圖書館檔案管理方法探討

李沁娟

【摘要】圖書館檔案是圖書館重要的財(cái)富。圖書館檔案的管理具有重要的作用，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，圖書館檔案管理取得了較大成效，但是也還存在一些問題，需要我們不斷創(chuàng)新，探索新的管理方法，發(fā)揮其重要作用。

【關(guān)鍵詞】圖書館；檔案；檔案管理；方法

圖書館檔案指的是圖書館各項(xiàng)工作和活動(dòng)中所產(chǎn)生的具有查閱利用價(jià)值并被歸檔保存起來的資料，它是圖書館系統(tǒng)的寶貴財(cái)富，影響著圖書館各項(xiàng)工作的持續(xù)、穩(wěn)定運(yùn)行。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書館檔案管理方法也得到了極大的創(chuàng)新，這大大提高了圖書館檔案管理效率。

一、圖書館檔案管理的重要作用

（一）記錄圖書館的發(fā)展歷史。每一所圖書館都有著自身的發(fā)展歷史，且其中某些歷史資料對(duì)后人具有一定的利用價(jià)值，而圖書館檔案正記錄著這些發(fā)展歷史，它能夠生動(dòng)、準(zhǔn)確地反映出圖書館的歷史發(fā)展軌跡，有利于我們更好地了解與認(rèn)識(shí)圖書館的歷史，擴(kuò)大其影響力。

（二）給圖書館工作提供科學(xué)的參考依據(jù)。在圖書館檔案資料中，一些長(zhǎng)期積累起來的靜態(tài)信息具有很強(qiáng)的原始性、可靠性及可操作性特點(diǎn)，其能夠成為圖書館工作的第一手參考資料，為工作人員提供科學(xué)的參考依據(jù)。這種參考，不僅能給予我們的工作正確的方向指導(dǎo)，而且還能有助于工作的創(chuàng)新。

（三）更新圖書館中各項(xiàng)數(shù)據(jù)。圖書館的發(fā)展是有規(guī)律可循的，它在發(fā)展過程中會(huì)不斷產(chǎn)生和融入新數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是圖書館工作內(nèi)容與成效的體現(xiàn)，圖書館檔案能夠?qū)⑦@些新的數(shù)據(jù)添加進(jìn)去，從而完善和豐富圖書館的各項(xiàng)資料，擴(kuò)充圖書館的內(nèi)容。

二、圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

（一）文書檔案。圖書館檔案中的文書檔案可以分為四類檔案：一是圖書經(jīng)費(fèi)檔案；二是財(cái)產(chǎn)檔案；三是人事檔案；四是文書檔案。

（二）業(yè)務(wù)檔案。圖書館業(yè)務(wù)檔案是指在業(yè)務(wù)工作中圖書館專業(yè)人員為規(guī)范業(yè)務(wù)工作，使業(yè)務(wù)工作流程具有一致性和連貫性而保存下來的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作規(guī)則、要求、內(nèi)容等資料，其來源于圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作本身，又用于指導(dǎo)有關(guān)業(yè)務(wù)工作。以重慶市少年兒童圖書館為例，圖書館檔案中的業(yè)務(wù)檔案又可以分為十五類：一是業(yè)務(wù)研究；二是文獻(xiàn)資源；三是讀者服務(wù)；四是館內(nèi)讀者活動(dòng)；五是全市大型讀書活動(dòng)；六是全國(guó)大型讀書活動(dòng)；七是書刊宣傳；八是閱讀指導(dǎo)；九是深層次服務(wù)；十是讀者教育與用戶培訓(xùn)；十一是服務(wù)宣傳；十二是流動(dòng)服務(wù)；十三是業(yè)務(wù)輔導(dǎo)與培訓(xùn)；十四是協(xié)作協(xié)調(diào)；十五是文化共享工程。

三、圖書館檔案管理中存在的問題

（一）重視程度不夠。對(duì)檔案管理工作的重視程度，決定了各項(xiàng)工作的開展情況。目前，有的圖書館至今沒有建立統(tǒng)一管理檔案和檔案工作的綜合檔案室，沒有配備專職的檔案人員，檔案人員在工作分配上往往兼職過多，很難集中精力把檔案工作做好；有的將業(yè)務(wù)檔案劃歸業(yè)務(wù)部門管理，這將導(dǎo)致一方面有的檔案材料沒有得到收集整理，仍存放在各部門及有關(guān)人員手中，而業(yè)務(wù)檔案在分類中有不一樣的看法，業(yè)務(wù)部門是以評(píng)估為標(biāo)準(zhǔn)，這種分類保管期限有混淆，使有限的檔案室更加積累了“雜物”，另一方面是復(fù)印件太多，沒有原件，這種檔案“質(zhì)量”的欠缺，積累的檔案在以后的工作中，要使用很大的人力財(cái)力來清理，這種管理模式存在許多弊端，最主要的是致使許多有價(jià)值的檔案材料嚴(yán)重遺失，不能發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值。

（二）管理制度欠缺。一方面，檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度不完善，缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度，一人一個(gè)干法，缺少規(guī)范化管理，使檔案建設(shè)受阻；另一方面，隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增這些設(shè)備的使用管理、操作規(guī)程、基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。

（三）安全技術(shù)（意識(shí)）薄弱。安全技術(shù)是指用戶使用管理和系統(tǒng)安全管理，其中包括身份認(rèn)證和使用授權(quán)。對(duì)于數(shù)字化檔案來說，電子檔案的原始記錄性、法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊，缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法。

四、圖書館檔案管理的更新方法

（一）更新管理理念。良好的圖書館檔案管理理念能產(chǎn)生許多良好的管理方法，要把在部門的檔案全部歸到綜合檔案室，因此，領(lǐng)導(dǎo)人員及檔案管理人員必須要不斷更新管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，要意識(shí)到圖書館檔案與文獻(xiàn)一樣都是圖書館內(nèi)的寶貴資源，并將檔案管理工作提上議事日程，這是做好圖書館檔案管理工作的前提。

（二）完善管理制度。若想切實(shí)做好圖書館檔案管理工作，就必須要建立起一套完善的檔案管理制度，并不斷加強(qiáng)其相關(guān)政策的落實(shí)，從而對(duì)圖書館檔案管理工作進(jìn)行更加有效的規(guī)范和約束。在實(shí)際管理過程中，圖書館內(nèi)各檔案管理人員之間必須要做到分工明確、責(zé)任落實(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)當(dāng)詳細(xì)安排和分配好每個(gè)檔案管理人員的具體工作內(nèi)容，并將嚴(yán)格的監(jiān)督與檢查制度貫徹到底。

（三）提高人員素質(zhì)。目前我國(guó)大多數(shù)圖書館的檔案管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)較低，其中只有少數(shù)人員是真正相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人才，而大多數(shù)則非對(duì)口專業(yè)人才，雖然其在實(shí)際工作中對(duì)圖書館檔案管理知識(shí)和技能有了一定的了解，但卻缺乏比較系統(tǒng)和完整的知識(shí)理論。一個(gè)合格與優(yōu)秀的圖書館檔案管理人員必須要具備良好的道德品質(zhì)、正確的政治理念、嚴(yán)格的紀(jì)律素質(zhì)、高效的業(yè)務(wù)能力以及較高的文化水平等。因此，圖書館檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要不斷學(xué)習(xí)和更新相關(guān)管理理論知識(shí)、加強(qiáng)自己的管理水平、提高自己的道德素質(zhì)，并積極進(jìn)行實(shí)踐與創(chuàng)新，想方設(shè)法提高圖書館檔案的管理效率，做到盡職、盡心、盡責(zé)。