數(shù)字時代醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設研究

張琰

[摘 要]隨著我國信息技術(shù)的持續(xù)快速發(fā)展，數(shù)字時代早已悄然而臨，數(shù)字技術(shù)深入到各產(chǎn)業(yè)行業(yè)中。數(shù)字時代在改變民眾生活的同時，對我國的醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域也相應起到了變革作用。而醫(yī)院檔案管理涉及龐大的數(shù)據(jù)支撐，與數(shù)字時代的發(fā)展相輔相成。數(shù)字時代進一步推動了我國衛(wèi)生醫(yī)療系統(tǒng)建設中所樹立的數(shù)據(jù)和服務理念，并且從形式上，改變了以往對衛(wèi)生醫(yī)療系統(tǒng)管理的判定標準，特別是為醫(yī)院檔案管理加入了更多的元素。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字時代；醫(yī)院；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.109

[中圖分類號]R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-02

0 引 言

隨著社會的發(fā)展與進步，當前國內(nèi)醫(yī)院的業(yè)務、服務、管理水平均較以往有了明顯提高，由此也就對檔案管理工作提出了全新的標準與更高的要求，醫(yī)院檔案管理應當確保其信息化發(fā)展水平與醫(yī)院發(fā)展相適應。本文結(jié)合國內(nèi)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，對當前存在的檔案管理問題進行梳理和分析，針對數(shù)字時代醫(yī)院檔案管理存在的問題提出相關(guān)的建設策略，旨在為國內(nèi)醫(yī)療與衛(wèi)生工作的改進提供一定參考。

1 我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

隨著我國社會經(jīng)濟的整體發(fā)展，國內(nèi)醫(yī)院的檔案管理工作有了明顯的進步?，F(xiàn)階段，國內(nèi)醫(yī)院檔案管理更加強調(diào)將數(shù)字時代中的信息化建設作為醫(yī)院檔案管理的新起點，這也進一步體現(xiàn)了網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展對于促進檔案管理服務的關(guān)鍵作用。毋庸置疑，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展與建設，是其整體工作與實現(xiàn)全方位系統(tǒng)建設的重要構(gòu)成，更是醫(yī)院在開展各項工作中，尤其是管理工作的占據(jù)重要地位的環(huán)節(jié)，數(shù)字化的管理系統(tǒng)建設已然被證明是現(xiàn)代醫(yī)院管理改革和發(fā)展的必然趨勢。

隨著信息技術(shù)在人們生活中地位的日益凸顯，以及我國檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，對醫(yī)院應用數(shù)字化的信息管理也帶來了一定的挑戰(zhàn)。通過數(shù)字化、信息化技術(shù)的輔助管理、創(chuàng)設多類型綜合的檔案數(shù)據(jù)庫，以及利用網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的信息共享，能夠更加高效地將醫(yī)院檔案室那些豐富的材料進行快速的傳播和共享，最終達到更好地服務社會、服務管理、服務患者的目的。

盡管數(shù)字化的檔案可以極大地彌補傳統(tǒng)中紙質(zhì)檔案安全性不高、存取過程繁瑣、不便保存等問題，然而也因為數(shù)字化電子檔案有其介質(zhì)性，仍然存在不少問題需要解決。

2 我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)存在的問題

2.1 依賴性

數(shù)字時代電子檔案必須依賴管理系統(tǒng)（管理系統(tǒng)包括了硬件、操作系統(tǒng)及應用軟件等），才能讓電子檔案發(fā)揮作用。不難發(fā)現(xiàn)，電子檔案從制作、處理，到后面的歸檔等一系列的管理行為都需要通過管理系統(tǒng)方可實現(xiàn)。一旦遠離了計算機，電子檔案便無法被識讀，也不能對電子檔案施以其他影響，失去了管理行為。

2.2 分離性

電子檔案的儲存位置并非固定，而是處理時刻變化狀態(tài)的，利用信息網(wǎng)絡，在各計算機間完成資料的傳遞，也能夠在各個載體間實現(xiàn)復制，因而內(nèi)容和信號形態(tài)不會發(fā)生改變。

2.3 可變性

數(shù)字管理系統(tǒng)中由于檔案信息的獨立性，還有系統(tǒng)自身所具備的功能，可以將檔案信息輕易增刪、處理、編輯，而在更改檔案后所生成的新檔案很難會被發(fā)現(xiàn)更改的痕跡。并且，數(shù)字管理系統(tǒng)中的一些靜態(tài)文檔往往都會被動態(tài)文檔所替代，后者的數(shù)據(jù)也就會被持續(xù)地更新，從而反映最新的情況。一旦電子檔案沒有進行備份，數(shù)據(jù)如果被人為修改，那么檔案就很可能蕩然無存，且不容易被恢復，醫(yī)院數(shù)字檔案的載體材料也存在不穩(wěn)定性特點。

3 加強醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設策略

3.1 完善系統(tǒng)服務

首先，當前國內(nèi)醫(yī)院檔案管理服務工作必須建立完善的管理內(nèi)部網(wǎng)，如此，工作人員在通過平臺來制作醫(yī)院網(wǎng)頁的同時，可以在各個方面對醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息進行全面的收集與匯總，進而打造完善的數(shù)字時代檔案管理系統(tǒng)。這樣一來，就能夠保證大眾和患者能夠通過信息網(wǎng)絡來完成對檔案資源的檢索，獲得更高水平的服務。

