優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中應(yīng)用的探討

紀(jì)宏艷

優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中應(yīng)用的探討

紀(jì)宏艷

（福建農(nóng)林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院，福建福州350002）

高校傳統(tǒng)學(xué)籍管理手段存在新生入學(xué)注冊效率低下，成績管理量大，檔案難以保管，離校手續(xù)繁瑣等問題。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)充分顯示其在學(xué)籍管理中入學(xué)注冊便捷，成績管理準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)導(dǎo)出迅速，離校手續(xù)簡單等優(yōu)勢。但還需要從建設(shè)智慧校園，借鑒高校成功經(jīng)驗(yàn)；建立推薦系統(tǒng)，滿足學(xué)生個性化學(xué)習(xí)需求；重視信息安全，確保網(wǎng)絡(luò)平臺安全運(yùn)行等方面進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用。

高校；學(xué)籍管理；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；應(yīng)用優(yōu)勢；優(yōu)化探討

計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)化的高速發(fā)展，為高校將教育管理信息化、數(shù)字化校園建設(shè)納入學(xué)校改革和發(fā)展提供了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。我國2001年高校畢業(yè)生約有137萬，到2016年畢業(yè)生人數(shù)已是756萬人，高等教育規(guī)模位居世界第一，這對高校教育教學(xué)管理，尤其是學(xué)籍管理提出新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)高等教育教學(xué)管理在信息的搜集、整理、分析和傳遞上基本是手工操作，效率極為低下、勞動強(qiáng)度大，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及使高校教育管理實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)搜集自動化、信息分析智能化，適應(yīng)了新時期高等教育發(fā)展的趨勢［1］。

近幾年我國高校全面開放信息化服務(wù)體系，在校園內(nèi)建設(shè)以校園網(wǎng)為媒介，以信息化管理為核心，以信息化服務(wù)為支撐的數(shù)字化校園管理系統(tǒng)，不僅更新了教學(xué)管理方式而且提升了學(xué)籍管理水平。使用數(shù)字化形式將學(xué)生信息加以整理、歸納、運(yùn)用及共享，將學(xué)籍管理工作的傳統(tǒng)體系從應(yīng)用模式和管理模式進(jìn)行改造，使高校學(xué)籍管理進(jìn)入便捷高效的新境界［2］。

一、高校傳統(tǒng)學(xué)籍管理手段的弊端

高校學(xué)生學(xué)籍管理主要內(nèi)容有入學(xué)、注冊、獎勵與處分、升級、留級、降級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、學(xué)分互認(rèn)、畢業(yè)審核、畢業(yè)文憑發(fā)放等等。其中大量的信息原來都是以紙質(zhì)材料存檔，手工統(tǒng)計(jì)為主，基層教務(wù)員工作量大，效率低下。

（一）新生報(bào)到流程呆板，辦事效率低下

傳統(tǒng)的大學(xué)新生報(bào)到，在報(bào)到之前必須自行準(zhǔn)備很多個人資料，這些資料需要事先打印出來，入學(xué)時到指定報(bào)到地點(diǎn)報(bào)道，遞交紙質(zhì)材料，填寫各種表格，交納各種費(fèi)用，學(xué)院還要將新生信息打印出來給學(xué)生逐個核對等。輔導(dǎo)員要事先安排學(xué)生宿舍，然后由學(xué)長帶領(lǐng)新生到陌生的宿舍區(qū)安排住宿，新生拎著行李，排著長隊(duì)辦理報(bào)到手續(xù)，效率極為低下。

（二）成績管理工作量大，容易出現(xiàn)錯誤

大學(xué)施行選課制、學(xué)分制和彈性學(xué)制，完全不同于中小學(xué)管理。學(xué)生在學(xué)時長可以是4-6年，每個學(xué)生在校期間要修讀幾十門課程，成績管理包括期末考試成績、補(bǔ)考成績、重修成績和多次重修成績，數(shù)據(jù)繁冗龐大。學(xué)生的成績不僅決定其是否畢業(yè)、升學(xué)，還關(guān)系到其綜合測評名次、獎學(xué)金、轉(zhuǎn)專業(yè)、還有獲得推薦免試讀研究生、選調(diào)選聘資格等等。因此，成績的收集必須準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)必須統(tǒng)一。傳統(tǒng)的成績管理主要以教師提供的紙質(zhì)成績單為主，如果學(xué)生有多次重修記錄，或者有轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)等學(xué)籍異動經(jīng)歷時，教務(wù)部門管理人員常常要從一大疊紙質(zhì)成績中查找核對，或者聯(lián)系學(xué)生本人和任課教師才能復(fù)核確認(rèn)。學(xué)生的畢業(yè)學(xué)分審核也是手工計(jì)算，這種停留在“一支筆、一張紙、一張嘴”上的陳舊落后的管理方法不僅工作量大，效率低下，而且容易出錯。

