新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新探討

史盛蘭

摘 要：近些年我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，促使科技檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展。傳統(tǒng)的科技檔案的管理模式存在著很多的問題，檔案的管理會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，現(xiàn)在的科技檔案管理模式已經(jīng)在進(jìn)行了大幅度的改革，取得了一定程度的進(jìn)步與發(fā)展，但是并不能夠滿足目前對(duì)于檔案管理的需求，為了要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況對(duì)科技檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：新形勢下；科技檔案；管理模式；創(chuàng)新；建議

檔案管理可以分為不同的種類，而科技檔案需要管理人員具有一定的技術(shù)和專業(yè)知識(shí)，有別于其他的檔案管理模式，是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的研究的科技成果的整理和保存?？萍紮n案管理具有極大的實(shí)際意義，為接下來科學(xué)研究提供數(shù)據(jù)支持，保證科學(xué)研究的效率，是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)。因此，要充分發(fā)揮科技檔案的重要作用就需要對(duì)科技檔案管理模式的創(chuàng)新進(jìn)行探討。

1 新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新的重要作用

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，企業(yè)的科技水平是企業(yè)的綜合實(shí)力的重要組成部分，在企業(yè)的發(fā)展過程中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用。企業(yè)通過科技檔案管理為了企業(yè)的科技研發(fā)提供一手資料，促進(jìn)企業(yè)的科技創(chuàng)新，有效地提升企業(yè)的競爭力?？萍紮n案管理的重要作用主要體現(xiàn)以下三個(gè)方面：第一，通過對(duì)科技檔案管理模式的創(chuàng)新可以為科技人員進(jìn)行技術(shù)的研發(fā)提供準(zhǔn)確可靠的信息支持，確保科技研發(fā)的效率，使科技能夠迅速應(yīng)用到企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)中去。第二，新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新，可以促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高，對(duì)于科技型企業(yè)的發(fā)展尤為重要。第三，新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新可以促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，為企業(yè)提供可靠的信息資源。

2 新形勢下科技檔案管理工作面對(duì)的問題

2.1 科技檔案管理的法律法規(guī)不完善

科技檔案管理的保密性極強(qiáng)，關(guān)系到企業(yè)的核心機(jī)密，需要建立和完善關(guān)于科技檔案管理的法律法規(guī)。為此我國制定了關(guān)于科技檔案管理的法律法規(guī)，如《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《建筑材料工業(yè)部科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》等，但是這些法律法規(guī)制定的比較早不能夠滿足目前科技檔案管理的需求，在科技檔案保密工作的規(guī)定方面比較落后，這使得科技檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理的過程中面臨著無法可依的局面，不利于檔案保密工作的順利進(jìn)行。

2.2 對(duì)于科技檔案管理功能的意識(shí)不夠

由于科技檔案管理對(duì)于專業(yè)知識(shí)的要求比較高，很多檔案管理人員并不了解科技檔案的歸檔，使得科技檔案的歸檔率遠(yuǎn)低于文書檔案，只對(duì)部分檔案進(jìn)行歸檔，很多關(guān)鍵的信息數(shù)據(jù)并不能夠得到很好的記錄和保管。一旦科研人員需要數(shù)據(jù)，在承辦單位的檔案部也查找不到，會(huì)影響科研工作的進(jìn)程?？萍紮n案管理部門保管的檔案的信息量很小，并不能夠形成一套完整的信息鏈條，不能夠發(fā)揮科技檔案的重要作用，使得檔案的管理失去了意義。

2.3 科技檔案在利用率方面同社會(huì)需求有一定差距

由于科技檔案管理過程中存在著很多的問題，包括管理制度、人員、設(shè)施等，科技檔案的信息化需要進(jìn)一步加強(qiáng)，這給科技檔案的科學(xué)管理帶來一定的難度。加上很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)主觀上并不認(rèn)為科技檔案管理有實(shí)際意義，這不利于檔案管理工作的開展使得科技檔案在利用率方面同社會(huì)需求有一定差距，為了滿足企業(yè)發(fā)展的需求應(yīng)該完善科技檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高科技檔案管理的水平。

3 實(shí)現(xiàn)科檔案管理模式創(chuàng)新的對(duì)策

3.1 創(chuàng)建完善的檔案管理法律法規(guī)制度，使管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