其次，建立電子檔案的信息數(shù)據(jù)庫可較好地集合醫(yī)院不同科室所需歸檔的檔案，且數(shù)據(jù)中心中的電子檔案信息查詢與服務功能，也很好地保證了醫(yī)院信息的透明，電子檔案的集合、整理，讓各個部門能夠很好地實現(xiàn)對電子檔案資源的共享，防止發(fā)生不同科室之間在建立其自身檔案管理系統(tǒng)時出現(xiàn)的不兼容或無法擴展的問題。電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立可以持續(xù)補充檔案信息的資源，全面提高電子檔案的應用效率。

最后，面對巨大的信息資源，醫(yī)院檔案管理功能都無法將所有的電子信息一一整理、匯總、處理及應用。因此，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)一定要徹底破除傳統(tǒng)管理中辦公資源、情報資源及檔案資源相互分離的問題，全面建立一個完善的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，真正意義上達到對信息資源的統(tǒng)一管理，發(fā)揮出對整體信息資源進行整合的作用，這是醫(yī)院檔案管理朝向科學化發(fā)展的先決條件。

3.2 服務路徑的完善

不可否認，在很大程度上，既往的醫(yī)院檔案管理更大作用是為患者提供或保存初始檔案文件，抑或是通過加工對檔案進行匯編，但沒有對檔案進行深度的加工。完善服務路徑就是需要對電子檔案的資源進行深度的分析與處理，最大限度上給患者和大眾帶來更加全面的資源。因此，醫(yī)院在日常事務的運行中，就有必要更加關(guān)注收集、整理部分醫(yī)患事故檔案，分析事故產(chǎn)生的過程，最終總結(jié)經(jīng)驗，為醫(yī)院運行提供決策意見。

按照醫(yī)院管理工作中普遍存在的混亂和交錯的局面，醫(yī)院的檔案管理服務更需要更加主動地去應用數(shù)字技術(shù)，對不同科室的檔案管理系統(tǒng)均展開數(shù)字化建設，讓大眾能夠在系統(tǒng)中輸入想要查詢的內(nèi)容，并輕松地查到想到得到的相關(guān)信息資源。與此同時，對數(shù)字檔案也可以采取用戶授權(quán)的管理方式，用戶可針對自身權(quán)限對醫(yī)院檔案資源展開訪問，并能夠把即時所需的電子檔案打印出來，真正獲得高效、快捷的服務 。

3.3 源頭管理

現(xiàn)階段，提供豐富的檔案服務是醫(yī)院電子檔案開發(fā)的重要原因，換言之，檔案管理人員決不可追求表面工作，而是需要按照用戶的現(xiàn)實所需，緊握重點，找出突破點。具體來說，在為患者和大眾提供公益性服務的基礎上，不斷加大醫(yī)院數(shù)字化建設，同時也要讓檔案管理系統(tǒng)緊跟其上，全力在檔案的分類、流程、網(wǎng)建及改革等環(huán)節(jié)上實現(xiàn)真正的突破，從而讓醫(yī)院實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的雙贏。

近些年，我國大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展已獲得了不俗的成績，但也留有些許的問題要解決。對此，醫(yī)院行政管理部門就需要強化自動化辦公系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的一體化建設，讓每個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的檔案資料都可以準確、迅速、安全地存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中。積極加強和規(guī)范檔案管理的歸類流程，保證那些有價值的信息順利歸檔。

3.4 強化物質(zhì)保障

在醫(yī)院電子檔案的開發(fā)與應用階段，相對的物質(zhì)保障是必不可少的。一旦沒有穩(wěn)定的物質(zhì)保障支撐，就無法實現(xiàn)電子檔案中的技術(shù)開發(fā)工作。所以，電子檔案的開發(fā)環(huán)境同樣是數(shù)字時代加強醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)建設的關(guān)鍵條件，醫(yī)院不僅要積極地運用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)，更應當做好人力資源管理、物質(zhì)資源支撐以及技術(shù)資源保障的相關(guān)工作，只有這樣，方可保證醫(yī)院檔案系統(tǒng)建設的有效性。

4 結(jié) 語

當前，伴隨著我國信息化建設發(fā)展的持續(xù)深入，人民的生產(chǎn)生活方式均發(fā)生了極大的變化。對醫(yī)院檔案管理服務而言，數(shù)字技術(shù)的不斷更新發(fā)展，對既往的醫(yī)院檔案管理的理論和手段都形成了深遠的影響，也給檔案管理工作帶來了全新的機遇與挑戰(zhàn)。管理部門應當切實針對社會發(fā)展的客觀需求，以服務創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新為理念，為醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設夯實基礎，同時，工作人員也需要在工作中不斷地創(chuàng)新思想、改變觀念，勇于破除傳統(tǒng)，實現(xiàn)自我超越。

主要參考文獻

[1]李艷潔.企業(yè)檔案信息化管理的創(chuàng)新路徑研究[J].河南科技，2013（8）.

[2]楊偉麗.醫(yī)院綜合檔案分類管理與創(chuàng)新[J].中華民居，2013（4）.

[3]羅文嫦.新形勢下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新與實踐[J].辦公室業(yè)務，2013（5）.

[4]李雪芬.電子文件對醫(yī)院檔案管理的影響與對策[J].浙江檔案，2004（11）.