淺談水利工程檔案管理的重要性

蔣麗君

(四川省都江堰人民渠第二管理處，四川 德陽，618000)

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淺談水利工程檔案管理的重要性

蔣麗君

(四川省都江堰人民渠第二管理處，四川 德陽，618000)

水利工程檔案管理是水利工程建設(shè)工作的重要部分，通過計算機(jī)的檢索系統(tǒng)對檔案進(jìn)行查找的速度大大提高，同時具有相當(dāng)高的查準(zhǔn)率與查全率，使檔案管理人員進(jìn)行檔案資料查找的時間大大縮短，服務(wù)質(zhì)量、工程檔案資料的使用效率以及檔案管理工作人員的工作條件都得到提高。本文主要對水利工程檔案管理的重要性以及加強(qiáng)檔案管理的方法進(jìn)行了研究和分析。

水利工程 檔案管理 重要性

1 前言

在水利工程建設(shè)當(dāng)中，水利工程檔案是對工程具體活動以文字、圖片、影像、圖紙、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)等形式進(jìn)行的資料記錄，是今后水利工程開展規(guī)劃、設(shè)計、勘察、管理、維護(hù)等工作實施的主要參考依據(jù)。因此要確保水利工程檔案資料完整、規(guī)范、系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)，從而保障水利工程的順利完成。

2 水利工程檔案管理的重要性分析

2.1 它是水利工程建設(shè)過程的真實記錄

完整、詳盡的工程檔案，可以反映出工程建設(shè)項目從立項到竣工驗收，從材料特性到成型，從決策到最終實體形成的全過程，是了解、研究一項工程來龍去脈的最原始、最真實的材料，是工程建設(shè)工序的全面反映。檔案管理資料更是工程技術(shù)的一種經(jīng)驗總結(jié)，它可以給后來的工程發(fā)揮很好的借鑒作用，促進(jìn)工程技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步。水利工程檔案可以為水利研究提供豐富的歷史資料，對于研究成果的獲得具有促進(jìn)作用。

2.2 它是工程竣工以后，運行、檢修、維護(hù)和管理的重要依據(jù)

詳實的檔案信息是水利工程運行指標(biāo)核定和調(diào)整的重要依據(jù)，確定水利工程的等級、使用年限、防災(zāi)能力等因素，保障水利工程作用的正常發(fā)揮。檔案材料更是工程檢修、維護(hù)的重要依據(jù)，只有通過檔案，才能分析出癥結(jié)所在，也才能有效的進(jìn)行檢修和維護(hù)，排除問題。檔案材料也是我們管理工作的重要依據(jù)，從人員配置，機(jī)構(gòu)設(shè)置，管理點規(guī)劃都需要以檔案材料為準(zhǔn)繩。水利工程檔案能在工程遇險時，為原因分析、責(zé)任追究、工程措施等提供詳細(xì)資料支撐和很好的參考。

2.3 它是水利工程管理建設(shè)質(zhì)量終身責(zé)任制的重要憑證

國家規(guī)定水利工程建設(shè)質(zhì)量實行終身責(zé)任制，檔案資料是建設(shè)過程的真實記錄，是事后追責(zé)的重要依據(jù)。真實的、完整的檔案記錄，使相關(guān)建設(shè)責(zé)任考有所據(jù)，能夠促使參建單位和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)一步強(qiáng)化“責(zé)任、質(zhì)量、安全”三個意識，努力建設(shè)高質(zhì)量的精品工程。

2.4 檔案合格是水利工程竣工驗收的必備前提

所有水利工程項目必須履行檔案驗收手續(xù)，凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不得通過檔案驗收，未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程竣工驗收。我們要把工程檔案管理作為水利工程建設(shè)的重要組成部分，嚴(yán)格實行同步管理，抓緊做好工程檔案驗收的各項準(zhǔn)備工作。

3 水利工程檔案管理中存在的問題

(1)工程檔案的質(zhì)量問題

從目前的水利工程檔案上看，建設(shè)單位的管理制度上有著諸多問題，對水利工程檔案質(zhì)量要求不嚴(yán)格，其中摻雜著各種大小問題。

(2)檔案管理人員缺乏管理意識

檔案管理工作作為水利工程整個管理機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，卻沒有將管理工作歸納進(jìn)去，而在材料上、檔案裝具、管理人員的配置上沒有重視，進(jìn)而造成管理體系不健全。由于項目的管理人員過于看重施工的工作，沒有意識到檔案管理對于施工工程管理的聯(lián)系和影響，使得缺乏完善的檔案管理制度。

(3)檔案管理各部門關(guān)系不明確

水利工程單位中存在著對檔案管理工作部門的設(shè)置不明確，使得責(zé)任單位和施工單位所安排的臨時機(jī)構(gòu)對于檔案的管理工作沒有認(rèn)識到義務(wù)和責(zé)任。且部門間的關(guān)系越混亂，協(xié)調(diào)就越困難，使得檔案資料和要求不符合，不能實現(xiàn)完善、規(guī)范的檔案管理要求。

