從干部人事檔案角度看高校學(xué)生檔案管理工作

曲濤

【摘要】針對(duì)如何解決干部人事檔案與高校學(xué)生檔案銜接的問(wèn)題，本文從管理主體、管理客體及管理手段這三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；高校學(xué)生檔案；管理模式

隨著全國(guó)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作的展開(kāi)，全國(guó)各高校的學(xué)籍學(xué)歷管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)開(kāi)始了查證工作，在查證過(guò)程中較為突出和共性的問(wèn)題——檔案中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料不齊全、不規(guī)范，如缺少高考報(bào)名表、新生入學(xué)登記表、學(xué)生（學(xué)籍）登記表等，或填寫(xiě)的出生日期與本人信息不符等。證據(jù)材料必須到學(xué)校歷史檔案中查找，如果能夠查找到相關(guān)記載，就給學(xué)生出具相關(guān)證明材料。如果查找不到相關(guān)記載，就會(huì)給學(xué)生個(gè)人造成不必要的麻煩。如何避免這些因管理不規(guī)范和不嚴(yán)格造成的“后遺癥”，做好高校學(xué)生檔案管理工作，是值得人們深深思考和積極探索的。

一、從高校學(xué)生檔案管理主體著手

當(dāng)前，中國(guó)高校都比較重視教學(xué)管理工作，對(duì)于學(xué)生檔案管理卻認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理機(jī)制，不論是教育部還是國(guó)家檔案局，對(duì)學(xué)生檔案管理主體部門(mén)都沒(méi)有作出明確規(guī)定，而是由各高校視本校情況來(lái)確定，可能是高校檔案館，也可能是學(xué)生處、就業(yè)處、教務(wù)處、團(tuán)委，還有可能是各個(gè)院系，這樣就容易造成管理機(jī)制不夠健全、管理程序不夠規(guī)范、管理方式不夠完善等問(wèn)題，無(wú)法保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案管理機(jī)構(gòu)作為高校學(xué)生檔案管理的主體，優(yōu)勢(shì)是毋庸置疑的。其一，建國(guó)以來(lái)中國(guó)檔案管理的基本原則就是集中統(tǒng)一管理，高校學(xué)生檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，也應(yīng)按照國(guó)家要求由學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。2008 年9 月1 日實(shí)施的《高等教育檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱(chēng)27 號(hào)令）在文件材料的歸檔范圍內(nèi)中增設(shè)“學(xué)生類(lèi)”檔案，首次將學(xué)生檔案納入高校檔案管理體系，從根本上解決了管理體制問(wèn)題，為高校學(xué)生檔案管理工作的依法開(kāi)展奠定了重要基礎(chǔ)。其二，高校檔案管理機(jī)構(gòu)是專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)，不僅擁有專(zhuān)用檔案庫(kù)房，還配備檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，這為實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案專(zhuān)業(yè)化管理提供了有力保障。但是，在實(shí)際操作中也存在著檔案管理專(zhuān)業(yè)人員較少，學(xué)生檔案數(shù)量龐大的問(wèn)題。怎樣解決這個(gè)無(wú)法避免的矛盾呢，可采用檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一安排布置工作，檔案產(chǎn)生部門(mén)按照檔案材料生成時(shí)間、類(lèi)別進(jìn)行整理和移交，檔案專(zhuān)業(yè)管理人員完成歸檔和管理工作。同時(shí)，在《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上，制定符合本校實(shí)際情況和特點(diǎn)的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，明確管理職責(zé)、歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔渠道和歸檔時(shí)間。各學(xué)生檔案生成部門(mén)根據(jù)管理制度開(kāi)展工作，確保歸檔內(nèi)容及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、合法。

二、從高校學(xué)生檔案管理客體改進(jìn)

由于宏觀(guān)層面規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺失，高校學(xué)生檔案歸檔范圍和內(nèi)容并沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，而由各高校自行規(guī)定，這就造成了歸檔內(nèi)容、形式五花八門(mén)，應(yīng)該歸檔的材料沒(méi)有歸檔，沒(méi)有必要?dú)w檔的卻歸檔了。這是在此次干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作中，凸顯出來(lái)的最大問(wèn)題。怎樣解決這個(gè)問(wèn)題，是下一步高校學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)。高校學(xué)生檔案與干部人事檔案是連續(xù)的關(guān)系，高校學(xué)生檔案隨著學(xué)生畢業(yè)后身份的改變直接轉(zhuǎn)換為干部人事檔案或其他類(lèi)型檔案。如何做好高校學(xué)生檔案與干部人事檔案的銜接，避免產(chǎn)生“后遺癥”呢？高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)在參照《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校具體情況和特點(diǎn)，確定本校學(xué)生檔案歸檔范圍。歸檔材料不僅能反映學(xué)生個(gè)人履歷、學(xué)習(xí)情況、思想狀況、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容，還要充實(shí)具有利用價(jià)值的材料，如社會(huì)實(shí)踐、綜合素質(zhì)、職業(yè)技能、專(zhuān)業(yè)輔修、心理健康、資格證書(shū)及考級(jí)證書(shū)等個(gè)性化的東西，盡量準(zhǔn)確、全面、客觀(guān)地記錄學(xué)生在校情況，為檔案利用單位提供可靠的參考依據(jù)。

三、從高校學(xué)生檔案管理手段實(shí)施

搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化。由于高校學(xué)生檔案的實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，在實(shí)際操作中，要將學(xué)生檔案工作平臺(tái)覆蓋到產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個(gè)部門(mén)、各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)時(shí)段。學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)要與學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、心理健康數(shù)據(jù)等對(duì)接，形成一個(gè)完整的學(xué)生電子檔案。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建立，便于班主任、任課教師及家長(zhǎng)及時(shí)了解學(xué)生情況，便于教學(xué)和學(xué)生管理工作更有目的地開(kāi)展，便于各部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合，同時(shí)，也為用人單位提供可靠參考依據(jù)。當(dāng)前，中國(guó)高等教育最權(quán)威的網(wǎng)站——中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：學(xué)信網(wǎng)）發(fā)布的學(xué)籍學(xué)歷信息最具權(quán)威性，其中的“全國(guó)高等教育學(xué)歷證書(shū)電子檔案”是中國(guó)目前唯一全國(guó)性人才數(shù)據(jù)庫(kù)，也是社會(huì)利用率最高的，能夠查詢(xún)到高校在校生學(xué)籍信息和歷屆畢業(yè)生學(xué)歷信息（1991 年以后），內(nèi)容包括：姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、專(zhuān)業(yè)、入學(xué)日期、畢業(yè)日期、學(xué)制、學(xué)習(xí)形式、畢業(yè)證編號(hào)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但對(duì)于用人單位在擇才方面的參考價(jià)值較低。如能在此基礎(chǔ)上搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并入高校學(xué)生檔案內(nèi)容，如個(gè)人履歷、專(zhuān)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐、身體狀況、心理狀況、職業(yè)技能、特長(zhǎng)、誠(chéng)信等方面的信息，從而形成全面的學(xué)生電子檔案。這樣的電子檔案無(wú)疑是真實(shí)的、完整的、權(quán)威的，使用人單位更加方便、快捷地查詢(xún)到學(xué)生在校期間全面、真實(shí)的情況，參考價(jià)值將大大提高，從而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案利用價(jià)值的最大化。

【參考文獻(xiàn)】

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