（三）學(xué)籍檔案難以保管，變動查找困難

學(xué)籍檔案包括學(xué)籍表格，學(xué)籍變動等多種情況，如學(xué)生畢業(yè)后應(yīng)聘需要學(xué)籍證明，學(xué)習(xí)成績，學(xué)歷提升或出國深造，需要出示本科階段學(xué)習(xí)成績，學(xué)生的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、參軍、違紀(jì)申請學(xué)位、結(jié)束留校察看申請等等，都需要調(diào)出檔案查看學(xué)籍或者成績，查找非常麻煩。學(xué)籍表格的填寫學(xué)生可以從學(xué)校教務(wù)處網(wǎng)站直接下載，填寫完整需要打印出來上交學(xué)院，才能辦理離校手續(xù)等。這部分學(xué)生人數(shù)雖然較少，但申請的時間是不定期的，查找耗費(fèi)時間。歷屆學(xué)生檔案資料保管不僅量大，占據(jù)地方，保管多年還會被蟲蛀，零散的紙質(zhì)材料又容易遺失，要對歷屆學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況進(jìn)行比較分析，難以統(tǒng)計(jì)出需要的數(shù)據(jù)。

（四）畢業(yè)離校手續(xù)繁瑣，涉及部門較多

畢業(yè)生離校需要辦理離校手續(xù)較多，其中包括教務(wù)處的教材清算；圖書館的論文提交、清還圖書；財(cái)務(wù)處的財(cái)務(wù)清算、學(xué)費(fèi)清繳；后勤處的宿舍退宿確認(rèn)、資產(chǎn)歸還確認(rèn)；一卡通中心的余額退還；學(xué)院的學(xué)生證注銷、證書發(fā)放等等，涉及部門多，手續(xù)繁瑣。紙質(zhì)的畢業(yè)生離校手續(xù)單已延用多年，畢業(yè)生需跑六、七個部門蓋章確認(rèn)，還需排長隊(duì)才能完成離校手續(xù)的辦理。

二、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

根據(jù)騰訊公司2015年業(yè)績報(bào)告統(tǒng)計(jì)：微信用戶平均年齡26歲，86．2%的用戶在18-36歲之間，企業(yè)職員、自由職業(yè)者、學(xué)生、事業(yè)單位員工這四類占據(jù)了80%。高校教育教學(xué)管理人員和大學(xué)生無疑是網(wǎng)絡(luò)時代的重要用戶，這為學(xué)籍管理信息網(wǎng)絡(luò)化提供了便利。

（一）新生入學(xué)和注冊管理更為便捷

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為新生入學(xué)管理提供了多種新的平臺。首先高校可以通過短信平臺通知學(xué)生準(zhǔn)時報(bào)到，有特殊情況不能按時報(bào)到的學(xué)生可以將請假申請發(fā)送到指定的工作郵箱。許多高校建立了迎新自助網(wǎng)，除方便學(xué)生提前了解學(xué)校、院系的基本情況外，還為新生開放了網(wǎng)上注冊系統(tǒng)、網(wǎng)上繳費(fèi)系統(tǒng)。針對目前手機(jī)已普及的狀況，有的高校還專門增加了手機(jī)網(wǎng)上自助迎新服務(wù)指南，并提供有下載軟件用的二維碼和自助服務(wù)流程圖。如河南周口師范學(xué)院在原有網(wǎng)上迎新系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步增加了校園微地圖導(dǎo)航、宿舍實(shí)景、網(wǎng)上宿舍選取功能。新生未入校園就可以通過手機(jī)或電腦熟悉校園環(huán)境、報(bào)到注冊，根據(jù)個人情況上網(wǎng)挑選宿舍床位。以往排著長隊(duì)稍顯混亂的新生報(bào)到變得井然有序，充分滿足了90后學(xué)生強(qiáng)調(diào)自主、彰顯個性的特點(diǎn)，同時將一個嶄新的、多元化的大學(xué)校園展示在大學(xué)新生面前，讓他們輕松地走進(jìn)大學(xué)校園，滿懷激情地開始大學(xué)的學(xué)習(xí)和生活。