4 加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的對策

4.1 完善水利工程檔案管理制度措施

為了能夠趕上國際貿(mào)易組織及國際慣例的步伐，我國逐漸進(jìn)行了政府職能的轉(zhuǎn)變及對水利工程建設(shè)項目在審批上的革新，針對已經(jīng)與目前改革化進(jìn)程、新形勢下不相適應(yīng)的水利工程檔案管理規(guī)范進(jìn)行了全面的清除，重新制定了新的檔案資料管理規(guī)范，促進(jìn)工程檔案在內(nèi)容、形勢或規(guī)章體制、乃至檔案資料的載體上都產(chǎn)生了非常顯著的改變，可是，與其對應(yīng)的各項檔案管理制度、法律規(guī)章并未在第一時間做出完善的修整，所以，水利工程檔案并未從真正意義上加入新的管理制度當(dāng)中，為此，創(chuàng)建完善的檔案管理法律規(guī)章制度是亟待解決的事情。

4.2 創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)促使檔案管理更為規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

(1)創(chuàng)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對工程檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，交由專門的檔案管理負(fù)責(zé)人員對檔案管理工作進(jìn)行任務(wù)分配，指定各部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任專職的檔案管理人員；

(2)對檔案管理信息管理軟件進(jìn)行設(shè)計，把輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分門別類的編排，逐步實現(xiàn)數(shù)字化檔案，同時對檔案信息進(jìn)行有序化的科學(xué)管理；

(3)創(chuàng)建完善的檔案管理制度，在對檔案歸檔的時候一定要針對各文件進(jìn)行仔細(xì)全方位的檢查，查看文件在內(nèi)容、信息是否完整。不管是水利工程施工過程中或是施工企業(yè)內(nèi)部，一定要確保施工檔案各資料的完整無缺，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)完整的檔案規(guī)范化管理。

4.3 改變傳統(tǒng)理念進(jìn)行檔案科學(xué)化管理

(1)追蹤搜集

檔案資料的追蹤搜集比較適合在施工周期比較短的水利工程當(dāng)中，這樣進(jìn)行檔案資料整理的時候就會非常便捷，檔案管理工作者一定要對施工現(xiàn)場實際狀況進(jìn)行一定的了解，第一時間掌握工程施工實際情況，同時進(jìn)行相關(guān)材料的收集，追蹤收集方法可及時地對工程狀況進(jìn)行很好的掌握，可是所需的人物力投入也是比較大的。

(2)分階段收集

在施工周期比較長的水利工程中是比較適合選擇分階段收集的方法進(jìn)行檔案資料收集的，針對那些跨年度的大型水利工程，需檔案管理人員時常保持與相關(guān)部門的密切聯(lián)系，對工程進(jìn)展情況進(jìn)行實時掌握，強(qiáng)化催收，爭取最大限度上防止檔案資料丟失的情況發(fā)生，促使檔案的連續(xù)完整性能夠得到有力的保證。

(3)強(qiáng)制性收集

對于施工人員比較分散，設(shè)置的臨時機(jī)構(gòu)比較多的施工企業(yè)來講，強(qiáng)制性收集是比較適用的。通?？梢赃x擇適用收集檔案資料押金的方式對檔案資料進(jìn)行管理及收集，這就需施工企業(yè)交付一部分資料押金，待資料無用之后再轉(zhuǎn)交檔案管理部門，同時退回押金。此種方式能夠起到一定的制約性作用，同時促使檔案資料得到有效的管理。

4.4 加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使檔案管理水平進(jìn)一步提升。

檔案管理工作人員一定要嚴(yán)格地以工程檔案管理要求開展日常管理，作為水利工程檔案管理工作者，一定要具備高水平的專業(yè)技能，具有豐富的管理知識和先進(jìn)的管理理念。

為能夠促使管理工作人員滿足水利工程檔案管理具體規(guī)范及相關(guān)要求，需要對檔案管理人員進(jìn)行有計劃的定期培訓(xùn)，針對水利工程建設(shè)當(dāng)中的相關(guān)文件資料、具有重要價值的檔案的歸檔問題進(jìn)行詳細(xì)的講解，嚴(yán)格以檔案管理要求為依據(jù)，對檔案進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的編寫，只有做好水利工程檔案管理工作，才能夠促使檔案更為標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，進(jìn)而為工程施工提供有力的后備力量。

4.5 對檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)

要想確保檔案管理工作水平得到顯著的提高，則需要對檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步開發(fā)，就需要在平時的管理工作當(dāng)中，做好檔案各類資料的收集-歸檔-保存，這樣才能夠?qū)n案信息進(jìn)行綜合運用及有效的開發(fā)。

5 結(jié)語

最近幾年，在檔案管理工作當(dāng)中實施信息化檔案管理越來越普及，就是把全部的檔案資料輸入電腦當(dāng)中，這樣便能夠在第一時間為水利業(yè)務(wù)部門提供完整及時的信息資源，而業(yè)務(wù)部門技術(shù)工作者在對檔案資料利用完之后也要準(zhǔn)時的將檔案及時歸檔，這樣才能夠促使工程檔案資料的完整性得到最大的保障，推動檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提升。

〔1〕鄭 琦.淺談如何做好水利工程建設(shè)項目檔案管理工作[J].管理與實踐經(jīng)緯，2012(15)∶34.

〔1〕趙光明，楊 猛.水利工程建設(shè)項目檔案管理措施探究[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用；2013(32)∶112-113.

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