn)為工程檔案是沒有用的，所以沒有組織人員專門保管工程資料。除此以外，許多單位由于計算機設(shè)備不足導(dǎo)致很多工程檔案只有紙質(zhì)版檔案，而沒有電子版，影響了檔案的保存。

楊林塘整治工程建設(shè)的時間較長，并且人員組織和工程開展也是十分繁瑣的。首先，施工單位不夠重視檔案整理，導(dǎo)致該工程檔案整理嚴(yán)重缺失。其次，檔案整理的專業(yè)性人員十分缺乏，施工企業(yè)在接手工程時只注重經(jīng)濟效益，而忽視了工程開展的細節(jié)，因此缺乏足夠擅長進行工程檔案管理工作的專業(yè)人員來進行檔案歸類整理，最終導(dǎo)致檔案資料無法及時地進行歸檔。最后，楊林塘整治工程的建設(shè)由國家和企業(yè)等多個部門進行參與，所以這也從一方面增加了歸類的困難程度。每個部門的職責(zé)不同，負責(zé)的項目不同，導(dǎo)致檔案分散混亂，無法進行統(tǒng)一的管理。在缺乏專業(yè)檔案管理人員的情況下，各個部門的項目分管職責(zé)、開展進度、人員安排、施工要點等都不盡相同。因此，想要做好檔案管理不僅需要專業(yè)人才，更需要各個部門的重視、合作與配合，才方可進一步進行工程檔案管理的規(guī)范化。

3 如何促進工程的檔案管理工作

筆者認(rèn)為，要使工程的檔案管理水平提高，國家必須要更加重視檔案工作重要性，設(shè)置專門的工程檔案管理部門，制定合理科學(xué)的檔案管理規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范工程檔案資料的歸納整理方法，樹立及時整理檔案的良好風(fēng)氣，培養(yǎng)能夠進行工程檔案管理實踐的相關(guān)人才。

在工程建設(shè)過程中，我們要加大人力、物力和財力的投入，克服困難，不怕艱辛，組織檔案管理人員及時收集工程信息，記錄工程進程，整理工程中暴露出的問題，加快檔案整理速度，爭取做到完整系統(tǒng)的記錄下各種形式的工程資料并在驗收后及時歸檔，形成系統(tǒng)的、有價值的工程檔案，從而為工程建設(shè)人員提供信息服務(wù)，為工程評價、工程驗收、工程維護和工程檢查提供依據(jù)?，F(xiàn)實中，許多施工單位沒有很好地認(rèn)識到工程檔案的重要性，前期對保存檔案的投入資金和人力物力不足，甚至過于看重經(jīng)濟效益，認(rèn)為檔案是沒有用的。除此以外，許多單位由于計算機設(shè)備不足導(dǎo)致很多工程檔案只有紙質(zhì)版檔案，而沒有電子版，影響了檔案的保存。我們要認(rèn)識到如果工程質(zhì)量不好，出現(xiàn)了一些問題，這些保存良好的工程檔案資料也能成為可靠的證據(jù)。最后，上級部門和領(lǐng)導(dǎo)也可以通過對以往的工程檔案的檢查，發(fā)現(xiàn)它的不足，彌補存在的缺點，借鑒工程的優(yōu)點和長處，從而更好低制定同類工程的建設(shè)方案。

總得來說，由于我國目前的經(jīng)濟水平限制和歷史原因，要做好工程的檔案管理工作任重而道遠，需要國家、社會和人民的共同努力。但是我相信，在不久的將來，我國的工程檔案管理工作的水平必然將不斷提高，檔案專業(yè)人才將不斷涌現(xiàn)，工程檔案管理制度將不斷完善，從而為工程建設(shè)提供更加完整系統(tǒng)的信息服務(wù)。

參考文獻

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作者簡介

莊麗莉（1984-），江蘇蘇州，蘇州市水運工程建設(shè)指揮部。