（二）成績管理和信息查找更為準(zhǔn)確

數(shù)字化校園信息平臺的建立，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對各種學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)進(jìn)行自動處理，做到成績收集、處理信息化，自動計(jì)算學(xué)分，自動生成各種表格，實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一格式的信息瀏覽和成績管理，管理人員只需要在系統(tǒng)中輸入學(xué)生的學(xué)號就能查詢到學(xué)生所有成績記錄，而學(xué)生通過手機(jī)就能登錄系統(tǒng)，適時查詢到自己的成績，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理科學(xué)化和現(xiàn)代化。在涉及學(xué)生切身利益、廣受學(xué)生關(guān)注的各種評選中，能做到全校學(xué)生的成績查詢、處理方法乃至打印格式都是統(tǒng)一的，既體現(xiàn)了評選過程的透明、公開、公正，也減輕了教學(xué)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時使教育管理電子化、信息化、規(guī)范化，杜絕了傳統(tǒng)教育管理的隨意性和不準(zhǔn)確性。

（三）學(xué)籍管理部門之間更協(xié)同合作

在學(xué)籍管理信息化的大環(huán)境下，學(xué)籍管理的業(yè)務(wù)流程不斷改進(jìn)、創(chuàng)新，多個職能部門開始跨職能域的信息共享與業(yè)務(wù)協(xié)同。如：學(xué)生在教務(wù)處網(wǎng)站進(jìn)行重修選課報(bào)名時，后期在系統(tǒng)上看到自己的課程安排時間后，可以根據(jù)自己的情況進(jìn)行刪減，信息化手段將相關(guān)信息匯總到財(cái)務(wù)處，可以適時、動態(tài)地在財(cái)務(wù)處網(wǎng)站上顯示該生須繳納的重新修讀學(xué)分學(xué)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生重修繳費(fèi)的快速服務(wù)，改變了以往因?qū)W生個人原因造成繳費(fèi)金額不符（多繳或欠費(fèi)）時，須從學(xué)生個體——學(xué)習(xí)委員——學(xué)院教務(wù)員——學(xué)院教務(wù)處分管人員為鏈條的電話、QQ詢問，紙質(zhì)匯總的人工傳遞方式，避免了后期由學(xué)院教務(wù)員和教務(wù)處分批為學(xué)生刪除課程可能造成的失誤和大量的工作量。

（四）學(xué)籍管理資料導(dǎo)出數(shù)據(jù)更高效

數(shù)字化校園信息平臺將每個學(xué)生學(xué)籍的各項(xiàng)資料納入了學(xué)生管理，在學(xué)籍管理欄目，管理人員只要設(shè)定需要查找的學(xué)生專業(yè)、學(xué)年、學(xué)期、異動類別，就能從系統(tǒng)中便捷高效地導(dǎo)出這部分學(xué)生的數(shù)據(jù)。除方便管理人員跟蹤學(xué)生的在學(xué)狀態(tài)外，還能為畢業(yè)學(xué)位審核、專業(yè)評估等提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

（五）數(shù)字化離校手續(xù)辦理更為簡單

高校利用現(xiàn)代信息技術(shù)通過職能部門數(shù)據(jù)推送、網(wǎng)絡(luò)化無紙數(shù)據(jù)傳遞、智能終端業(yè)務(wù)辦理的信息化平臺來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化離校。學(xué)生通過學(xué)校門戶網(wǎng)站進(jìn)入學(xué)生辦事系統(tǒng)，憑學(xué)號、密碼登錄離校手續(xù)系統(tǒng)，可通過系統(tǒng)輕松查詢自己需要辦理的事項(xiàng)，以及是否要到現(xiàn)場辦理。取代紙質(zhì)表格，每個環(huán)節(jié)的辦理結(jié)果會自動在系統(tǒng)中體現(xiàn)，畢業(yè)生對自己的離校情況能清晰地把握和了解。學(xué)校通過信息化技術(shù)整合校內(nèi)各職能部門，財(cái)務(wù)處、圖書館、宿管科等部門通過平臺進(jìn)行即時審核，有些高校在學(xué)生各項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)清后系統(tǒng)還能自動生成“離校二維碼”作為學(xué)院發(fā)放證書的憑據(jù)。流程簡化提高了效率，“數(shù)據(jù)流動人不動”，且這些數(shù)據(jù)較紙質(zhì)的表格方便保存查閱。從而讓畢業(yè)生更方便快捷的辦理離校手續(xù)，不讓學(xué)生在畢業(yè)季因?yàn)樵?jīng)繁瑣的手續(xù)而帶著負(fù)面情緒離開母校。

