淺析做好教學(xué)秘書管理工作的方法與途徑

張琦華+谷圣美+余科達(dá)+陳震

【摘要】教學(xué)管理工作在整個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)中有著舉足輕重的地位，因此作為教學(xué)管理工作的關(guān)鍵執(zhí)行者——教學(xué)秘書的工作的質(zhì)量和效率直接關(guān)系到教學(xué)質(zhì)量。本文從教學(xué)秘書的工作職能出發(fā)分析，探討教學(xué)秘書應(yīng)具備業(yè)務(wù)能力、工作意識(shí)和態(tài)度，旨在分享如何做好教學(xué)秘書管理工作的方法與途徑。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書；管理工作；方法與途徑

【中圖分類號(hào)】G647.2

高等院校的教學(xué)工作可劃分為教學(xué)的實(shí)施和管理，在兩類工作當(dāng)中，教學(xué)秘書都扮演著重要的角色。教學(xué)實(shí)施工作當(dāng)中，教學(xué)秘書是溝通學(xué)生與老師的橋梁，處于教學(xué)工作的最前沿；在教學(xué)管理工作當(dāng)中，有大量的工作直接需要教學(xué)秘書承擔(dān)。因此教學(xué)秘書的工作質(zhì)量和效率直接關(guān)系到教學(xué)質(zhì)量。而由實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書工作環(huán)節(jié)多，內(nèi)容繁雜。教學(xué)秘書如何更好地發(fā)揮這個(gè)重要的作用，更好地為教學(xué)服務(wù)，是一個(gè)值得探討的命題。筆者將從教學(xué)秘書的工作職能出發(fā)，分析教學(xué)秘書應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)能力、工作意識(shí)和態(tài)度，并簡單分享如何做好教學(xué)秘書管理工作的方法與途徑。

一、工作職能

通常來說，教學(xué)秘書工作的職責(zé)包括以下內(nèi)容：

（一）各項(xiàng)教學(xué)工作的管理者和組織落實(shí)者

教學(xué)管理工作包括教學(xué)運(yùn)行管理、日常教務(wù)工作管理、學(xué)籍管理、教學(xué)檔案管理、教師上課情況及工作量的管理等工作。比如，在各學(xué)期開學(xué)前和開學(xué)初期，教學(xué)秘書需要協(xié)調(diào)學(xué)院各專業(yè)負(fù)責(zé)人，幫助他們制訂學(xué)生專業(yè)培養(yǎng)方案，合理安排課程，這包括課程的學(xué)時(shí)數(shù)、學(xué)分?jǐn)?shù)、主講教師及考核方式等；并及時(shí)將專業(yè)培養(yǎng)方案的相關(guān)信息上報(bào)校教務(wù)處，以便統(tǒng)一安排。各課程正式啟動(dòng)后，教學(xué)秘書需要及時(shí)了解和掌握課程的運(yùn)行情況，當(dāng)教學(xué)過程中出現(xiàn)問題時(shí)，教學(xué)秘書需要積極、及時(shí)地應(yīng)對，協(xié)助處理解決。

（二）教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀

在教學(xué)管理中，需要有相當(dāng)多的判斷和決策。在這些決策中，教學(xué)秘書雖然不是直接決策者，但需要為負(fù)責(zé)決策的教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)提供必要的準(zhǔn)確的信息、依據(jù)和建議，以幫助他們做出最佳的決策。為此，教學(xué)秘書平時(shí)需要搜集、整理各種信息和資料，才能在必要時(shí)提供足夠的信息支持。

（三）教學(xué)管理方面的規(guī)章制度的溝通橋梁

圍繞教學(xué)管理的規(guī)章制度，教學(xué)秘書是最必不可少的溝通橋梁，這包括下達(dá)和上傳兩層含義。下達(dá)，指教學(xué)秘書承擔(dān)著向師生員工宣傳學(xué)校和相關(guān)主管部門制定的各項(xiàng)規(guī)章制度的職能。當(dāng)學(xué)校和上級主管部門有教學(xué)管理相關(guān)文件下發(fā)時(shí)，往往會(huì)組織教學(xué)秘書會(huì)議，教學(xué)秘書需要做好會(huì)議記錄并向分管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)會(huì)議精神，并通過書面或網(wǎng)絡(luò)的形式將文件和精神傳達(dá)到師生。上傳，指教學(xué)秘書需要征求和聽取師生對教學(xué)管理工作的意見和建議，及時(shí)反饋給分管領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處。

（四）教學(xué)、科研、教師和學(xué)生的服務(wù)者

教學(xué)秘書工作融綜合性管理與服務(wù)于一體。除了上文提到的教學(xué)上的協(xié)助管理職能，教學(xué)秘書還要為科研服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)。為科研服務(wù)，指教學(xué)秘書既需要協(xié)助各導(dǎo)師做好項(xiàng)目、課題申報(bào)工作；為學(xué)生服務(wù)，指為學(xué)生的學(xué)習(xí)、科研和生活創(chuàng)造良好的環(huán)境。

二、應(yīng)具備的素質(zhì)