《檔案法》為檔案管理工作提供了重要的指導(dǎo)和規(guī)范，是檔案管理部門要遵循的基本法律，在進(jìn)行科技檔案的管理過程中要結(jié)合企業(yè)科技檔案管理的實(shí)際情況，在征求科技研究人員的基礎(chǔ)上制定出更加細(xì)致、科學(xué)的檔案管理制度。制定出的科技檔案管理制度，并不要一成不變，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極結(jié)合在一起，建立集中式、現(xiàn)代化的管理方式。在平時(shí)的工作中要根據(jù)制度的要求對(duì)科技檔案進(jìn)行歸檔，保障科技檔案保存的科學(xué)性和合理性，將科技檔案的整理工作，放在科技研究同等重要的位置上。此外，還要積極建立科技檔案保密制度，以確保企業(yè)的核心機(jī)密不被泄漏，維護(hù)企業(yè)的根本利益。做出嚴(yán)格的借閱規(guī)定，做好借閱人員、借閱圖書、借閱時(shí)間等信息的記錄，積極將節(jié)約制度落到實(shí)處，提高科技檔案工作人員的責(zé)任感，確保科技檔案能夠發(fā)揮其實(shí)際作用，促進(jìn)企業(yè)科技水平的提高。

3.2 強(qiáng)化科技檔案管理功能的意識(shí)

科技檔案來源于企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)，在一定程度上又為科研生產(chǎn)活動(dòng)提供信息數(shù)據(jù)支持，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著積極的推動(dòng)作用。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要明確科技檔案管理的重要作用，將其納入自己管理企業(yè)的內(nèi)容中去，積極參與到科技檔案管理中去，為科技檔案管理工作指明工作的方向。同時(shí)檔案管理部門要積極宣傳科技檔案的重要性和必要性，加強(qiáng)各部門對(duì)科技檔案管理工作的關(guān)注和支持，使其他部門的工作人員能夠積極配合科技檔案的管理工作，為科技檔案管理工作提供一個(gè)良好的工作環(huán)境。

3.3 靈活運(yùn)用單位科技檔案，做好科技檔案的開發(fā)工作

檔案管理部門要為科技研發(fā)工作創(chuàng)造良好的條件，確?？萍佳邪l(fā)部門工作的順利進(jìn)行。將科技研發(fā)部門提供的信息按照不同的分類進(jìn)行有效的整理以保障信息資源的準(zhǔn)確性，為繼續(xù)進(jìn)行科研工作提供數(shù)據(jù)支持。因此，要做好兩個(gè)部門的配合，科技檔案管理部門需要通過合同臺(tái)帳了解科技研發(fā)部門一年的科技研發(fā)的任務(wù)量。根據(jù)科技研發(fā)的進(jìn)度做到催檔管理工作。并按時(shí)對(duì)科技檔案進(jìn)行規(guī)劃和整理工作，包括檔案的時(shí)間、機(jī)密級(jí)別、類型等等，全面掌握科技檔案。科技檔案管理人員還需要了解不同部門工作人員對(duì)于科技檔案的需求，以提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.4 增加培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

科技檔案管理工作與其他類型的檔案管理工作不同，不僅需要管理人員具有豐富的檔案管理知識(shí)，還要具有豐富的科技知識(shí)，因此，科技檔案管理工作人員需要具備較高的素質(zhì)。所以，企業(yè)要在招聘流程上對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，選用具有較高素質(zhì)的檔案管理人員。企業(yè)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括管理知識(shí)、信息化知識(shí)、科技知識(shí)，提高檔案管理人員的知識(shí)水平。此外，還要建立獎(jiǎng)賞制度，提高檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感。

3.5 提高科技檔案管理工作的安全性

科技檔案是企業(yè)的核心機(jī)密，對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著積極的意義，要做好檔案的管理工作，保證科技檔案的安全性。做到不讓檔案破壞，在日常的檔案保管過程中要采用技術(shù)手段，避免檔案出現(xiàn)破壞的情況。將檔案儲(chǔ)存到信息系統(tǒng)中，使相關(guān)人員能夠獲得需要的檔案。對(duì)于科技檔案要建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩胧?，檔案獲取要按照一定的手續(xù)進(jìn)行，在雙方都簽字的情況下才能借閱檔案。

4 結(jié)束語

科技檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，企業(yè)為了確保企業(yè)的科技水平的不斷提高，需要建立科學(xué)合理的檔案管理模式。企業(yè)管理者要了解科技檔案管理的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)當(dāng)前檔案管理模式面臨的問題和挑戰(zhàn)，在新形式下對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)的科技檔案發(fā)揮對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用。

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