三、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中應(yīng)用的探討

（一）建設(shè)智慧校園，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化統(tǒng)一管理

當(dāng)前，數(shù)字校園已初步完成了教育信息管理的大跨越，高校教育資源信息的集成與整合也已初步實(shí)現(xiàn)，它從各層次全方位提升了高校的教學(xué)水平和管理效率。當(dāng)然，在解決了信息共享和學(xué)生管理問題的同時，也暴露出一些不足，如多個供應(yīng)商提供信息系統(tǒng)無法協(xié)同應(yīng)用，學(xué)生和教師都必須面對多個管理系統(tǒng)，操作復(fù)雜；系統(tǒng)維護(hù)升級成本居高不下；個性化服務(wù)不足等等。要解決這些問題，就要建設(shè)智慧校園，為今后高校的教育信息化發(fā)展帶來活力與轉(zhuǎn)機(jī)。

教育部《2016年教育信息化工作要點(diǎn)》明確指出：“應(yīng)加大教育信息化培訓(xùn)和典型示范推廣力度，引導(dǎo)各級各類學(xué)校開展利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變教學(xué)模式、改進(jìn)教學(xué)管理的智慧校園應(yīng)用。”校園智慧化程度已經(jīng)成為衡量一所學(xué)校信息化建設(shè)水平的重要標(biāo)志之一。所謂智慧校園，它是將學(xué)校的教學(xué)、科研、管理與校園資源和應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行整合，以提高應(yīng)用交互的明確性、靈活性和響應(yīng)速度，從而實(shí)現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的校園模式。它是前期數(shù)字校園的升級，在有線與無線雙網(wǎng)覆蓋的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享平臺和綜合信息服務(wù)平臺，為學(xué)校與外部世界提供一個相互交流和相互感知的接口。通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，連接校園網(wǎng)中的各個物件。

（二）借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新學(xué)籍的管理方法

2015年9月的開學(xué)季，深圳大學(xué)和北京郵電大學(xué)的新生驚喜地發(fā)現(xiàn)入學(xué)注冊只需要用QQ？還是微信？掃一掃學(xué)校校園號的二維碼就能夠完成。而學(xué)校通過校園號在新生入學(xué)前一個月就收集到了新生的檔案信息，包括生源地、身高體重、興趣愛好等，并以此為依據(jù)進(jìn)行宿舍分配、軍訓(xùn)服訂制、社團(tuán)迎新準(zhǔn)備和入學(xué)教育等。在“智慧校園”中，學(xué)生可以通過學(xué)校的校園號查成績、選課，并隨時獲得教師的各項(xiàng)通知，網(wǎng)上充值，接受各種就業(yè)信息或?qū)ふ覄?chuàng)業(yè)機(jī)會，學(xué)習(xí)生活的各方面都能線上達(dá)成。

到2015年底，我國實(shí)現(xiàn)智慧校園建設(shè)的高校已經(jīng)從最初的北京郵電大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、華南理工大學(xué)、大連理工大學(xué)、華東師范大學(xué)等五所高校增加到了近百所。2016年又有大批的高校啟動“智慧校園”工程，新一輪的科技革命和應(yīng)用變革，給高校信息化建設(shè)理念、技術(shù)形態(tài)、運(yùn)營模式等帶來了很大的改變，不僅逐步解決信息化建設(shè)的難點(diǎn)、痛點(diǎn)，還進(jìn)一步推動智慧校園規(guī)劃與建設(shè)的創(chuàng)新。