基于上述工作職能，教學(xué)秘書不僅需要有能夠應(yīng)對繁多工作的業(yè)務(wù)能力，還需要有良好的工作態(tài)度和意識(shí)。

（一）業(yè)務(wù)能力

1. 決策能力

作為管理者，教學(xué)秘書需要有判斷能力。這意味著，當(dāng)教學(xué)秘書面對多個(gè)意見或方向時(shí)，能夠有理有據(jù)地選出最優(yōu)或相對最優(yōu)的意見或方向，并堅(jiān)持果斷地去執(zhí)行它。

2. 協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書是聯(lián)系“教”與“學(xué)”的紐帶，因此需要有協(xié)調(diào)多方的能力。這里的多方協(xié)調(diào)，包括與母體大學(xué)的協(xié)調(diào)，在職能部門之間和領(lǐng)導(dǎo)之間協(xié)調(diào)，在行政與教學(xué)工作協(xié)調(diào)，在師生之間協(xié)調(diào)。

3. 統(tǒng)籌時(shí)間能力

教學(xué)秘書工作繁多，因此教學(xué)秘書需要能夠有效管理自己的時(shí)間。筆者建議可每學(xué)期、每周、每天根據(jù)自己的工作任務(wù)，整理出工作計(jì)劃，并按計(jì)劃記錄工作進(jìn)度，這樣可幫助自己合理安排工作任務(wù)次序，提高時(shí)間的利用率，避免因繁雜的任務(wù)導(dǎo)致自己失去方向，造成的時(shí)間浪費(fèi)。

4. 自我控制能力

教學(xué)秘書由于需要協(xié)調(diào)多方，因此必須有良好人際關(guān)系。所以，對教學(xué)秘書而言，正確處理好各方面的人際關(guān)系是不可缺少的能力。這要求教學(xué)秘書在日常工作中要沉著、冷靜、寬容和耐心，善于控制自己的情緒，客觀分析問題，一直能和善地與人共事。

5. 處理好工作中被動(dòng)性與主動(dòng)性關(guān)系的能力

教學(xué)秘書工作的輔助地位決定了它的被動(dòng)性，這體現(xiàn)作為領(lǐng)導(dǎo)的幫手和教務(wù)處的助手，教學(xué)秘書往往隨時(shí)需要按領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事。但教學(xué)秘書亦需要有自己的主動(dòng)性，不能僅僅被動(dòng)接受任務(wù)，很多管理工作和服務(wù)工作必須主動(dòng)去承擔(dān)，能夠主動(dòng)提出切實(shí)可行的建議和創(chuàng)新性的方案，到位但不越位，充分發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的參謀和智囊作用。

（二）工作態(tài)度和意識(shí)

1. 熱愛工作崗位

教學(xué)秘書要熱愛自己的崗位和事業(yè)，事事高度負(fù)責(zé)，一絲不茍。不過由于教學(xué)秘書工作往往比較冗雜，因此教學(xué)秘書需要充分意識(shí)到自身工作的重要性，在工作崗位上才能保持飽滿的工作熱情和積極性。

2. 高度責(zé)任心

教學(xué)秘書多項(xiàng)工作關(guān)乎正常的教學(xué)秩序，具有高度的重要性，如果沒有責(zé)任意識(shí)，麻痹大意，輕則影響工作效率和工作質(zhì)量，重則造成嚴(yán)重的教學(xué)事故。因此教學(xué)秘書必須時(shí)刻保持高度的責(zé)任心，時(shí)刻做到盡心、盡力、盡責(zé)。

3. 勤于記錄

教學(xué)秘書工作繁雜，所以需要勤于記錄，避免忙中出錯(cuò)，或者避免遇到推諉時(shí)責(zé)任切分不清。因此筆者建議對每項(xiàng)工作的由來、去向、是否已落實(shí)都做好清晰記錄。

4. 學(xué)習(xí)意識(shí)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息瞬息萬變、知識(shí)更新不斷加快。一個(gè)稱職的教學(xué)秘書需要學(xué)習(xí)教學(xué)管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和各種輔助管理知識(shí)，如教育心理學(xué)、教育管理學(xué)、教育哲學(xué)、高等教育學(xué)等，不斷調(diào)整、更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能與時(shí)俱進(jìn)。

5. 創(chuàng)新意識(shí)

隨著知識(shí)更新加快，教學(xué)政策也在不斷地更新變化，這需要教學(xué)秘書具有創(chuàng)新精神和創(chuàng)新意識(shí)，不能因循守舊。教學(xué)秘書可將教學(xué)管理實(shí)踐與理論研究相結(jié)合，借鑒其他高校的創(chuàng)新管理成果，在自己的工作崗位中不斷創(chuàng)新，為領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)管理的新鮮意見和建議。

綜上所述，教學(xué)秘書作為管理者、服務(wù)者、溝通橋梁和參謀，在教學(xué)工作中扮演著重要的角色。教學(xué)管理工作無小事，因此，教學(xué)秘書必須在實(shí)踐工作中不斷鍛煉自己的工作能力，并且培養(yǎng)并保持住應(yīng)有的工作態(tài)度和意識(shí)，把最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給廣大師生，使教學(xué)管理保持旺盛生命力。

參考文獻(xiàn)：

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【2】陸瑜芳. 秘書的定位、換位和越位[J]. 秘書. 2015（06）