檔案數(shù)字化建設(shè)中需注意的幾點(diǎn)問(wèn)題探討

鮑玉剛

摘 要 檔案數(shù)字化建設(shè)有利于提高檔案管理的效率、節(jié)約成本，大大減少了人工管理的工作量，而且還有利于管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，減少了信息誤差。本文對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了探討，僅供參考。

關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 建設(shè) 問(wèn)題 探討

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節(jié)約了時(shí)間、成本，而且減少了工作人員的勞動(dòng)量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進(jìn)行管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合，不但實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化、遠(yuǎn)程化管理，而且實(shí)現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關(guān)部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但是要完全做好檔案數(shù)字化建設(shè)仍然存在著很多問(wèn)題。檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)難以進(jìn)行和提高。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個(gè)問(wèn)題

（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設(shè)

雖然紙質(zhì)版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須借助紙質(zhì)版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)；其正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質(zhì)版檔案，才有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，而紙質(zhì)版檔案的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設(shè)。特別是對(duì)于一些對(duì)檔案管理知識(shí)不熟、業(yè)務(wù)不專業(yè)的管理者來(lái)說(shuō)，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問(wèn)題。

（二）沒(méi)有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件

現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用電腦進(jìn)行管理，但僅僅是建立文件夾進(jìn)行管理，并沒(méi)有正式的軟件管理系統(tǒng)。因此，用文件夾建立的檔案管理無(wú)法提交互聯(lián)網(wǎng)識(shí)別，也就失去了數(shù)字化建設(shè)的意義；進(jìn)而也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠(yuǎn)程操控。此外，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進(jìn)行的軟件開(kāi)發(fā)。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式單一，通常只適合本行業(yè)、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業(yè)的計(jì)算機(jī)相匹配，一旦離開(kāi)本行業(yè)的計(jì)算機(jī)，則其他計(jì)算機(jī)無(wú)法打開(kāi)或者查閱，嚴(yán)重限制了管理軟件的作用。

（三）計(jì)算機(jī)病毒始終是檔案數(shù)字化建設(shè)中的困擾

計(jì)算機(jī)病毒是電腦中的最大弊端，而且也無(wú)法克服，只能通過(guò)設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件進(jìn)行預(yù)防。事實(shí)上，計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案管理會(huì)造成毀滅性的損害。一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，不但會(huì)使檔案無(wú)法打開(kāi)，而且易造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失；檔案數(shù)字化建設(shè)將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的隱私權(quán)被破壞，不僅會(huì)給單位造成嚴(yán)重的損失，而且會(huì)給個(gè)人造成不可估量的傷害。因此，計(jì)算機(jī)的安全問(wèn)題是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)必須要解決的問(wèn)題。

（四）檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)單一

要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)；只有融合兩者，才能勝任數(shù)字化檔案管理工作。事實(shí)上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對(duì)以上兩門知識(shí)的把握，其大多是由單位委任的。單位領(lǐng)導(dǎo)直接派遣與檔案管理工作性質(zhì)相近的職工，或者計(jì)算機(jī)專業(yè)的職工進(jìn)行檔案管理，這樣既不利于檔案數(shù)字化建設(shè)，也不利于單位的檔案管理。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，具備兩門知識(shí)的人才甚少，現(xiàn)任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數(shù)字化檔案的建設(shè)越發(fā)困難。

二、針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的幾點(diǎn)思考

（一）做好紙質(zhì)版檔案

雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見(jiàn)，檔案管理部門還需完善紙質(zhì)版的檔案建設(shè)。對(duì)此，一是要做好紙質(zhì)版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個(gè)人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標(biāo)點(diǎn)等。只有確保紙質(zhì)版檔案的內(nèi)容正確無(wú)誤，輸入電腦的檔案信息才會(huì)正確，具有數(shù)字化建設(shè)的意義。否則錯(cuò)誤的數(shù)字化檔案不僅會(huì)給他人造成損失，還會(huì)誤導(dǎo)管理者一錯(cuò)再錯(cuò)。二是要做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性。個(gè)人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動(dòng)或者單位搬遷建設(shè)等容易導(dǎo)致紙質(zhì)版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來(lái)。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性，從而保護(hù)單位和個(gè)人的資料信息，使數(shù)字化檔案查詢紙質(zhì)版信息有據(jù)可依。三是要保障紙質(zhì)版檔案的安全。檔案信息關(guān)系到個(gè)人和單位的隱私，關(guān)乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的安全，不僅要防止其發(fā)生損毀和丟失，更要防止發(fā)生篡改檔案的行為。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理

數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績(jī)。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒(méi)有建立一個(gè)完備的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題就是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫(kù)；數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)的、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過(guò)程。要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要求單位上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性；堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問(wèn)題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中要突出重點(diǎn)，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實(shí)現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫(kù)向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理過(guò)程中，要能夠重點(diǎn)面向應(yīng)用、建立活庫(kù)，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的使用頻率和效率來(lái)考核數(shù)據(jù)庫(kù)的活性等。

（三）提高管理人員的技術(shù)水平

鑒于數(shù)字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊(duì)伍進(jìn)行管理。為此，檔案管理人員應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：一是要強(qiáng)化自身的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計(jì)算機(jī)，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設(shè)置計(jì)算機(jī)防火墻，識(shí)別和防范計(jì)算機(jī)病毒，安全清除計(jì)算機(jī)病毒，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。二是要熟悉檔案管理知識(shí)，將檔案管理知識(shí)充分應(yīng)用到計(jì)算機(jī)管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識(shí)別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質(zhì)。不管是對(duì)紙質(zhì)版檔案還是數(shù)字化檔案來(lái)說(shuō)，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)都至關(guān)重要。其管理水平和責(zé)任態(tài)度決定了檔案管理的質(zhì)量以及檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。因此，有關(guān)部門必須加強(qiáng)管理者的道德修養(yǎng)，嚴(yán)格做好對(duì)檔案管理者的管理。

（四）要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件

管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)升級(jí)同步，即必須讓管理軟件進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)更新。否則隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無(wú)法打開(kāi)管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級(jí)使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無(wú)法識(shí)別，從而影響檔案的數(shù)字化建設(shè)。此外，要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，加快和促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級(jí)，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應(yīng)用更加方便，從而真正達(dá)到數(shù)字化檔案管理的目的。

三、結(jié)語(yǔ)

要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，必須從根本上抓起。如引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，強(qiáng)化對(duì)管理者檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠熟練地操作先進(jìn)的管理軟件；充分應(yīng)用好計(jì)算機(jī)知識(shí)，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設(shè)才有意義，才能順應(yīng)數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展趨勢(shì)。

（作者單位為內(nèi)蒙古自治區(qū)國(guó)土資源信息院）

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