（三）建立推薦系統(tǒng)，滿足個性化學(xué)習(xí)需求

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用為高校學(xué)籍管理提供了強(qiáng)有力的支持，對我國高校的教學(xué)管理起了巨大的推動作用，各種軟件功能的開發(fā)和升級，從各層面服務(wù)著高校師生，滲透到高校教育教學(xué)的各個領(lǐng)域。但是，推薦系統(tǒng)還沒有建立起來。所謂推薦系統(tǒng)，是隨著電子商務(wù)的大規(guī)模發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，用戶在網(wǎng)站上瀏覽過自己感興趣的商品之后，服務(wù)器或客戶端通過數(shù)據(jù)處理，根據(jù)興趣特點(diǎn)和購買行為，能主動、精確地個性化推薦用戶可能會用到的數(shù)據(jù)。大學(xué)生，尤其是大學(xué)低年級學(xué)生，沒有足夠的社會實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)，不能完全明白自己的需要和興趣，在選課、轉(zhuǎn)專業(yè)等選擇上常常盲目跟風(fēng)，對課程和專業(yè)常常望文生義，一部分學(xué)生在聽過幾次課后就決定放棄原專業(yè)，轉(zhuǎn)向新專業(yè)，一段時間后又決定回原專業(yè)，這樣不僅浪費(fèi)教學(xué)資源、耗費(fèi)精力，也對學(xué)校的學(xué)籍管理造成混亂。如果將服務(wù)推薦技術(shù)應(yīng)用在教學(xué)管理中，根據(jù)學(xué)生在校園網(wǎng)上登記、使用的信息，收集整理學(xué)生可能感興趣的信息資源，運(yùn)用推薦系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)空閑時間個性化地向?qū)W生推薦，如學(xué)生會、社團(tuán)的活動、講座報(bào)告會議，建議適合個體的課程乃至專業(yè)，實(shí)現(xiàn)對學(xué)生個體的個性化服務(wù)，可滿足每一個學(xué)生的個性化需求［3］。

（四）重視信息安全，確保網(wǎng)絡(luò)平臺安全運(yùn)行

教學(xué)管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度越高，網(wǎng)絡(luò)安全問題就越重要。網(wǎng)絡(luò)規(guī)模擴(kuò)大，每個節(jié)點(diǎn)都可能成為數(shù)據(jù)交換的原點(diǎn)，帶寬不斷提高，使網(wǎng)絡(luò)核層更加脆弱。校園網(wǎng)使用人員眾多，使用者總是希望快速便捷地獲取有效信息，很多網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)經(jīng)常處于不可管理狀態(tài)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身脆弱且具有潛在威脅。據(jù)統(tǒng)計(jì)，計(jì)算機(jī)安全事件中人為因素占52%，屬于管理方面的原因又占70%以上［4］。數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件本身可能存在漏洞，這就使得一些針對操作系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)病毒程序有了可乘之機(jī)。網(wǎng)絡(luò)黑客也有可能覬覦高校校園網(wǎng)中教學(xué)科研資源，闖入網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)發(fā)動攻擊，干擾用戶的正常使用。因此，設(shè)置信息系統(tǒng)等級保護(hù)顯得尤為重要，除購買相應(yīng)的硬件設(shè)備外，各職能部門分配系統(tǒng)賬號時應(yīng)盡量避免出現(xiàn)交叉重疊的權(quán)限，提醒具有管理權(quán)限的工作人員注意賬號安全，利用多種形式的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)病毒防范、漏洞修復(fù)等必備知識，確保管理人員的思想和水平與信息化接軌，利用加密技術(shù)保證信息傳輸?shù)陌踩＃?］制定完整的信息安全管理制度，以此督促校內(nèi)工作人員忠于職守，罰處惡意入侵校園網(wǎng)的人員，以確保高校信息化平臺的健康運(yùn)行。

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校學(xué)籍管理中已經(jīng)大量應(yīng)用，成效顯著，提高了學(xué)籍管理的效率和準(zhǔn)確度，但還存在技術(shù)和管理上的缺陷和不足，需要進(jìn)一步優(yōu)化，也需要與不斷更新的技術(shù)相結(jié)合，如虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)、增強(qiáng)虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)等，而且有必要在感器延伸與拓展技術(shù)，傳遞信息技術(shù)，信息處理技術(shù)和安全保障等方面提升到更高的層次。

［1］董澤芳，李東航，譚穎芳．全球化時代中國高等教育管理的困境與出路［J］．高等教育研究，2013（10）．

［2］郭芳晴．信息化背景下高校學(xué)生事務(wù)管理創(chuàng)新研究［D］．武漢：華中師范大學(xué)，2014．

［3］王美茹．高等教育信息化對教學(xué)管理改革的推動作用研究［J］．教育教學(xué)論壇，2016（5）．

［4］李華．高等教育信息化發(fā)展中的幾個熱點(diǎn)問題研究——網(wǎng)絡(luò)安全與信息管理［J］．電化教育研究，2009（9）．

［5］朱建良．信息化背景下高校學(xué)生管理創(chuàng)新研究——以浙江省高校為例［D］．寧波：寧波大學(xué)，2013．

TP39

A

1673-9884（2017）04-0075-04

2017-01-10

紀(jì)宏艷，女，福建農(nóng)林大學(xué)生命科學(xué)學(xué)院教務(wù)管理員。